Организация решила создать четкую и упорядоченную структуру. До этого в организации были директор и просто сотрудники. В рамках создания структуры создаются отделы, по которым планируется распределить сотрудников.
Чем такие изменения будут для сотрудников (изменением существенных условий труда, перемещением, переводом)? Нужно ли их уведомлять о предстоящих изменениях? Как в таких случаях оформить кадровую документацию?
Структура и штатная численность относятся к локальным нормативным правовым актам, связанным с регулированием кадровых вопросов, возникающих в организации. Они являются обязательными организационными документами для тех юридических лиц, в отношении которых нормами законодательства прямо предусмотрено их наличие.
Документ: Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция).
Структура и штатная численность относятся к документам, подлежащим утверждению нанимателем (п. 15 приложения 3 к Инструкции).
Справочно: форма структуры и штатной численности унифицирована и включена в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25. Ее нормы носят рекомендательный характер.
Как правило, утверждение структуры и штатной численности, на основании которой составляется штатное расписание, носит обязательный характер для государственных органов и некоторых бюджетных организаций.
В иных случаях составление и утверждение структуры и штатной численности отнесено к компетенции нанимателя. Следовательно, поскольку законодательством о труде и другими нормативными правовыми актами не предусмотрено обязательное утверждение структуры и штатной численности для коммерческой организации, то вопросы, связанные с необходимостью ее составления и ежегодного утверждения, определяет наниматель.
Тем не менее при определении структуры организации следует руководствоваться Общими положениями ЕКСД.
Документ: Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКСД).
Наниматели согласно части десятой п. 10 Общих положений ЕКСД могут устанавливать следующие нормы управляемости при создании структурных подразделений, если иное не установлено законодательством:
– управление (служба) – при наличии в его штате не менее 7 штатных единиц, включая должность руководителя;
– отдел – при наличии в его штате не менее 4 штатных единиц, включая должность руководителя;
– сектор (бюро, группа) – при наличии в его штате не менее 3 штатных единиц, включая должность руководителя.
Таким образом, управление создается, когда в его штате есть не меньше 7 штатных единиц, включая должность руководителя; отдел – если в его штате числится не меньше 4 штатных единиц, включая должность руководителя; сектор (бюро, группа) – когда в его штате есть не меньше 3 штатных единиц, включая должность руководителя. Иное может устанавливать законодательство.
Приведенные нормы управляемости носят рекомендательный характер для коммерческих организаций независимо от формы собственности. Это означает, что наниматель вправе:
– установить в локальных нормативных правовых актах (ЛНПА) нормы управляемости в соответствии с нормой, приведенной в части десятой п. 10 Общих положений ЕКСД;
– установить самостоятельно в ЛНПА нормы управляемости, отличные от приведенных в Общих положениях ЕКСД;
– не устанавливать нормы управляемости (создавать структурные подразделения без регламентации их численности).
С учетом предполагаемой структуры организации у нанимателя встанет вопрос о работниках и продолжении с ними трудовых отношений. Так, при введении в структуру и штатное расписание организации структурных подразделений потребуется перевод либо прием работников на новые должности. При переводе работников на другие должности нанимателю следует руководствоваться требованиями ст. 30 ТК.
При переводе на другую работу у того же нанимателя с работником заключается трудовой договор с соблюдением требований ст. 18 и 19 ТК.
Поручение работы на новом рабочем месте во вновь созданном подразделении, исходя из ст. 31 ТК, квалифицируется как перемещение, если работа будет осуществляться в пределах специальности, квалификации или должности, в той же местности, за исключением поручения работы в обособленном структурном подразделении, с сохранением условий труда, установленных трудовым договором.
Определяющим моментом в разграничении перемещения и перевода является трудовая функция работника. В случае перемещения она сохраняется как одно из обязательных условий трудового договора (ст.19 ТК). При перемещении работника также должны быть сохранены его прежние обязанности и должностная инструкция.
Если же при поручении работы в новом подразделении необходимо изменить функциональные обязанности и должностную инструкцию работника, то это приведет к изменению прежней трудовой функции. Новые условия труда следует оформить в порядке перевода с согласия работника.
После решения вопросов, связанных с переводом работников, встанет вопрос об утверждении должностных инструкций работникам. В связи с этим нанимателю следует обратиться к п. 10 Общих положений ЕКСД, который регулирует данный вопрос. Так, должностная инструкция служащего разрабатывается в соответствии с содержанием раздела «Должностные обязанности» квалификационной характеристики должности, которую он занимает.
Должностная инструкция является локальным нормативным правовым актом организации, которая разрабатывается и утверждается нанимателем самостоятельно.
В должностной инструкции определяется конкретная трудовая функция (должностные обязанности) служащего, а также его права и ответственность.
По решению нанимателя трудовая функция (должностные обязанности) работника может предусматривать выполнение обязанностей, содержащихся в квалификационных характеристиках других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности и не требующих изменения квалификации служащего.
ЭТО ВАЖНО! На руководителей организаций (структурных (обособленных) подразделений) должностные инструкции, как правило, не разрабатываются.
Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя организации определяются в соответствующих учредительных документах, а руководителей структурных (обособленных) подразделений – в положениях об этих подразделениях.
Должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации заместителей руководителей организации (структурных (обособленных) подразделений) определяются на основании квалификационных характеристик должностей соответствующих руководителей.
На заместителя руководителя организации (структурного (обособленного) подразделения) возлагаются должностные обязанности по руководству и управлению определенным направлением (видом) деятельности организации (структурного (обособленного) подразделения), а также обязанности руководителя при его отсутствии в случаях, предусмотренных законодательством (трудовой отпуск, болезнь, командировка и др.).
Распределение должностных обязанностей между заместителями руководителя организации, как правило, осуществляется на основании приказа (распоряжения) нанимателя.
Не исключено, что при введении новой структуры и штатного расписания в организации у работников изменятся существенные условия труда. В этом случае необходимо руководствоваться требованиями ст. 32 ТК и подп. 3.2 п. 3 Декрета.
Документ: Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (далее – Декрет).
В связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами наниматель вправе изменить существенные условия труда работника при продолжении им работы по той же специальности, квалификации или должности, определенных в трудовом договоре (ст. 32 ТК).
Изменение существенных условий труда – изменение системы оплаты труда, режима рабочего времени, включая установление или отмену неполного рабочего времени, изменение гарантий, уменьшение размеров оплаты труда, а также других условий, устанавливаемых в соответствии с ТК.
Наниматель обязан предупредить работника об изменении существенных условий труда письменно не позднее чем за 1 месяц. С 1 января 2015 г. руководители организаций вправе изменять существенные условия труда работника в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами, предупредив об этом его письменно не позднее чем за 7 календарных дней (подп. 3.2 п. 3 Декрета).
При отказе работника от продолжения работы с изменившимися существенными условиями труда трудовой договор прекращается по п. 5 части второй ст. 35 ТК.
Одновременно необходимо обратить внимание, что изменение профессии, должности работника необходимо рассматривать как перевод и руководствоваться при этом нормами ст. 30 ТК.
В случае исключения из штатного расписания организации соответствующей профессии, должности, которую занимает работник, и отказа работника от перевода на работу по другой профессии, должности наниматель должен применять порядок и условия, установленные ст. 43 ТК при расторжении трудового договора по инициативе нанимателя, сокращении численности или штата работников (п. 1 ст. 42 ТК).
Мария Ковалевич, юрист
