Документ: Конституция Республики Беларусь (ст. 49).
Документ: Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Документ: Кодекс Республики Беларусь об образовании (далее – КоО).
Документ: постановление Совета Министров Республики Беларусь от 19.07.2011 № 972 «О некоторых вопросах формирования заказа на подготовку кадров» (далее – постановление № 972).
Справочно: студент – лицо, осваивающее содержание одного из видов образовательных программ высшего образования (ст. 30 КоО).
Справочно: отпуск – освобождение от работы по трудовому договору на определенный период для отдыха и иных социальных целей с сохранением прежней работы и заработной платы в случаях, предусмотренных ТК (ст. 150 ТК).
Алгоритм предоставления социального отпуска в связи с обучением работнику, получающему первое высшее образование (вечерняя или заочная форма), по направлению (заявке) нанимателя либо в соответствии с заключенным с ним договором
Напомним, что высшее образование подразделяется на 2 ступени (ст. 202 КоО).
На I ступени высшего образования осуществляется подготовка специалистов, обладающих фундаментальными и специальными знаниями, умениями и навыками, с присвоением квалификации специалиста с высшим образованием.
На II ступени высшего образования (магистратура) обеспечиваются углубленная подготовка специалиста, формирование знаний, умений и навыков научно-педагогической и научно-исследовательской работы с присвоением степени магистра.
Следовательно, при прохождении обучения на II ступени высшего образования – в магистратуре – за работником сохраняются льготы, предусмотренные гл. 15 ТК для работников, обучающихся в высших учебных заведениях.
Шаг 1. Предусматриваем в коллективном или трудовом договоре дополнительные гарантии при предоставлении социальных отпусков в связи с обучением.
Например, в коллективном или трудовом договоре может быть закреплено право работника на предоставление гарантий в связи с обучением, в т.ч. гарантий работникам-совместителям, оплату социальных отпусков работникам, получающим второе высшее образование, и т.п. Также обращаем внимание на гарантии, которые закреплены дополнительно в тарифных и отраслевых соглашениях. Так, согласно подп. 21.12 Тарифного соглашения между Министерством здравоохранения Республики Беларусь и Белорусским профсоюзом работников здравоохранения на 2016–2018 годы (письмо Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 04.02.2016 № 180) в сфере регулирования социально-трудовых отношений стороны данного соглашения обязуются предоставлять отпуск без сохранения заработной платы или с частичным сохранением для работников, обучающихся в учреждениях, обеспечивающих получение высшего или среднего специального образования в вечерней или заочной форме его получения.
Шаг 2. Заключение договора на обучение работника в учреждении образования.
Типовые формы договоров о подготовке специалиста с высшим образованием утверждены постановлением Минобразования Республики Беларусь от 21.07.2011 № 99 «Об утверждении типовых форм договоров в сфере образования».
Также в данной ситуации возможно заключение договора о целевой подготовке специалиста (ст. 63 КоО).
Шаг 3. При необходимости и согласии сторон – согласование срока отработки после обучения.
Стороны трудового договора вправе дополнительно к обязательным условиям трудового договора, установленным законодательством, определять (включать в трудовой договор) иные необходимые условия (часть третья ст. 19 ТК).
Одно из таких условий – условие о сроке обязательной работы после получения образования не менее установленного договором, если обучение производилось за счет средств нанимателя.
Документ: постановление Совета Министров Республики Беларусь от 29.07.2005 № 834 «О некоторых вопросах направления работников для получения образования в учреждения образования за счет средств юридических лиц».
Шаг 4. Получение работником справки-вызова.
Форма справки-вызова, дающей право на предоставление по месту работы дополнительного отпуска и других гарантий, связанных с обучением в высшем учебном заведении, а также порядок ее выдачи утверждены Минобразованием (приказ Минобразования Республики Беларусь от 04.04.1995 № 114 «Аб зацвярджэннi Палажэння аб навучаннi без адрыву ад вытворчасцi ў ВНУ Рэспублiкi Беларусь»).
Справка-вызов состоит из 2 частей:
– первая часть (справка-вызов) – заполняется учебным заведением. В этой части справки учебное заведение делает отметку об успешности выполнения учебного плана. Справка поступает к нанимателю и является основанием для предоставления работнику учебного отпуска;
– вторая часть (справка-подтверждение) – остается незаполненной и выдается работнику. После окончания сессии учебное заведение ее заполняет, и эта часть служит документом, подтверждающим участие работника в сессии.
Справочно: отпуска в связи с обучением предоставляются в сроки, указанные в справке-вызове.
ЭТО ВАЖНО! Если обучающийся в образовательном учреждении по каким-либо причинам не использовал учебный отпуск в срок, указанный в справке-вызове, то он теряет право на него и не может использовать его для отдыха, так как учебный отпуск имеет строго целевое назначение.
Законодательством не установлено, в какой срок работник должен представить нанимателю справку-вызов. Рекомендуем конкретные сроки прописать в локальном нормативном правовом акте, например: «Работникам, совмещающим работу с обучением в учреждениях образования, для оформления социального отпуска в связи с обучением необходимо представить в отдел кадров справку-вызов не позднее чем за 10 дней до даты начала предполагаемого отпуска».
Шаг 5. Подача работником заявления о предоставлении социального отпуска с сохранением средней заработной платы.
Поскольку учебный отпуск предоставляется по желанию работника, это его право. И если он не изъявит желание уйти в отпуск, наниматель предоставлять его не будет. Кроме того, работник может не захотеть использовать учебный отпуск полностью, а возьмет только его часть. Поэтому для предоставления такого отпуска нужно заявление работника. К нему должна быть приложена справка-вызов.
Заявление на учебный отпуск визируется руководством организации. Количество должностных лиц, визирующих кадровые документы по личному составу, определяется локальными актами организации.
Справочно: порядок и правила визирования документов определены в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее –Инструкция по делопроизводству).
Образец оформления заявления о предоставлении отпуска в связи с обучением см. в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
Шаг 6. Издаем приказ о предоставлении социального отпуска в связи с обучением.
На основании заявления кадровая служба издает приказ о предоставлении отпуска. При издании приказа о предоставлении социальных отпусков следует указать, на основании какой статьи ТК предоставляется отпуск.
Образец приказа о предоставлении социального отпуска в связи с обучением на период экзаменационной сессии см. в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
Если количество календарных дней учебных отпусков, установленных ТК, недостаточно для полноценного участия работника в сессии, то можно на недостающее количество календарных дней предоставить работнику отпуск без сохранения заработной платы (ст. 190 ТК). Такой отпуск может быть предоставлен на срок до 30 календарных дней в календарном году только по соглашению между нанимателем и работником.
ЭТО ВАЖНО! Основания предоставления учебного отпуска и отпуска без сохранения заработной платы различны. Следовательно, в приказе необходимо сделать две различные ссылки на законодательство, а также указать конкретную продолжительность отпуска по каждому основанию.
Образец приказа о предоставлении социальных отпусков в связи с обучением и без сохранения заработной платы см. в рубрике «Полезная документация» на с. журнала.
Не всегда при составлении графика отпусков сотрудники знают о дате сессии. В связи с этим иногда даты трудового отпуска и учебного совпадают. Однако, как правило, сотрудник знает о дате начала сессии заблаговременно, что позволяет ему предупредить нанимателя о причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированное время (части третья, четвертая ст. 171 ТК).
Законодательство обязывает нанимателя переносить или продлевать трудовой отпуск в случае его совпадения с учебным отпуском, если работник оформил учебный отпуск перед трудовым или во время него после получения вызова учреждения образования (п. 4 части первой 1 ст. 171 ТК).
Образец приказа о переносе трудового отпуска см. в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
Шаг 7. Получите от работника справку-подтверждение.
После сдачи зачетов и экзаменов, подготовки и прохождения итоговой аттестации работник должен подтвердить, что во время учебного отпуска он действительно находился в образовательном учреждении. Для этого ему следует представить нанимателю справку-подтверждение за подписью руководителя (ректора, иного уполномоченного лица) учебного заведения.
Напомним, что справка-вызов состоит из 2 частей: непосредственно справки-вызова и отрывной части к ней – справки-подтверждения, которая заполняется образовательным учреждением после окончания сессии и является оправдательным документом.
Непредставление сотрудником справки-подтверждения может быть квалифицировано как отсутствие на рабочем месте без уважительной причины. Значит, если работник находился в оплачиваемом учебном отпуске и по его окончании не предъявил справку-подтверждение, организация вправе удержать с него сумму выплаченных отпускных.
Шаг 8. Отражаем время нахождения работника на сессии в табеле учета использования рабочего времени.
Действующее законодательство не содержит нормативного закрепления обозначений, проставляемых в табелях учета рабочего времени. На практике используют ранее действовавшие обозначения (приложение 4 к Инструкции по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденной постановлением Минстата Республики Беларусь от 17.09.2001 № 80).
Коды, которые можно проставить в табеле учета рабочего времени в случае предоставления работнику учебного отпуска, представлены в табл. 1.
Таблица 1
Условные обозначения времени отпусков в связи с обучением
Приведем пример заполнения табеля при предоставлении работнику учебного отпуска (фрагмент):
Шаг 9. Вносим сведения об отпуске в связи с обучением в личную карточку работника (если такой раздел предусмотрен в утвержденной нанимателем форме личной карточки работника (ранее – формы Т-2)).
В настоящее время наниматель самостоятельно определяет форму личной карточки работника и порядок ее ведения. Особенно актуален учет социальных отпусков без сохранения заработной платы, так как они могут влиять на период рабочего года.
Образец записи в личной карточке о предоставлении социального отпуска в связи с обучением см. в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
Шаг 10. Вносим соответствующие записи в трудовую книжку работника после успешного окончания обучения.
Документ: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40).
Изменение, дополнение записей об образовании, профессии, специальности работника производятся нанимателем по последнему месту работы либо нанимателем при приеме на работу на основании документов, подтверждающих факты, имеющие юридическое значение (документ об образовании, документ об обучении и др. (см. табл. 2)), со ссылкой на их реквизиты (п. 51 Инструкции № 40).
Указанные изменения и дополнения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, индивидуального предпринимателя и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя – печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя.
В случае получения работником образования, профессии, специальности изменение, дополнение записей об образовании, профессии, специальности производятся путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных записей.
Таблица 2
Общие требования по внесению сведений в раздел
«Сведения о работнике»
Шаг 11. Вносим в личное дело работника копии документов о полученном образовании.
В личное дело включаются копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке, которые должны быть заверены в установленном порядке (п. 6 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2).
Порядок заверения копий документов, в т.ч. включаемых в состав личного дела, установлен п. 64 Инструкции по делопроизводству. В случае включения в личное дело ксерокопии диплома об образовании ее дополнительного удостоверения (отметки о заверении копии, печати) не требуется.
Владимир Самосейко, юрист
