Сроки представления, порядок заполнения и порядок передачи документов персонифицированного учета, в частности, формы ПУ-3 «Индивидуальные сведения» (далее - форма ПУ-З), регулируются:
-Правилами индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденными постановлением Совета Министров РБ от 08.07.1997 № 837 (далее - Правила);
-Инструкцией о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 31.12.2009 № 159 ( далее - Инструкция);
-Инструкцией о порядке передачи-приема форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 31.12.2009 № 158 (далее - Инструкция № 158).
Типы формы ПУ-3 и сроки их представления
Форма ПУ-3 имеет 4 типа: исходная, корректирующая, отменяющая, назначение пенсии.
Форма ПУ-3 (тип формы - исходная) представляется в орган Фонда социальной защиты населения (далее - Фонд) плательщиками страховых взносов, кроме индивидуальных предпринимателей и частных нотариусов, один раз в год в течение квартала, следующего за отчетным годом, и содержит сведения, относящиеся к отчетному периоду (п. 16 Правил). Так, исходную форму ПУ-3 следует представлять до 1 апреля года, следующего за отчетным.
Индивидуальными предпринимателями и частными нотариусами исходная форма ПУ-3 подается в орган Фонда ежегодно не позднее 1 июля года, следующего за отчетным годом, и содержит сведения, относящиеся к отчетному периоду.
Форма ПУ-3 (типы форм - отменяющая и корректирующая) предъявляется при возникновении необходимости.
Форму ПУ-3 (тип формы - назначение пенсии) следует представлять в течение 10 дней со дня подачи застрахованным лицом заявления о назначении пенсии (перерасчете назначенной пенсии, переводе с одного вида пенсии на другой).
Для назначения пенсии необходимо представить форму ПУ-3
Вопросу представления формы ПУ-3 (тип формы - назначение пенсии) необходимо уделить особое внимание.
Работающие граждане и члены их семей (в случае потери кормильца) подают заявление о назначении пенсии через работодателя по месту последней работы. Такая норма установлена в ст. 75 Закона РБ «О пенсионном обеспечении» (далее - Закон).
Вы должны помнить, что стаж работы и размер заработка застрахованного лица за периоды работы после 1 января 2003 г. подтверждаются на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета (ст. 54 и 57 Закона).
При формировании сведений из индивидуального лицевого счета застрахованного лица для назначения пенсии должен быть обработан документ персонифицированного учета формы ПУ-3, тип - назначение пенсии, представляемый бухгалтерской службой предприятия в органы Фонда. Эта форма предназначена для оперативного ввода сведений о застрахованном лице в индивидуальный лицевой счет в период оформления документов для назначения пенсии (п. 24 Инструкции).
Таким образом, работодатель обязан незамедлительно после получения заявления застрахованного лица о назначении пенсии представить в органы Фонда форму ПУ-3 (тип формы - назначение пенсии) и только после успешной ее сдачи передавать в управление социальной защиты пакет документов для исчисления пенсии. Это свидетельствует о необходимости взаимодействия кадровой и бухгалтерской служб по оформлению документов для назначения пенсии.
В случае ликвидации плательщика заполняется форма ПУ-3
Вы обязаны знать, что в случае снятия с учета в органах Фонда плательщика страховых взносов в связи с его ликвидацией (прекращением деятельности) форма ПУ-3 представляется плательщиком страховых взносов в течение 30 рабочих дней со дня подачи в регистрирующий орган документов, необходимых для начала процедуры ликвидации юридического лица (прекращения деятельности индивидуального предпринимателя) в соответствии с Положением о ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утвержденным Декретом Президента РБ от 16.01.2009 N 1 «О государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования».
В ряде случаев форму ПУ-3 представляет Белгосстрах
Форма ПУ-3 заполняется и представляется плательщиком страховых взносов на основании документов бухгалтерского учета и иных документов о начислении, уплате обязательных страховых взносов, специальном стаже (п. 10 Правил).
