Наличие должностной инструкции, в первую очередь, выгодно нанимателю. Она необходима при приеме на работу и увольнении, при организации труда, и для обоснованного привлечения работника к дисциплинарной (или материальной) ответственности, и в части документооборота и т.д. А вот работники заинтересованы в отсутствии такого документа, так как без него они ни за что не отвечают. Поэтому при наличии или введении в штатное расписание должности для нее в обязательном порядке следует разработать соответствующую должностную инструкцию.
Как правило, разработка должностных инструкций происходит с участием кадровой службы организации. В этой статье мы расскажем, как правильно составить должностную инструкцию, чтобы в дальнейшем у вас не возникало спорных ситуаций с работниками.
Важность наличия должностной инструкции
При приеме на работу
Прежде всего наличие этого документа важно для урегулирования вопросов в сфере трудовых отношений, например для осуществления обоснованного отказа в приеме на работу.
Так, запрещен необоснованный отказ в приеме на работу для отдельных категорий работников (ст. 16 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)). Если все необходимые для выполнения работы требования к работнику будут закреплены в должностной инструкции, то вы сможете доказать, что отказ в приеме на работу был обоснованным. Отсутствие должностной инструкции означает, что соискатель должен соответствовать требованиям, предъявляемым Единым квалификационным справочником должностей служащих и Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих. Между тем данные справочники содержат весьма примерные требования к соискателям и не учитывают организационных, региональных и других особенностей, предъявляемых нанимателями. Таким образом, при отсутствии должностной инструкции будет сложнее обосновать отказ в приеме на работу, чем при ее наличии.
При увольнении с работы
Наличие должностной инструкции также важно и при увольнении работника, например в качестве обоснования законности увольнения работника по окончании испытательного срока. Каждая из сторон вправе расторгнуть трудовой договор с предварительным испытанием либо до истечения срока предварительного испытания, предупредив об этом другую сторону письменно за 3 дня, либо в день истечения срока предварительного испытания (ст. 29 ТК).
При этом вы обязаны указать причины, послужившие основанием для признания работника не выдержавшим испытания. Причем работник имеет право обжаловать решение нанимателя в суд. При рассмотрении дела суд будет рассматривать вопрос о том, какие именно обязанности должен был выполнять работник и какие причины послужили основанием для признания его не выдержавшим испытание. Таким образом, вам необходимо представить доказательства законности и обоснованности расторжения трудового договора по рассматриваемому основанию. В качестве одного из таких доказательств может выступать должностная инструкция. В результате сравнения должностной инструкции с фактически выполняемой работником работой вы сможете доказать, какие именно обязанности работник не выполнил либо каким деловым качествам он не отвечает.
Должностная инструкция также может выступать в качестве обоснования законности увольнения работника за систематическое неисполнение им без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором или Правилами внутреннего трудового распорядка, если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного взыскания (п. 4 ст. 42 ТК).
Для правильной организации труда
Наличие данного документа также необходимо при организации труда:
– для распределения трудовых обязанностей между работниками, установления четких отношений подчиненности между ними; – временного перевода работника на другую работу; – оценки добросовестности и полноты осуществления работником трудовой функции; – эффективного проведения аттестации рабочих мест и персонала; – обоснованного привлечения работника к дисциплинарной и (или) материальной ответственности; – чтобы обязать сотрудника выполнять свою работу в установленных рамках.
Дисциплинарный проступок – это противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей (ст. 197 ТК). Таким образом, для наложения дисциплинарного взыскания вы прежде всего должны выяснить, входили ли обязанности, за неисполнение или ненадлежащее исполнение которых к работнику намерены применить дисциплинарное взыскание, в круг его трудовых обязанностей. Ответить на этот вопрос без должностной инструкции крайне проблематично.
При организации документооборота
Должностная инструкция незаменима в части организации документооборота.
Круг обязанностей работника определен прежде всего трудовым договором (контрактом), в котором вы должны предусмотреть специальный раздел, регламентирующий должностные обязанности работника (его трудовую функцию). Однако, чтобы полностью описать трудовую функцию, требуется значительный объем текста, нецелесообразный для договора. Поэтому зачастую в него включаются только основные положения трудовой функции работника и общее описание должности. А все уточнения и разъяснения берет на себя должностная инструкция.
