Трудовая книжка по-прежнему остается важным документом в работе кадровиков. Сегодня мы расскажем не о записях в трудовой книжке, а о получении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
Трудовая книжка для работников является основным документом о трудовой деятельности и стаже (ст. 50 ТК). Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше 5 дней, в т.ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной. Образец трудовой книжки утверждает республиканский орган государственного управления, проводящий государственную политику в области труда.
На основании записей в трудовой книжке работника подтверждается стаж работы (часть первая ст. 51 Закона № 1596-XII). Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим периоды работы (п. 8 Положения о порядке исчисления стажа работы).
Документ:
Закон Республики Беларусь от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении» (далее – Закон № 1596-XII).
Важно прояснить, что такое вкладыш к трудовой книжке, когда он нужен и что с ним делать. Так, в случаях, когда в трудовой книжке работника заполнены все страницы соответствующих разделов или одного из них, она дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой трудовой книжки и без трудовой книжки недействителен. Он заполняется и ведется нанимателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки вверху производят запись либо ставят штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.
Следовательно, получение трудовой книжки является для работника, впервые принимаемого на работу, очень важным фактом. Наниматель обязан выдать работнику трудовую книжку своевременно и в надлежаще оформленном виде. Для этого необходимо соблюсти определенную процедуру.
На практике возникают вопросы о том, куда обратиться за получением трудовых книжек и какие для этого необходимо собрать документы. Рассмотрим ответы на них далее.
Пошаговая инструкция
Шаг 1. Оплатите бланк трудовой книжки или вкладыша к ней.
Обеспечение бланками трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется местными исполнительными и распорядительными органами по месту их нахождения или по месту жительства, а в г. Минске – местными администрациями районов по месту их нахождения или по месту жительства.
Расчетный счет, на который необходимо перечислить денежные средства за выдачу бланка трудовой книжки или вкладыша к ней, можно найти на официальном сайте местного исполнительного и распорядительного органа, в который необходимо обратиться. При выдаче трудовой книжки, а также вкладыша к ней работник производит оплату стоимости соответствующего бланка в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение, за исключением случаев утраты трудовой книжки по вине нанимателя.
Стоимость бланков трудовых книжек следующая:
– трудовая книжка (1 бланк) – 16 000 руб. с НДС;
– вкладыш к трудовой книжке – 7 300 руб. с НДС.
ЭТО ВАЖНО! Оплата через сберкассу не осуществляется. Трудовые книжки выдаются только по факту поступления денежных средств на счет.
Документ: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция № 40).
Шаг 2. Подготовьте пакет документов, необходимых для заказа бланка трудовой книжки или вкладыша к ней.
Для получения чистого бланка трудовой книжки либо вкладыша к ней в государственные органы необходимо представить:
а) заявление (письмо) с просьбой выдать нужное количество бланков трудовых книжек (вкладышей к ним);
б) заверенные копии приказов о принятии на работу каждого из работников, на имя которых заводятся трудовые книжки;
в) копию свидетельства о регистрации юридического лица;
г) оригинал платежного документа, свидетельствующего об уплате денежных средств за бланк трудовой книжки и (или) вкладыша к ней;
д) оригинал документа, удостоверяющего личность получателя (паспорт);
е) доверенность на получение товарно-материальных ценностей.
Заявление на выдачу трудовой книжки нужно составить на фирменном бланке организации-работодателя с просьбой о выдаче трудовой книжки на имя соответствующего работника или нескольких работников.
Заявление должно содержать:
– фамилию, имя, отчество работника (каждого из них, если трудовые книжки заводятся на нескольких работников);
– номер и дату приказа о приеме на работу;
– паспортные данные работника.
ЭТО ВАЖНО! Чтобы избежать отказа в выдаче трудовой книжки, к заявлению следует прилагать оригинал платежного поручения.
Шаг 3. Подготовьте пакет документов, необходимых для получения бланка трудовой книжки или вкладыша к ней.
При получении бланка трудовой книжки либо вкладыша к ней необходимы:
– оригинал и копия документа, удостоверяющего служебное положение руководителя (приказ о назначении на должность руководителя, или решение собрания учредителей о назначении на должность, или трудовой договор (контракт)), и печать – в случае получения трудовой книжки лично руководителем организации;
– доверенность на получение бланка трудовой книжки или вкладыша к ней (товарно-материальных ценностей) – в случае получения трудовой книжки уполномоченным лицом.