Форма ПУ-3 заполняется и подается представительствами (филиалами) Белгосстраха:
-на неработающих инвалидов, получающих ежемесячную страховую выплату;
-лиц, которым производится доплата до среднемесячного заработка при временном (до восстановления трудоспособности или установления ее стойкой утраты) переводе на более легкую нижеоплачиваемую работу в связи с повреждением здоровья в результате несчастного случая на производстве или профессионального заболевания;
-лиц, которым в соответствии с законодательством об обязательном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в связи с повреждением здоровья вследствие несчастного случая на производстве или профессионального заболевания.
Особенности заполнения отдельных показателей формы ПУ-3
В зависимости от подлежащего заполнению типа формы ПУ-З в соответствующем поле реквизита «Тип формы» делается отметка «Х».
Форму ПУ-3 следует заполнять по застрахованным лицам в соответствии с категориями застрахованного лица согласно приложению 1 к Инструкции:
В форме ПУ-3 строки «Номер договора» и «Дата заключения договора» заполняются только по гражданско-правовым договорам, предметом которых является оказание услуг, выполнение работ и создание объектов интеллектуальной собственности.
В разд. 1 «Сведения о начислениях и страховых взносах» формы ПУ-3 заполняются виды выплат, учитываемые при исчислении пенсии.
Обращаем внимание, что в графе «Начислено (рублей) пособий по временной нетрудоспособности» указываются суммы пособий за счет средств государственного социального страхования (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, оплата дополнительного свободного от работы дня, предоставляемого ежемесячно матери (отцу, опекуну, попечителю), воспитывающей (воспитывающему) ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет)).
Неправомерно вносить в эту графу суммы пособия, выплачиваемого матери (отцу) по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет, а также суммы пособия на детей старше 3 лет. В том случае, если в графу «Начислено (рублей) пособий по временной нетрудоспособности» ошибочно внесена сумма вышеназванного пособия, необходимо представить корректирующую форму ПУ-3.
При отсутствии заработка в форме проставляются нули
Вы должны помнить, что если в период работы застрахованного лица, работающего у работодателя по трудовому договору, на основе членства (участия) в организациях любых организационноправовых форм, а также государственного служащего отсутствуют начисления в отдельных месяцах, то в разд. 1 «Сведения о начислениях и страховых взносах» формы ПУ-3 в таких месяцах следует проставить нули. При заполнении формы ПУ-3 не проставляются нули по лицам, работающим на основе гражданско-правовых договоров у юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (код категории застрахованного лица «03»).
В стаж работы для начисления пенсии не включаются периоды, в которых отсутствует заработок
Вам необходимо знать, что при оформлении пенсии в трудовой стаж не включается тот период работы, когда заработная плата не начислялась и соответственно не перечислялись страховые взносы в Фонд. Такой порядок регламентирован ст. 51 Закона. По ее нормам в стаж работы засчитываются периоды работы, предпринимательской, творческой и иной деятельности при условии, что в течение этих периодов производилась уплата обязательных страховых взносов в соответствии с законодательством о государственном социальном страховании.
Особенности заполнения формы при выполнении работы по гражданско-правовым договорам
В случае, когда застрахованное лицо (кроме государственных служащих) в течение отчетного периода работало у одного работодателя по нескольким трудовым договорам, следует заполнять одну форму ПУ-3.
Если в течение отчетного периода застрахованное лицо работало по нескольким видам договоров (например, по трудовому и гражданско-правовому), то заполняется отдельная форма по каждому их виду.
Если в течение отчетного периода застрахованное лицо работало по нескольким гражданско-правовым договорам, то по каждому из них заполняется отдельная форма. Начало и окончание работ указываются в соответствующих графах разд. 2 «Дополнительные сведения о стаже» формы ПУ-3.
Указанная форма заполняется за отчетный период, в котором были произведены начисления по данному договору. В случаях, когда срок выполнения работ по договору включает несколько отчетных периодов, в разд. 2 «Дополнительные сведения о стаже» формы ПУ-3 указываются все периоды выполнения работ по договору.