В сфере налоговых отношений
В наличии должностных инструкций на работников организации заинтересованы и ваши коллеги из бухгалтерии. Должностные инструкции будут являться обоснованием для отдельных расходов организации: на обучение работника, мобильную связь, приобретение для сотрудников проездных билетов на городской транспорт и т.п.
Например, должностная инструкция главному бухгалтеру может являться обоснованием расходов организации на обучение его английскому языку: если обязанность по повышению квалификации указана в его должностной инструкции, а потребность в таких знаниях связана с отсутствием в штате переводчика, а также с необходимостью применения знаний при ведении организацией внешнеэкономической деятельности.
Должностная инструкция как документ
Что представляет собой должностная инструкция?
Должностная инструкция является локальным нормативным правовым актом (п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 32 (далее – Общие положения ЕКСД)).
Это означает, что должностную инструкцию вы составляете на должность и не персонифицируете (т.е. она нацелена на регулирование должностных обязанностей неопределенного круга работников, поэтому в ней не указывается конкретная фамилия работника). Это, к примеру, подтверждается тем, что должностная инструкция может быть составлена на вакантную должность (чего не может быть в отношении индивидуальных документов, в которых обязательно указывается фамилия работника, например трудового договора).
Унифицированные требования к оформлению должностной инструкции
Единый порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не предусмотрен. Следовательно, каждый наниматель решает эти вопросы самостоятельно, не забывая, однако, о требованиях, определенных Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству). Кроме того, при составлении должностной инструкции вам необходимо соблюдать ее установленную форму, которая включена в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.
Следовательно, должностная инструкция должна быть разработана на основе Единого квалификационного справочника должностей служащих (соответствующий выпуск) и оформлена в соответствии с требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 21.12.2004 № 69, входит в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25).
Ниже приведем структуру должностной инструкции.
_____________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации) _____________
(наименование организации) _____________
(наименование должности руководителя организации)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ _______ _________
______________ № __________ (подпись) (расшифровка подписи)
(место составления) ______________
(место составления) ______________
(дата)
наименование должности
1. Общие положения;
2. Должностные обязанности;
3. Права;
4. Взаимоотношения (связи по должности);
5. Оценка работы и ответственность.
Наименование должности руководителя структурного подразделения ______________ __________ (подпись)(расшифровка подписи) _________ (дата)
Визы С инструкцией ознакомлен ______________ ___________ (подпись) (расшифровка подписи)
дата
Необходимо ли сшивать инструкцию, нумеровать и заверять на оборотной стороне печатью?
В действующем законодательстве не предусмотрена необходимость прошнуровывать должностную инструкцию и на обратной стороне скреплять ее печатью.
Но можно дополнительно на локальном уровне предусмотреть такой порядок оформления должностной инструкции. Заметим также, что на основании п. 91 Инструкции по делопроизводству, при оформлении документов на 2 и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами, первая страница не нумеруется.
Кроме того, документы со сроком хранения до 3 лет включительно допускается печатать на 2 сторонах листа (п. 91 Инструкции по делопроизводству). Это правило распространяется и на должностные инструкции.
ЭТО ВАЖНО! Обратите внимание на наименование должности! Она должна иметь одно и то же название и в трудовой книжке, и в трудовом договоре, и в приказе о приеме на работу, и в должностной инструкции. В противном случае никакого смысла в инструкции нет и в суде она не будет являться доказательством.
Разработка и утверждение должностной инструкции
Должностная инструкция – приложение к трудовому договору?
Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ (локальный нормативный правовой акт). То, что действующее законодательство допускает вариант оформления должностной инструкции в качестве приложения к трудовому договору, следует из образцов трудовых договоров (контрактов), утвержденных различными государственными органами. Например, в подп. 3.1 п. 3 Примерной формы контракта нанимателя с работником, утвержденной постановлением Совета Министров РБ от 02.08.1999 № 1180, указано, что работник обязуется добросовестно выполнять работу согласно перечисленным в трудовом договоре должностным обязанностям или прилагаемой должностной инструкции. Более предпочтительно для нанимателя разработать должностную инструкцию в качестве отдельного документа, так как любое изменение условий трудового договора должно производиться по соглашению сторон (ст. 19 ТК).
