Памятка кадровика. При приеме и увольнении работников следует заполнить форму ПУ-2

Документы персонифицированного учета (ДПУ) заполняются и представляются плательщи­ком страховых взносов в орган Фонда социальной защиты населения с использованием электронных и автоматизированных (компьютерных) техноло­гий в электронном виде.

Форматы ДПУ в элек­тронном виде и основные требования к формиро­ванию этих ДПУ утверждаются правлением Фонда социальной защиты населения. Такие требования приведены в п. 7 Правил индивидуального (пер­сонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхова­ния, утвержденных постановлением Совета Ми­нистров РБ от 08.07.1997 № 837 (с изменениями и дополнениями) (далее - Правила).

Форма ПУ-2 «Сведения о приеме и увольне­нии» заполняется и представляется работодателем на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и увольнении с работы по застрахован­ным лицам, работающим по трудовому договору. Данная норма содержится в п. 9 Правил.

Встречаются случаи заполнения в форме ПУ-2 не даты приема на работу (увольнения), а даты из­дания приказа, что является грубейшей ошибкой и требует корректировки данных.

Заполняем форму правильно

Рассмотрим подробнее основные требования к заполнению формы ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении»:

-тип формы - проставляется отметка «Х» в поле реквизита, соответствующего одному из 3 ти­пов формы (либо «исходная», либо «корректирую­щая», либо «отменяющая»);

-учетный номер плательщика - указывается регистрационный номер работодателя, под кото­рым он зарегистрирован в Фонде как плательщик страховых взносов; заполняется учетный номер плательщика страховых взносов, присвоенный ор­ганом Фонда;

-наименование - заполняется наименование работодателя. Если работодателем является фи­зическое лицо, указываются его фамилия, имя и отчество;

-кварталы - заполняется только одна клетка, соответствующая отчетному периоду;

-год - заполняется цифрами (каждой клетке соответствует одна цифра);

-фамилия, имя, отчество - сведения заполня­ются в именительном падеже;

-страховой номер - указывается страховой номер, содержащийся в свидетельстве социального страхования;

-при заполнении показателя «Отношения, ре­гулируемые Трудовым кодексом Республики Бела­русь (код)» следует указать код 01, если трудовые отношения основаны на трудовом договоре, и код 02 - если отношения основаны на членстве (уча­стии) в организациях любых организационно­правовых форм;

-дата приема на работу - заполняются цифра­ми день и месяц;

-дата увольнения с работы - заполняются цифрами день и месяц.

Периодичность представления формы - раз в квартал

Форма ПУ-2 «Сведения о приеме и уволь­нении» (тип формы «исходная») представляется работодателем по всем физическим лицам, при­нятым на работу по трудовому договору или на основе членства (участия), а также уволенным с работы, один раз в квартал в течение месяца, сле­дующего за отчетным кварталом.

Следовательно, в течение апреля 2010 г. не­обходимо представить в органы Фонда исходную форму ПУ-2 по принятым на работу (уволенным) в течение I квартала текущего года застрахованным лицам.

Форма ПУ-2 «Сведения о приеме и увольне­нии» (тип формы «корректирующая») предназна­чена для изменения ранее представленных сведе­ний, в которых обнаружена ошибка. Форма ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (тип формы «корректирующая») полностью заменяет данные за этот период по одному или нескольким застра­хованным лицам. В форме правильно заполнен­ные реквизиты повторяются в таком же виде, как они были заполнены в форме ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении», представленной ранее за определенный отчетный период, неправильные - заменяются правильными.

Форма ПУ-2 «Сведения о приеме и увольне­нии» (тип формы «отменяющая») предназначена для полной отмены ранее представленных сведе­ний за определенный период.

Типы форм «отменяющая» и «корректирую­щая» представляются при возникновении необхо­димости.

По застрахованным лицам, принятым и (или) уволенным с работы в текущем квартале и реали­зующим в этом квартале свое право на назначение пенсии (перерасчет назначенной пенсии, перевод с одного вида пенсии на другой), форма ПУ-2 (тип формы «исходная») представляется в течение 10 дней со дня подачи застрахованным лицом со­ответствующего заявления работодателю в орган по труду, занятости и социальной защите, в орган Фонда.

Срок представления формы в случае ликвидации организации

В случае снятия с учета в органах Фонда пла­тельщика страховых взносов в связи с его ликви­дацией (прекращением деятельности) форма ПУ-2 представляется плательщиком страховых взносов в течение 30 рабочих дней со дня подачи в ре­гистрирующий орган документов, необходимых для начала процедуры ликвидации юридического лица (прекращения деятельности индивидуального предпринимателя) в соответствии с Положением о ликвидации (прекращении деятельности) субъ­ектов хозяйствования, утвержденным Декретом Президента РБ от 16.01.2009 № 1 «О государст­венной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования».

Своевременно представляйте сведения в случае увольнения работника в связи с выходом на пенсию

Кадровым службам особое внимание необхо­димо обратить на своевременность представления формы ПУ-2 в случае увольнения в связи с выхо­дом на пенсию.

