Образец приказа о назначении лица, ответственного за ведение табеля использования рабочего времени см. в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.
Из статьи вы узнаете:
- как организовать учет рабочего времени сотрудников;
- какими правилами руководствоваться при этом;
- по какой форме составлять табель и какие обозначения использовать при его заполнении;
- сколько хранить табель;
- кого из работников назначить ответственным за ведение табеля.
Как организовать учет рабочего времени?
Наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее (часть первая ст. 133 ТК).
До начала работы каждый работник должен в порядке, установленном нанимателем, отметить свой приход, а по окончании – уход (часть вторая ст. 133 ТК).
Для практической реализации этого требования наниматель вправе организовать ведение журнала учета рабочего времени. Этот журнал в течение рабочего дня должен находиться в определенном месте, известном всем работникам организации (например, на проходной предприятия либо у работника, ответственного за его ведение).
Время прихода на рабочее место и ухода с него должно быть отмечено в журнале учета рабочего времени каждым работником под роспись.
Это важно! Доступ к журналу учета рабочего времени следует обеспечить как минимум за полчаса до начала работы и сразу же после ее окончания.
Учет рабочего времени в организации может быть организован также путем использования специальной электронной системы.
Этот вариант предполагает установление на проходной организации электронной пропускной системы с именными карточками, которые выдаются каждому работнику под роспись. Использование подобной системы учета рабочего времени, безусловно, имеет ряд преимуществ по сравнению с журнальной формой. В таком случае у нанимателя появляется возможность фиксировать не только время прихода на работу сотрудников и ухода с нее, но и любые случаи оставления ими своих рабочих мест в течение рабочего дня даже на непродолжительный период, что способствует более детальному учету рабочего времени.
В каких документах допустимо вести учет рабочего времени?
Учет явок на работу и ухода с нее может быть организован посредством оформления табелей использования рабочего времени, годовых табельных карточек и других документов с указанием фамилии, инициалов работника, календарных дней учетного периода, количества отработанного времени, в т.ч. в сверхурочное время, в государственные праздники, праздничные и выходные дни, и других необходимых сведений (часть третья ст. 133 ТК).
На практике учет рабочего времени работников, как правило, ведется в табелях учета использования рабочего времени (далее – табель).
Какими правилами руководствоваться при учете рабочего времени?
Правила, которые должны быть приняты во внимание при заполнении табеля, определены в частях четвертой ‒ десятой ст. 133 ТК.
Так, учету подлежит фактическое рабочее время, состоящее из отработанного и неотработанного времени и включаемое в соответствии с законодательством в рабочее время.
Справочно:
рабочим временем считается время, в течение которого работник в соответствии с ТК, иными актами законодательства о труде, локальными правовыми актами и условиями трудового договора обязан находиться на рабочем месте или в ином установленном по согласованию с нанимателем месте и исполнять трудовые обязанности, а также время работы, выполняемой по предложению, распоряжению или с ведома нанимателя сверх установленной продолжительности рабочего времени (сверхурочная работа, работа в выходные дни, а также в государственные праздники и праздничные дни) (часть первая ст. 110 ТК).
В составе отработанного времени отдельно учитывается время сверхурочных работ, повременной работы сдельщиков, служебных командировок и работы по совместительству.
Неотработанное время состоит из оплачиваемого и неоплачиваемого времени, а также потерь рабочего времени как по вине работника, так и при ее отсутствии.
Фактическое рабочее время учитывается с момента явки работника на место выполнения работы согласно правилам внутреннего трудового распорядка, графику работ (сменности) или особому указанию нанимателя и до момента фактического освобождения от работы в этот рабочий день (смену).
Как фактически отработанное должно учитываться время выполнения основных и подготовительно-заключительных операций (получение наряда, материалов, инструментов, ознакомление с техникой, документацией, подготовка и уборка рабочего места, сдача готовой продукции и др.), перерывов, предусмотренных технологией, организацией труда, правилами технического нормирования и охраны труда, а при их отсутствии ‒ нанимателем по согласованию с профсоюзом.
В фактическое время не входят и не учитывается время проезда от места жительства до места постоянной работы (постоянного сбора) и обратно, время, необходимое на дорогу от проходной до рабочего места, на переодевание перед началом и после окончания работы, на регистрацию при уходе.
Время внутрисменных простоев учитывается начиная с 5 мин.
По какой форме составлять табель и какие обозначения использовать при его заполнении?
Действующее законодательство не регламентирует форму табеля, а также перечень условных обозначений, которые нужно использовать при его заполнении. Таким образом, основные правила его ведения, обязанности работников, ответственных за это, форма табеля и условные обозначения видов затрат рабочего времени могут быть определены нанимателем самостоятельно, в частности, посредством разработки соответствующего положения, содержание которого должно быть доведено до сведения всех работников организации под роспись.
Справочно:
при определении перечня условных обозначений, необходимых для заполнения табеля, могут быть использованы обозначения, указанные в приложении 4 к ранее действовавшей Инструкции по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденной постановлением Минстата Республики Беларусь от 17.09.2001 № 80 (утратила силу 01.01.2009).
Какие сведения вносятся в табель?
В табеле указываются:
– наименование организации и ее структурных подразделений;
– год и месяц, за который учитывается рабочее время;
– норма часов рабочего времени за указанный месяц;
– фамилия, инициалы, должности работников организации, рабочее время которых подлежит учету, их табельные номера;
– фамилия, инициалы, должность и подпись лица, составившего табель.
Как правильно отразить количество отработанных часов?