Примечание. Полагаем, что было бы корректнее (соответствовало бы природе должностной инструкции как локального нормативного правового акта) оформлять должностную инструкцию не как приложение к трудовому договору, а делать отсылку на нее в трудовом договоре (с указанием даты утверждения и регистрационного номера, как, например, на практике делаются отсылки на локальные акты по премированию).
Кто должен разрабатывать документ? Обязательно ли согласование должностной инструкции?
Должностная инструкция разрабатывается и утверждается в организации самостоятельно (п. 10 Общих положений ЕКСД). Следовательно, наниматель самостоятельно (по собственному усмотрению) определяет лицо (или лиц), ответственного (ответственных) за разработку должностных инструкций, а также необходимость и порядок их согласования.
То есть разрабатывается локальный нормативный правовой акт о распределении полномочий по разработке и утверждению должностных инструкций.
На практике, как правило, кадровая служба организации составляет основу должностных инструкций, схему их содержания. Разработка поручается руководителям структурных подразделений. За конкретным наполнением обращаются сначала к квалификационным требованиям по должности (к ЕКСД), для которой разрабатывается конкретная инструкция, а затем к профессионалам, ранее работавшим на этом месте, либо непосредственно руководящим специалистами на такой должности. Включают в процесс согласования инструкций правовую службу организации. Утверждает должностные инструкции лицо, которое на это уполномочено своим трудовым договором и должностной инструкцией. Чаще всего это делает руководитель организации, но такие функции могут быть переданы также и руководителю кадровой службы.
Алгоритм разработки и утверждения должностной инструкции
Шаг 1. Разработка и утверждение локального нормативного правового акта, регламентирующего порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций, установление порядка и места их хранения, закрепление лиц, ответственных за своевременную разработку, внесение изменений и дополнений в должностные инструкции.
Пример оформления приказа о порядке разработки должностных инструкций (вариант 1) и пример формулировки приказа о порядке разработке должностных инструкций и приложения к нему (вариант 2) смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 22–24 журнала.
Шаг 2. Разработка и утверждение положений о структурных подразделениях, которые выступают основой для должностных инструкций работников структурных подразделений и являются заменой должностной инструкции для начальников таких подразделений.
Шаг 3. Разработка должностной инструкции.
ЭТО ВАЖНО! На руководителей организаций и структурных подразделений должностная инструкция, как правило, не разрабатывается!
Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя организации определяются в соответствующих учредительных документах, а руководителей структурных (обособленных) подразделений – в положениях об этих подразделениях (п. 10 Общих положений ЕКСД).
Шаг 4. Согласование должностной инструкции.
Согласование, как правило, производится в 2 этапа:
– 1-й – техническое согласование. Должностную инструкцию вы согласовываете с юридической службой вашей организации для проверки ее на соответствие законодательству и требованиям охраны труда, основным положениям трудового договора сотрудников. Юрист визирует инструкцию. Если в организации нет юриста, то эту функцию выполняет сотрудник кадровой службы и ставит свою подпись на инструкции. Часто производится согласование с финансовым подразделением компании (бухгалтерия, экономическая служба) для определения уровня затрат;
– 2-й – согласование со структурными подразделениями организации. Этот этап согласования поможет вам исключить дублирование должностных обязанностей и информировать руководителей смежных подразделений об изменениях в порядке взаимодействия, а также определить, какие должностные инструкции других сотрудников подлежат корректировке в связи с введением новой должности.
Шаг 5. Утверждение должностной инструкции и ее регистрация.
На основании Примерного перечня документов, подлежащих утверждению, приведенного в приложении 3 к Инструкции по делопроизводству, должностные инструкции подлежат утверждению. Документ вы можете утвердить 2 способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом (п. 52 Инструкции по делопроизводству). Оба способа имеют одинаковую юридическую силу, т.е. руководитель организации (или иное уполномоченное им лицо) издает приказ об утверждении должностной инструкции или на самой инструкции в графе «УТВЕРЖДАЮ» ставит свою подпись, дату утверждения.
Пример приказа об утверждении и вводе должностных инструкций смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24–25 журнала.