По застрахованным лицам, принятым и (или) уволенным с работы в текущем квартале и реа­лизующим в этом квартале свое право на назна­чение пенсии (перерасчет назначенной пенсии, перевод с одного вида пенсии на другой), фор­ма ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (тип формы «исходная») представляется в течение 10 дней (не дожидаясь месяца, следующего за отчет­ным кварталом) со дня подачи застрахованным лицом заявления работодателю о назначении пенсии (перерасчете назначенной пенсии, пере­воде с одного вида пенсии на другой) работода­телю.

Следовательно, по застрахованным лицам, реализующим в этом квартале свое право на на­значение пенсии, форма ПУ-2 представляется в период оформления документов для назначения пенсии. В противном случае нарушается право застрахованного лица на своевременное назна­чение пенсии. Порядок обращения за назначе­нием пенсии установлен в ст. 75 Закона РБ от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспе­чении». Работающие граждане и члены их семей (в случае потери кормильца) подают заявление о назначении пенсии через работодателя по месту последней работы.

На граждан, выполняющих работы по гражданско-правовым договорам, форма ПУ-2 не заполняется

Правила заполнения формы ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» установлены Инструкци­ей по заполнению форм документов персонифи­цированного учета (утверждена постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 31.12.2009 № 159).

Форма ПУ-2 «Сведения о приеме и увольне­нии» (тип формы «исходная») представляется ра­ботодателем на основании приказов о приеме на работу и увольнении с работы по всем физическим лицам, принятым на работу (по трудовому догово­ру или на основе членства (участия), а также уво­ленным с работы. За определенный отчетный пе­риод по одному застрахованному лицу может быть представлена только одна форма ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (тип формы «исходная»).

По застрахованным лицам, принятым на работу и уволенным с работы у данного работодателя (по основному месту работы и по совместительству) и не имеющим перерывов в работе, в форме ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (тип формы «исходная») указывается одна дата приема на ра­боту (более ранняя) и одна дата увольнения с рабо­ты (более поздняя).

Следовательно, если застрахованное лицо ра­ботает по трудовому договору, например, с 7 сен­тября 2009 г., а также в этой организации работает и по совместительству (например, с 14 декабря 2009 г.), то дата приема в исходной форме ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» проставля­ется более ранняя - 07.09.2009. Предположим, что 15 марта 2010 г. застрахованное лицо уволь­няется с основного места работы, но по совмести­тельству продолжает работать. В этом случае сведе­ния об увольнении данного застрахованного лица работодатель в органы Фонда не представляет.

Если застрахованное лицо трудоустраивается в организацию как внешний совместитель, то сведе­ния о приеме его на работу (в случае увольнения - сведения об увольнении) представляются в обя­зательном порядке.

Форма ПУ-2 на граждан, выполняющих рабо­ты по гражданско-правовым договорам, не пред­ставляется.

Особенности заполнения отдельных реквизитов

Необходимо обратить внимание специали­стов кадровых служб на следующее. Реквизиты «Дата приема на работу» и «Дата увольнения с работы» в форме ПУ-2 по одному застрахован­ному лицу за один отчетный период должны рас­
полагаться в календарном порядке. В ситуации, когда в течение квартала застрахованное лицо вначале увольняется с работы, а затем снова трудо­устраивается в этой же организации, в форме ПУ-2 (тип формы «исходная») записи должны располагаться в календарном порядке: первая за­пись - дата увольнения, вторая запись в отдель­ной строке - дата приема.

Пример

Застрахованное лицо - Ясаков В.К., работавший в организации по трудовому договору, - уволился с работы 15 января 2010 г. (I квартал). В I квартале (1 февраля 2010 г.) Ясаков В.К. принят на работу по тру­довому договору этим же работодателем. В данном случае исходная форма ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» заполняется следующим образом:

Рассмотрим заполнение корректирующей формы ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении».

Кадровая служба в исходной форме ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» по Ясакову В.К. ошибоч­но указала не дату приема на работу, а дату издания приказа. Фактически Ясаков В.К. принят на работу 02.02.2010 г. Ошибка обнаружена в июне 2010 г. В данном случае необходимо заполнить корректирующую форму ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении», повторив правильные строки и заменив неправильные (01.02) на правильные (02.02). В корректирующей форме указывается отчетный период, за который кор­ректируются сведения (в нашем случае -1 квартал 2010 г.):

За срыв сроков представления документов предусмотрена ответственность

Ответственность плательщиков обязательных страховых взносов за непредставление докумен­тов, отчетов и иных материалов установлена ст. 23.16 Кодекса РБ «Об административных право­нарушениях».

Непредставление должностным или иным уполномоченным лицом или индивидуальным предпринимателем в установленные сроки документов, отчетов, сведений или иных материалов, подлежащих представлению по законодательству Республики Беларусь, либо представление таких документов, отчетов, сведений или иных материа­лов, содержащих заведомо недостоверные сведе­ния, влекут наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин.