Данный материал представляет собой методическое пособие, с помощью которого специалисты по кадрам могут легко справиться с созданием юридической службы в организации.
Осуществление уставных видов деятельности каждой организации независимо от ее организационно-правовой формы предполагает решение правовых вопросов.
С целью их реализации в организационной структуре, в штатном расписании организации наниматель предусматривает соответствующие подразделения либо отдельные должности работников, выполняющих функции правового обеспечения деятельности организации (далее – юридическая служба).
Любая деятельность организации, в т.ч. деятельность юридических служб, требует соблюдения определенных правил, которым должны следовать работники при осуществлении своей трудовой функции.
Рассмотрим основные правила создания юридической службы и ее функционирования.
Создание юридической службы и ее структура
Юридическая служба организуется в форме самостоятельного структурного подразделения организации или должности ведущего юрисконсульта, юрисконсульта (включая юрисконсульта соответствующей квалификационной категории), в своей деятельности руководствуется Конституцией РБ, другими актами законодательства, положением о юридической службе организации, ее уставом. Юридическая служба подчиняется непосредственно руководителю организации (см. Примерное положение о юридической службе государственной организации, утвержденное постановлением Совета Министров РБ от 31.12.2008 № 2070 (далее – Положение № 2070)).
При необходимости создания в организации юридической службы как структурного подразделения она предусматривается в организационной структуре в виде управления (отдела, сектора, бюро, группы, службы).
Так, в зависимости от численности работников, особенностей организационной структуры в штатное расписание вводится структурное подразделение и соответствующая должность его руководителя, например начальник юридического управления (отдела, бюро, службы).
Конкретное наименование структурного подразделения, функцией которого является правовая работа, устанавливает наниматель в зависимости от поставленных перед ним целей и задач.
Функции и задачи, возлагаемые на юридическую службу
Юридическая служба в своей деятельности руководствуется законодательством РБ, уставом организации. Исходя из основных задач, возложенных на коммерческую организацию, юридическая служба выполняет следующие функции:
– активное использование правовых средств для улучшения экономических показателей работы организации, внедрения прогрессивных форм и методов ведения хозяйственной деятельности;
– обеспечение правовыми средствами сохранности имущества, выполнения обязательств по договорам;
– защита прав и законных интересов организаций при разрешении хозяйственных споров;
– правовое просвещение работников организации;
– организация и проведение работы по укреплению законности в деятельности субъекта хозяйствования;
– организация работы по заключению хозяйственных договоров совместно с заинтересованными подразделениями организации.
Основными задачами юридической службы являются:
– правовое обеспечение деятельности организации;
– участие в решении правовых вопросов организации;
– обеспечение законности в деятельности организации;
– защита имущественных прав и законных интересов организации;
– обеспечение соответствия законодательству издаваемых в организации локальных нормативных правовых актов, а в случае издания данных актов, противоречащих законодательству, принятие мер по их отмене в установленном порядке;
– правовое консультирование должностных лиц организации по применению нормативных правовых актов по основным направлениям ее деятельности;
– представление интересов организации в судах и иных государственных органах (организациях) по правовым вопросам.
Кроме перечисленного юридическая служба должна:
– разрабатывать и осуществлять мероприятия, направленные на обеспечение правильного применения законодательства РБ;
– организовывать правовое обеспечение работы организации;
– участвовать в работе по подготовке и использованию системы локальных нормативных правовых актов организации, регламентирующих взаимоотношения подразделений, иные вопросы ее производственно-хозяйственной деятельности;
– осуществлять проверку соответствия законодательству представляемых на подпись руководителю организации проектов, приказов и других документов правового характера и визировать их;
– участвовать в подготовке, осуществлять проверку соответствия законодательству и визировать проекты нормативных правовых и иных актов, вносимых в государственные органы, в подчинении которых находится организация;
– вносить предложения об изменении действующих или отмене фактически утративших силу локальных нормативных правовых актов организации;
– оказывать правовую помощь структурным подразделениям организации при установлении экономических, научно-технических и иных связей с организациями других стран;
– участвовать в разработке и осуществлении мероприятий правового характера, направленных на повышение качества продукции (работ, услуг), обеспечение соблюдения законодательства о труде, укрепление трудовой дисциплины, экономию и рациональное использование материальных ресурсов, предотвращение недостач, хищений, приписок, сокращение и предупреждение непроизводственных расходов и потерь, привлечение
к ответственности виновных в этом лиц;
– защищать имущественные и иные интересы организации при рассмотрении споров по искам, предъявляемым организацией или к организации, участвовать в подготовке необходимых в связи с этим документов;
– представлять интересы организации в государственных органах при рассмотрении правовых вопросов;
– совместно с другими структурными подразделениями участвовать в работе по подготовке и заключению организацией договоров, в т.ч. и с субъектами предпринимательской деятельности, визировать проекты договоров, вносить предложения об обеспечении их надлежащего исполнения;
– анализировать практику заключения и исполнения договоров и представлять руководителю организации предложения об устранении выявленных недостатков;
– вести претензионную и исковую работу, представлять в установленном порядке интересы организации в судах, других государственных органах при рассмотрении правовых вопросов;
– предпринимать меры по устранению недостатков в деятельности организации, выявленных при рассмотрении хозяйственных споров;
– принимать участие в рассмотрении материалов по итогам проверок, инвентаризаций, давать при необходимости правовые заключения по фактам выявленных нарушений;
– организовать информирование работников организации об изменениях законо-дательства РБ;
– давать консультации по правовым вопросам, возникающим в деятельности организации;
– при обнаружении нарушений законодательства в деятельности организации докладывать об этом ее руководителю для принятия необходимых мер;
– осуществлять координацию деятельности структурных подразделений по выработке и осуществлению мер по предупреждению правонарушений;
– совместно с другими структурными подразделениями участвовать в рассмотрении обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан, в т.ч. индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц и принятии по таким обращениям решений в пределах компетенции организации.