Указываем сведения о стаже
Раздел 2 «Дополнительные сведения о стаже» формы ПУ-3 вы должны заполнять в соответствии с классификатором сведений, используемых при заполнении разд. 2 «Дополнительные сведения о стаже» формы ПУ-3, согласно приложению 2 к Инструкции (далее - классификатор).
С 1 января 2009 г. вступил в силу Закон РБ «О профессиональном пенсионном страховании». Это повлекло изменения в порядке заполнения разд. 2 «Дополнительные сведения о стаже» формы ПУ-3. В графе «Особенности заполнения» приложения 2 к Инструкции объяснено, для каких отчетных периодов заполняются дополнительные сведения о стаже. К примеру, код вида деятельности «СП 1» заполняется в форме ПУ-3 только для отчетных периодов 2003-2008 гг. Во избежание ошибок в указании отчетных периодов следует руководствоваться данным приложением.
Раздел 2 «Дополнительные сведения о стаже» формы ПУ-3 обязательно заполняется по лицам, получающим пособие по временной нетрудоспособности в связи с повреждением здоровья вследствие несчастного случая на производстве или профессионального заболевания в соответствии с законодательством об обязательном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Обращаем внимание, что из раздела «Иная деятельность» классификатора исключен код вида деятельности «ВРЕМНЕТРУД».
Порядок представления различных типов формы
Форма ПУ-3 (тип формы - исходная) заполняется в случае подачи сведений за определенный отчетный период.
По одному застрахованному лицу за один отчетный период с одним кодом категории застрахованного лица (кроме кода категории застрахованного лица «03») может быть заполнена только одна форма ПУ-3 (тип формы - исходная).
Форма ПУ-3 (тип формы - корректирующая) заполняется по результатам проверки, а также в случаях обнаружения плательщиком страховых взносов ошибок в ранее представленных сведениях. Корректирующая форма ПУ-3 полностью заменяет данные за определенный отчетный период. В форме правильно заполненные строки повторяются в том же виде, как они были заполнены в форме ПУ-3, представленной ранее, неправильные записи заменяются правильными.
Встречаются случаи, когда работодатели в разд. 1 «Сведения о начислениях и страховых взносах» проставляют нули, а в разд. 2 «Дополнительные сведения о стаже» формы ПУ-3 забывают указать код вида деятельности «ДЕТИ» (период отпуска по уходу за ребенком и ухода за детьми до достижения ими возраста 3 лет).
Если для внесения изменений в индивидуальный лицевой счет застрахованного лица работодателем не будет представлена форма ПУ-3 (тип формы - корректирующая), то в стаж работы при оформлении пенсии этот период засчитан не будет.
Если в течение отчетного периода на застрахованное лицо была заполнена форма ПУ-3 (тип формы - назначение пенсии) и застрахованное лицо продолжает работать у данного нанимателя, то по истечении календарного года в течение квартала, следующего за отчетным годом, работодатель заполняет форму ПУ-3 (тип формы - корректирующая).
Форма ПУ-3 (тип формы - отменяющая) предназначена для полной отмены ранее представленных сведений за определенный отчетный период. В отменяющей форме заполняются только строки от «Страховой номер» до «Сведения о плательщике страховых взносов» включительно. Для отмены сведений по гражданско-правовому договору в форме ПУ-3 (тип формы - отменяющая) заполняются строки от «Страховой номер» до «Номер договора. Дата заключения договора» включительно.
Между различными формами отчетности предусмотрены взаимоувязки
Вы должны помнить, что при приеме пачек ДПУ от плательщика страховых взносов специалист органа Фонда проверяет соответствие сумм, указанных в сопроводительном листе по формам ПУ-3, суммам, отраженным в форме государственной статистической отчетности 4-фонд (Минтруда и соцзащиты) «Отчет о средствах Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь», утвержденной постановлением Белстата от 22.10.2008 № 353. Такое правило предусмотрено п. 6 Инструкции № 158.
Если обнаружено несоответствие, специалист органа Фонда обязан потребовать пояснительную записку к сопроводительному листу к входящим документам персонифицированного учета, содержащим форму ПУ-3, по образцу, утверждаемому в соответствии с законодательством.