Табель заполняется каждый день в течение всего месяца. Ежедневно в табеле указывается количество часов, отработанных каждым сотрудником в течение рабочего дня (смены).
Это важно! Если продолжительность рабочего времени сотрудников составляет целые часы, то минуты в таком случае допускается не указывать, проставляя только количество часов (например, 7 или 8). Если продолжительность рабочего дня определяется часами с минутами, следует указывать и полные, и неполные рабочие часы. Например, 8 ч 15 мин могут быть отмечены в табеле как «8:15».
В табеле также должны быть отражены выходные дни работников, дни их пребывания в служебной командировке, трудовом либо социальном отпуске, дни отсутствия на рабочем месте по причине временной нетрудоспособности, дни прогулов и др.
При заполнении табеля возможно применение одного из следующих методов учета рабочего времени:
– метода сплошной регистрации явок или неявок на работу;
– метода регистрации исключительно отклонений в режиме рабочего времени сотрудников (например, опозданий, прогулов, сверхурочной работы). Указанный способ, как правило, применяется для учета рабочего времени работников, чья заработная плата не зависит от количества отработанного времени, например с ненормированным рабочим днем.
В конце месяца в табеле отражается общее количество рабочих часов и рабочих дней каждого из сотрудников. Далее заполненный табель подписывается лицом, его составившим, при необходимости согласовывается с руководителями структурных подразделений и после утверждения руководителем организации передается в бухгалтерию.
Как присваивается табельный номер?
Включение работника в табель и исключение из него производится на основании кадровых документов: трудового договора, приказов о приеме на работу и увольнении. Каждому работнику присваивается индивидуальный табельный номер, сохраняемый за ним при любых перемещениях внутри организации, а также при исполнении трудовых обязанностей по второй должности служащего (профессии рабочего) на условиях внутреннего совместительства.
Табельный номер уволенного работника, как правило, не присваивается другому работнику в течение нескольких лет.
Какая работа не отражается в табеле?
Не подлежит отражению в табеле продолжительность работы:
‒ выполняемой работником в порядке совмещения должностей служащего (профессии рабочего), расширения зоны обслуживания (увеличения объема работы), исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, должностной (рабочей) инструкцией;
‒ выполняемой работником с ненормированным рабочим днем за пределами установленной ему продолжительности рабочего времени;
‒ выполненной по инициативе самого работника без предложения, распоряжения или ведома нанимателя.
На что еще обратить внимание при составлении табеля?
1. Табель заполняется в единственном экземпляре.
2. Сведения об учете использования рабочего времени допустимо вносить в бланк табеля вручную либо посредством компьютера. Электронный вариант табеля после внесения всех необходимых сведений потребуется распечатать для проставления подписей ответственными лицами.
3. Подготовка табеля начинается накануне отчетного месяца.
4. При заполнении табеля необходимо следить за правильным указанием фамилий, имен сотрудников, не допускать путаницы среди сотрудников-однофамильцев.
5. Каждый столбец табеля соответствует определенному дню месяца.
6. Ячейки напротив фамилий содержат сведения об отработанных часах, количестве смен. При наличии выходных и праздничных дней вносятся соответствующие отметки.
7. При заполнении табеля количество часов сверхурочной работы, работы в ночное время следует учитывать как в графе «Отработано всего», так и отдельно в соответствующих графах.
8. Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного или сокращенного рабочего времени, сверхурочной работе и других случаях осуществления труда в условиях, отличных от нормальной продолжительности рабочего времени, необходимы лишь при наличии соответствующих документов, подтверждающих подобные факты. К таким документам относятся листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, листок о простое, трудовой договор по совместительству, письменное согласие работника на привлечение к сверхурочной работе, работе в праздничные и выходные дни и др.
9. Если в день заполнения табеля документов, по которым можно достоверно установить причину отсутствия работника, не имеется, в табеле проставляется отметка о неявке по невыясненным причинам. После установления причины отсутствия работника составляется корректировочный табель, в котором отражаются конкретные причины неявки на работу в определенные дни.
10. Исправления в табеле не допускаются.
Сколько хранить табель?
Табель хранится в течение 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась, срок увеличивается до 10 лет (п. 184 Перечня № 140).
Кого из работников назначить ответственным за ведение табеля?
В организациях со сложной штатной структурой, предусматривающей наличие структурных подразделений (отделов, служб), обязанность по ведению табеля может возлагаться на руководителей соответствующих подразделений. В организациях с небольшой штатной численностью учет рабочего времени, как правило, ведет бухгалтер или специалист по кадрам.
Обязанность по ведению табеля определенным работником может быть закреплена в его должностной инструкции либо возложена на него путем издания соответствующего приказа.
Функции работника, осуществляющего табельный учет рабочего времени, подлежащие указанию в должностной инструкции:
– ведение учета штатного состава работников организации (подразделения);
– внесение в табель соответствующих изменений, связанных с приемом, увольнением, переводом, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т.д., на основании документов (приказов по личному составу и др.);
– учет явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте работников с извещением руководителя организации (подразделения) о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;
– контроль своевременности представления и правильности оформления документов, подтверждающих право работников на отсутствие на рабочем месте: листков нетрудоспособности, справок по уходу за больным и др.;
– подготовка списков работников для издания приказов о работе в выходные дни и других документов, связанных с использованием рабочего времени.
Справочно:
если обязанность по осуществлению табельного учета закреплена в должностной инструкции работника, приказ о назначении его ответственным за ведение табеля использования рабочего времени может не издаваться.
Документы:
Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).
Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (Перечень № 140).