ЭТО ВАЖНО! Наличие печати на доверенности обязательно.
Документ: Положение о порядке подтверждения и исчисления стажа работы для назначения пенсий, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.12.1992 № 777 (далее – Положение о порядке исчисления стажа работы).
Шаг 4. Обратитесь в государственный орган за получением бланка трудовой книжки или вкладыша к ней, представив пакет необходимых документов.
Как уже говорилось ранее, обращаться следует в местные исполнительные и распорядительные органы по месту регистрации организации, поскольку именно они обеспечивают бланками трудовых книжек негосударственные юридические лица по месту их регистрации, а также индивидуальных предпринимателей и физических лиц, которым законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником.
Нередко работник сам отправляется в местный исполнительный и распорядительный орган с целью получить трудовую книжку на свое имя. Логично, что со стороны местного исполнительного и распорядительного органа следует отказ в выдаче бланков. Работник, на которого организация получает трудовую книжку, не вправе получить ее лично. Это исключительная компетенция организации.
Шаг 5. Получите бланк трудовой книжки либо вкладыша к ней и товарную накладную формы ТН-2.
При получении бланка трудовой книжки (вкладыша к ней) получающее лицо должно представить пакет документов (описанный выше), необходимый при их получении, и оригинал документа, удостоверяющего личность (паспорт).
Выдача бланков трудовых книжек осуществляется по товарной накладной формы ТН-2, утвержденной постановлением № 192.
Документ: постановление Минфина Республики Беларусь от 18.12.2008 № 192 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» и ТН-2 «Товарная накладная» и Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» и ТН-2 «Товарная накладная» (далее – постановление № 192).
Шаг 6. Обеспечьте учет и хранение бланка трудовой книжки либо вкладыша к ней.
Нанимателем или уполномоченным должностным лицом нанимателя, оформляющим прием и увольнение работников (далее – должностное лицо), ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по форме, предусмотренной Инструкцией № 40.
Книгу учета ведет кадровая служба или другое структурное подразделение, должностное лицо. В книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним).
Трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах).
Не полученные работниками при увольнении трудовые книжки (дубликаты) остаются в течение 2 лет на хранении у нанимателя и хранятся отдельно от трудовых книжек (дубликатов) работающих работников. По истечении указанного срока они хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению.
Справочно:
наниматели могут продолжать использовать имеющиеся у них бланки трудовых книжек или вкладышей к ним образца республиканской трудовой книжки 1995 г., поскольку они являются действительными до полного использования (п. 3 Инструкции № 40).
Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней являются бланками документов с определенной степенью защиты.
Учет поступления и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, учет испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и их уничтожения ведутся в порядке, установленном законодательством для бланков документов с определенной степенью защиты.
В случае ликвидации нанимателя ликвидационная комиссия (ликвидатор) сдает бланки трудовой книжки и вкладыша к ней по месту их получения.
При прекращении в установленном порядке деятельности индивидуальный предприниматель представляет документ о последнем получении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и сдает неиспользованные бланки в местный исполнительный и распорядительный орган по своему месту жительства.
Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек может повлечь за собой применение к виновным должностным лицам мер дисциплинарного и (или) административного взыскания.
Административная ответственность наступает в соответствии
с ч. 4 ст. 9.19 КоАП с применением санкций в виде штрафа.
Административная ответственность наступает независимо от привлечения или непривлечения за это же правонарушение виновного должностного лица организации к дисциплинарной или материальной ответственности.
Согласно ст. 197 ТК за противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей (дисциплинарный проступок) устанавливается дисциплинарная ответственность (ст. 198–204 ТК). Например, лицо, уполномоченное вести трудовые книжки, может быть привлечено к дисциплинарной ответственности за утрату трудовой книжки работника организации.
Если действиями должностного лица в связи с нарушением порядка ведения и выдачи трудовой книжки организации причинен материальный ущерб, то оно может быть привлечено и к материальной ответственности.
Эвелина Дубовик, старший преподаватель
кафедры финансового права и правового
регулирования хозяйственной деятельности
Белорусского государственного университета,
управляющий партнер ООО «Юридическая компания Соломон»
Денис Бойба, ведущий юрисконсульт
ООО «Юридическая компания Соломон»
