Алгоритм действий по выдаче работнику расчетного листка при выплате заработной платы

Немного истории...

Расчетный листок был введен в Трудовой ко­декс (далее - ТК) недавно (с 26 января 2008 г. вместо расчетной книжки). На практике выдача расчетного листка активно практиковалась и ра­нее, но такой обязанности у нанимателей не было (точнее, она была, но только для работников, чей труд оплачивался сдельно, и тогда речь шла опять же о расчетных книжках).

Расчетная книжка была введена Законом от 1886 г. «О найме рабочих и правилах надзора за фабричными заведениями» (позднее данный закон вошел в состав Устава о промышленности), которым была установлена обязанность нанимателей (владельцев фабрик и заводов) не позднее 7 дней после допуска рабочих к работе выдавать им расчетные книжки. До вне­сения 20 июля 2007 г. изменений в ст. 80 ТК дейст­вовали образцы расчетных книжек для ручного и механизированного способа заполнения, которые были утверждены постановлением Госкомтруда СССР от 28.10.1956.

Расчетный листок: форма, содержание и срок выдачи

Форма. Единой формы расчетного листка нет. Она утверждается нанимателем самостоятельно на основании локальных нормативных правовых актов в организации (часть вторая ст. 80 ТК). Как пример, при составлении вами формы этого до­кумента можно использовать форму расчетного листка, разработанную Министерством оборо­ны Республики Беларусь для организаций своего ведомства (форма № 11/Ф, приложение № 14 к Инструкции о порядке организации финансовой деятельности в Вооруженных Силах Республики Беларусь и транспортных войсках Республики Бе­ларусь, утвержденной приказом Минобороны РБ от 31.12.2008 № 45, далее - Инструкция № 45). Ежемесячно до начала выплаты денежного доволь­ствия (заработной платы) в финансовом органе составляются расчетные листки по форме № 11/Ф с указанием в них наименований выплат денеж­ного довольствия (заработной платы) и других вы­плат, причитающихся получателю, периода выпла­ты, видов и размеров удержаний, а также общей суммы, подлежащей выдаче на руки (зачислению на карт-счета).

Расчетные листки по форме № 11/ Ф выдаются военнослужащим (гражданскому персоналу), кроме военнослужащих срочной военной службы, суво­ровцев и воспитанников, до начала выплаты денеж­ного довольствия (заработной платы) в финансовом органе либо через должностных лиц, ответственных за получение в финансовом органе и выдачу военно­служащим (гражданскому персоналу) расчетных листков, которых определяет получатель средств (соответствующий командир (начальник)).

Содержание. В расчетном листке должны быть сведения о составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период, размер удержаний из заработной платы, а также общей суммы заработной платы, подлежа­щей выплате (часть первая ст. 80 ТК).

То есть обязательными сведениями в расчет­ном листке для повременщиков должны быть:

-количество отработанных часов с указанием месячной нормы;

-размер тарифной ставки (должностного ок­лада);

-размер повышения тарифной ставки, в т.ч. и по контракту;

-размер выплат стимулирующего характера;

-размер удержаний из заработной платы (в т.ч. подоходный налог, страховые взносы, за­долженность по командировкам, возмещение ма­териального ущерба, нанесенного нанимателю, профсоюзные взносы, алименты, суммы по испол­нительным листам, возврат кредитов и т.п.);

Расчетный листок: обязанность и ответственность нанимателя

Обязанность нанимателя. Наниматель при вы­плате заработной платы ежемесячно обязан выда­вать каждому работнику расчетный листок с ука­занием в нем составных частей заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размеров удержаний из заработной платы, а также общей суммы заработной платы, подлежащей вы­плате (ст. 80 ТК).

Даже если сотрудникам установлены фикси­рованные оклады без дополнительных выплат и начислений, расчетный листок нужно выдавать. Помнить о расчетных листках необходимо и тем нанимателям, кто перечисляет зарплату сотрудни­кам на пластиковые карты. Исключений для них не предусмотрено.

Ответственность. Наниматель может быть привлечен к ответственности за нарушение поряд­ка и сроков выплаты заработной платы в соответ­ствии со ст. 9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях. Этой стать­ей предусмотрено наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин.

- размер произведенных нанимателем выплат.