Шаг 6. Тиражирование должностной инструкции в требуемом количестве экземпляров, передача (рассылка) рабочих экземпляров должностной инструкции по структурным подразделениям для руководства в повседневной деятельности и помещение контрольного экземпляра должностной инструкции в дело, его последующее хранение до передачи в архив или на уничтожение.
Примечание. Срок хранения – 3 года после замены новыми (ст. 12.3 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 06.08.2001 № 38).
Шаг 7. Ознакомление с должностной инструкцией. Так как должностные инструкции разрабатываются не индивидуально для каждого работника, а для конкретной должности, то работников, принимаемых на соответствующую должность, вам необходимо ознакомить под роспись с должностной инструкцией с указанием даты ознакомления.
ЭТО ВАЖНО! Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения, однако обязанность по ее выполнению возникает у работника только после его ознакомления с данным документом.
Срок ознакомления с должностной инструкцией
Если должностную инструкцию вы оформили в виде приложения к трудовому договору (т.е. она является его неотъемлемой частью), то работник при приеме на работу должен ознакомиться с ней в то же время, что и с трудовым договором.
Если должностная инструкция оформлена как самостоятельный документ, то ознакомление с ней производится до подписания трудового договора, т.е. в порядке, предусмотренном для знакомства с локальными нормативными правовыми актами организации (п. 3 части первой ст. 54 ТК).
Варианты оформления ознакомления с должностной инструкцией
Вариант 1. Как правило, подпись работника проставляется на лицевой стороне последнего листа должностной инструкции и может выглядеть следующим образом:
<..>
С должностной инструкцией ознакомлен(а) _____________ /____________________
(подпись) (расшифровка подписи) «___» _____________ 20___ г.
(подпись) (расшифровка подписи) «___» _____________ 20___ г.
<…>
Вариант 2. Также могут использоваться листы ознакомления различных форм, которые нумеруются вместе с должностной инструкцией:
|
№ п/п
|
ФИО
|
Подпись работника
|
Дата ознакомления
|
Примечание
|
|
1
|
Костюкова Ирина Ивановна
|
Подпись
|
01.09.2010
|
|
Лист ознакомления должен быть рассчитан на количество работников, до сведения которых будет доводиться должностная инструкция в течение времени ее действия. Кроме того, возможно ведение журнала ознакомления работников с должностной инструкцией.
Рекомендуем вам делать копию должностной инструкции и выдавать ее под подпись работнику для хранения на рабочем месте. Расписка в получении экземпляра должностной инструкции в этом случае включается в состав реквизитов листа ознакомления работников с должностной инструкцией:
|
№ п/п
|
ФИО
|
Подпись работника и дата ознакомления с должностной инструкцией
|
Подпись работника в получении экземпляра должностной инструкции
|
Пример оформления листа ознакомления с локальным нормативным правовым актом смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
Вариант 3. Может также вестись специальный журнал по ознакомлению работников с локальными нормативными правовыми актами. Приведем форму этого журнала:
|
№ п/п
|
Наименование локального нормативного правового акта
|
Дата и номер документа
|
ФИО работника
|
Дата ознакомления
|
Подпись работника
|
|
...
|
...
|
...
|
...
|
...
|
...
|
|
15
|
Должностная инструкция инспектору по кадрам
|
01.09.2010 №12
|
Курякова Е.И.
|
01.09.2010
|
Подпись
|
|
16
|
Должностная инструкция юрисконсульту
|
01.09.2010 №13
|
Жданов С.В.
|
01.09.2010
|
Подпись
|
Вариант 4. Поскольку необходимо ознакомить работника с должностной инструкцией до подписания трудового договора, то ознакомление с этим документом необходимо зафиксировать в трудовом договоре (например, «С должностной инструкцией до подписания трудового договора ознакомлен»).
С момента подписания соблюдение должностной инструкции для работника становится обязательным.
Отказ работника от ознакомления под роспись со своей должностной инструкцией не является самостоятельным основанием для прекращения с ним трудового договора. В данном случае в присутствии свидетелей вам надо составить акт, в котором следует указать, что работник отказывается от ознакомления с должностной инструкцией под роспись.
За неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих обязанностей к нему могут быть применены меры дисциплинарного взыскания, предусмотренные ст. 198 ТК. Пункт 5 ст. 35 ТК не может применяться в данной ситуации.