Права и ответственность юридической службы
Юридическая служба имеет право:
– проверять соблюдение требований законодательства в структурных подразделениях организации;
– получать от должностных лиц документы, справки, расчеты и другие материалы и сведения, необходимые для выполнения своих обязанностей;
– привлекать по согласованию с руководителем организации (структурного подразделения) работников других подразделений для подготовки проектов локальных нормативных правовых актов и других документов, а также для осуществления мероприятий, проводимых юридической службой в соответствии с возложенными на нее обязанностями;
– представлять руководителю организации предложения об устранении нарушений законодательства, возмещении ущерба, привлечении к ответственности работников организации, не обеспечивающих выполнение норм законодательства.
В то же время, юридическая служба несет ответственность:
– за соблюдение требований законодательства при подготовке и визировании документов;
– нарушение сроков, установленных законодательством, при выполнении возложенных на нее функций.
Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных на юридическую службу задач и функций несет руководитель юридической службы.
Степень ответственности других работников юридической службы устанавливают в соответствующих должностных инструкциях.
При организации функционирования юридической службы, как правило, разрабатывается и утверждается соответствующее положение, которое определяет ее основные функции, задачи, права и ответственность.
Наименования должностей работников юридической службы
Наименования профессий, должностей, специальностей должны соответствовать квалификационным справочникам, утверждаемым в порядке, определяемом Правительством РБ (ст. 19 Трудового кодекса РБ; далее – ТК).
Порядок установления наименований должностей служащих определен Общими положениями Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденными постановлением Минтруда и соц-
защиты РБ от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКСД).
Во всех случаях должности служащего присваивается ее базовое наименование согласно общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих», утвержденному постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 22.10.2009 № 125 (далее – ОКПД), для которой Единым квалификационным справочником должностей служащих (далее – ЕКСД) предусмотрена квалификационная характеристика, а при необходимости –полное наименование (часть пятая п. 4 Общих положений ЕКСД).
С учетом изложенного наименования должностей работников юридической службы устанавливают применительно к соответствующим квалификационным характеристикам должностей служащих, содержащихся в ЕКСД. В качестве базовых применяются следующие наименования должностей: начальник юридического отдела (управления, сектора, бюро, группы), юрисконсульт.
Если наименование должности необходимо определить с учетом организационной структуры, особенностей трудовой функции работника и других факторов, то можно установить полное наименование должности, которое может, к примеру, конкретизировать круг его обязанностей (юрисконсульт по договорной работе, юрисконсульт по нормативно-правовой работе и т.п.), а в случае наличия в составе юридической службы нескольких структурных подразделений – принадлежность к структурному подразделению, в состав которого входит данный работник (начальник отдела нормативно-правовой работы, юрисконсульт отдела хозяйственных договоров и т.п.).
В исключительных случаях могут устанавливаться двойные наименования должностей. Условием установления двойных наименований является наличие составляющих этих наименований в ОКПД и наличие квалификационных характеристик в ЕКСД, а также выполнение служащими в пределах этих трудовых функций работ (обязанностей), родственных по содержанию и равных по сложности в рамках одной специальности и квалификации (например, заместитель начальника отдела кадров – начальник сектора правовой работы). Такие должности имеют код должности по ОКПД (код категории) по первому их наименованию.
Производные наименования должностей «ведущий» и «заместитель»
На основании Общих положений ЕКСД при наименовании должностей работников юридической службы могут применяться следующие производные наименования должностей.