В каждой организации разрабатывается фор­ма расчетного листка, в которой кроме вышеука­занных составляющих могут предусматриваться и другие. Например, табельный номер работника, код структурного подразделения, где он работает, вид системы оплаты труда и т.д.

Срок выдачи. Расчетный листок ежемесячно выдается каждому работнику при выплате зара­ботной платы. По нормам ст. 73 ТК выплата зара­ботной платы производится регулярно в дни, оп­ределенные в коллективном договоре, соглашении или трудовом договоре, но не реже 2 раз в месяц.

Для отдельных категорий работников законо­дательством могут быть определены другие сроки выплаты заработной платы.

Выдача расчетных листков работникам должна производиться до момента полной выплаты зара­ботной платы, установленного локальными нор­мативными правовыми актами, действующими в организации.

Шаг 1. Утверждаем форму расчетного лист­ка и при необходимости назначаем лицо, ответст­венное за выдачу расчетных листков.

Как мы уже отметили ранее, единая форма расчетного листка не установлена. В связи с этим в каждой организации в зависимости от формы оплаты (сдельная, повременная), разновидностей стимулирующих и компенсирующих выплат (над­бавок, доплат, премий), иных выплат наниматель по нормам части второй ст. 80 ТК утверждает форму расчетного листка.

Документ, подлежащий утверждению, приоб­ретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документ может быть утвержден 2 способами: изданием распорядительного доку­мента или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу (п. 52 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)).

Для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов, представ­ляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере дея­тельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке (п. 17 Инст­рукции по делопроизводству).

Образец приказа об утверждении формы расчетного листка и образцы форм рас­четного листка смотрите в рубрике «По­лезная документация» на с. 21-23 журнала.

Шаг 2. Включаем унифицированную фор­му расчетного листка в табель унифицированных форм.

Унифицированные формы документов вклю­чаются в табель унифицированных форм докумен­тов организации - перечень разрешенных к при­менению документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с отражением основных этапов их подготовки и прохождения (далее - табель) (п. 17 Инструкции по делопроизводству).

Табель утверждается руководителем организа­ции. Разработка, ведение табеля и контроль за его применением осуществляются службой докумен­тационного обеспечения управления.

Табель разрабатывается с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, ко­торые решаются при разработке табеля, по форме согласно приложению 1 Инструкции по делопро­изводству. Документы в табеле могут быть систе­матизированы по структурным подразделениям и (или) по функциям и задачам управления.

Образец формы табеля унифицирован­ных форм документов организации с примером заполнения сведений о форме расчетного листка смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.

Шаг 3. Своевременно выдаем расчетный листок работнику и при необходимости фиксиру­ем (подтверждаем) факт такой выдачи.

В расчетном листке лишь констатируются про­изведенные нанимателем в отношении работника начисления по заработной плате. Требование ТК об издании нанимателем в отношении каждого работника письменного расчета направлено на за­щиту права работника на получение им своевре­менной и в полном объеме заработной платы (п. 4 ст. 55 ТК).

Каким образом нанимателю доказать, что рас­четные листки он выдавал?

Вариант 1. Один экземпляр листка остается у нанимателя (например, с предусмотрением в нем подписи сотрудника с указанием даты получения листка). Однако в данном случае придется печа­тать расчетные листки в 2 экземплярах. На все это уйдет немало бумаги и времени.

Вариант 2. Составление списка сотрудников, чтобы при выдаче зарплаты они ставили подпись о том, что расчетный листок получили. Вариант неудобен, когда зарплата перечисляется на личные счета (карт-счета).

Вариант 3. Ведение специального журнала учета и регистрации расчетных листков. Выдачу листков следует осуществлять под роспись.

Вариант 4. Можно обратиться к современным технологиям и направлять сотрудникам расчетные листки иными способами, к примеру, по электрон­ной почте. Существуют компании, предлагающие специальные программы, позволяющие организо­вать электронный документооборот с работниками.

Шаг 4. При необходимости изменяем фор­му расчетного листка.

Изменение формы расчетного листка может быть вызвано разными причинами (например, внесением изменений в Положение об оплате тру­да в части введения новой составной части зара­ботной платы - повышения тарифной ставки).

Образец формы приказа о внесении из­менений в форму расчетного листка об утверждении новой формы расчетного листка) смотрите в рубрике «Полезная документа­ция» на с. 24 журнала