Порядок внесения изменений и дополнений в должностную инструкцию
В каких случаях необходимо вносить изменения в должностную инструкцию?
Внесение изменений и дополнений в должностную инструкцию может быть связано или не связано с изменением обязательных условий трудового договора (как правило, трудовой функции).
Если внесение изменений и дополнений в должностную инструкцию связано с изменением трудовой функции, должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника (ст. 32 ТК). И только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений в новых условиях, вносятся изменения в должностную инструкцию.
Заметим, что если должностная инструкция оформлена как приложение к трудовому договору, то исправления вам необходимо внести путем разработки дополнительного соглашения.
Если внесение изменений не влечет за собой необходимость изменения существенных условий труда, нанимателю достаточно утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Его согласия в данном случае не требуется.
Таким образом, вам обязательно нужно выяснить вопрос, относятся ли вносимые изменения к существенным условиям труда. Казалось бы, все довольно просто. Однако на практике ситуация не так проста.
Одним из существенных условий труда, которые чаще всего затрагиваются при изменении должностной инструкции, является трудовая функция работника, т.е. работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы. Разумеется, при составлении должностной инструкции наниматель, скорее всего, указал обязанности работника исходя из профессии, специальности и квалификации. Однако изменения могут производиться и внутри этих обязанностей.
Например, если в результате перераспределения обязанностей между несколькими инспекторами по кадрам работнику поручается выполнение обязанностей, которые он ранее не выполнял, будет ли это изменением трудовой функции? Представляется, что для ответа на этот вопрос нужно выяснить 2 обстоятельства.
Прежде всего необходимо определить, включена ли данная обязанность в должностную инструкцию. Многие наниматели предпочитают включать ряд обязанностей в должностные инструкции нескольких работников, чтобы их выполнение не прерывалось на время отсутствия одного из них. В этой ситуации изменения трудовой функции не будет, следовательно, согласия работника на выполнение таких обязанностей не требуется. Если, к примеру, в отделе кадров ведением личных дел работников занимается только один инспектор, но данная обязанность включена в должностную инструкцию всех специалистов отдела, то поручение ведения личных дел другому работнику не будет изменением трудовой функции.
Если вновь поручаемая обязанность прямо не оговорена в должностной инструкции работника, следует выяснить, входит ли она в круг обязанностей, предусмотренных ЕКСД. Если такая обязанность по соответствующей должности в справочнике не отражена, то ее поручение работнику является изменением трудовой функции, которое может быть произведено нанимателем только с предварительного письменного согласия работника. Например, ведение воинского учета не включено справочником в круг обязанностей по соответствующим должностям, хотя на практике часто возлагается на работников кадровой службы (инспектора или специалиста по кадрам). Следовательно, поручение данной обязанности, если она не была предусмотрена должностной инструкцией изначально, требует письменного согласия работника.
Кто может инициировать внесение изменений и дополнений в должностную инструкцию?
С инициативой изменения должностной инструкции может выступить как руководитель структурного подразделения, в котором находится соответствующая должность, руководитель структурного подразделения, с которым осуществляется взаимодействие, так и сам работник. На практике предложения по внесению изменений в должностную инструкцию готовят в письменном виде и направляют для ознакомления руководителю кадрового подразделения, чтобы он оценил целесообразность этих изменений и согласовал их с лицами, чьи интересы будут затронуты.
В рубрике «Полезная документация» вы найдете:
– пример оформления дополнительного соглашения при изменении (и (или) дополнении) должностной инструкции, оформленной как приложение к трудовому договору (с. 26 журнала); – пример оформления приказа об утверждении должностных инструкций в новой редакции (с. 26–27 журнала); – пример оформления приказа о внесении изменений в должностные инструкции (с. 27–28 журнала); – пример оформления приказа о внесении изменений и дополнений в должностные инструкции (с. 28 журнала).
– пример оформления дополнительного соглашения при изменении (и (или) дополнении) должностной инструкции, оформленной как приложение к трудовому договору (с. 26 журнала); – пример оформления приказа об утверждении должностных инструкций в новой редакции (с. 26–27 журнала); – пример оформления приказа о внесении изменений в должностные инструкции (с. 27–28 журнала); – пример оформления приказа о внесении изменений и дополнений в должностные инструкции (с. 28 журнала).