Ведущий. Наименование производной должности «ведущий» может применяться для должностей специалистов высшего уровня квалификации, по которым установлено квалификационное категорирование, при условии выполнения работником функций руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности организации или ее структурного подразделения либо обязанности по координации и методическому руководству исполнителями, с учетом рационального разделения труда в конкретных организационно-технических условиях. Например, ведущий юрисконсульт, ведущий юрисконсульт по договорной работе и т.п.
Заместитель. На заместителя руководителя структурного подразделения возлагаются должностные обязанности соответствующего руководителя по управлению определенным направлением (видом) деятельности, а также выполнение обязанностей в случае временного его отсутствия (отпуска, болезни, увольнения).
Например, при необходимости в организации могут быть введены должности заместителей начальника юридической службы (управления, отдела).
Должность заместителя руководителя структурного подразделения рекомендуется вводить в состав этого подразделения при условии подчинения ему не менее 5 работников.
Квалификационные требования к работникам юридической службы
На должность руководителя юридической службы согласно нормам Положения № 2070 назначают лиц, имеющих высшее юридическое образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
На должность работника юридической службы принимают лиц, имеющих высшее юридическое образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное (юридическое) образование и стаж работы по юридической специальности не менее 3 лет.
Отнесение выполняемых работ к конкретным тарифным разрядам (должностям) и присвоение работникам соответствующей квалификации осуществляются в порядке, определяемом коллективным договором, соглашением или нанимателем в соответствии с квалификационными справочниками, утвержденными в установленном порядке
(ст. 61 ТК).
Руководствуясь указанной нормой законодательства, вводить в штатное расписание должности работников юридической службы, а также назначать работника на ту или иную должность следует путем определения его должностных обязанностей в соответствии с квалификационными характеристиками по должностям.
В разделе «Квалификационные требования» каждой квалификационной характеристики соответствующей должности установлены требования к уровню профессиональной подготовки работника и стажу работы, необходимые для выполнения возложенных на него должностных обязанностей.
Квалификационная характеристика должности «юрисконсульт» содержится в выпуске 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих «Должности служащих для всех отраслей экономики», утвержденном постановлением Минтруда РБ от 30.12.1999 № 159, и предусматривает следующие требования к квалификации работника:
– юрисконсульт I квалификационной категории: высшее профессиональное (юридическое) образование и стаж работы в должности юрисконсульта II квалификационной категории не менее 3 лет;
– юрисконсульт II квалификационной категории: высшее профессиональное (юридическое) образование и стаж работы в должности юрисконсульта не менее 3 лет;
– юрисконсульт: высшее профессиональное (юридическое) образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное (юридическое) образование и стаж работы в должностях, замещаемых специалистами со средним специальным (юридическим) образованием, не менее 3 лет.
Квалификационные характеристики производных должностей служащих (ведущих специалистов, заместителей начальников структурных подразделений) в ЕКСД не включены, поскольку их должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации определяются на основе содержащихся в ЕКСД характеристик соответствующих базовых должностей либо должностей соответствующих руководителей (п. 5 Общих положений ЕКСД).
В связи с этим ЕКСД не содержат квалификационных характеристик должностей заместителей начальников юридического управления (отдела), ведущего юрисконсульта.
Должностные обязанности работников юридической службы
Должностные обязанности работников юридической службы определяются их должностными инструкциями, для разработки которых применяются соответствующие квалификационные характеристики должностей, содержащиеся в выпусках ЕКСД.
В квалификационной характеристике каждой должности служащего представлены наиболее характерные для каждой должности виды работ, исходя из установленных в отраслях экономики разделения и кооперации труда.
Конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их права и ответственность устанавливаются в должностных инструкциях, которые разрабатывает и утверждает наниматель в установленном порядке. Должностная инструкция, как правило, не разрабатывается на руководителя структурного подразделения. Его права, обязанности, полномочия и ответственность указывают в положении о структурном подразделении.
При разработке должностных инструкций следует иметь в виду, что в процессе организационно-технического и экономического развития, освоения современных управленческих технологий, внедрения новейших технических средств, проведения мер по совершенствованию организации и повышению эффективности труда возможно расширение круга обязанностей служащих по сравнению с установленными соответствующей характеристикой. В этих случаях работнику может быть поручено выполнение обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации и изменения наименования должности.
Например, юрисконсульту наряду с обязанностями, предусмотренными квалификационной характеристикой этой должности, наниматель может поручить обязанности инспектора по кадрам (специалиста по кадрам), поскольку их функции близки по содержанию работ, равны по сложности и не требуют изменения наименования должности (юрисконсульт).
