Под термином «штатное расписание» понимается локальный документ организации, которым утверждается структура, численный состав работников и ставка оклада в соответствии с должностью. Штатное расписание должно быть у каждого нанимателя, будь то юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, использующий наемный труд. Как правильно разработать документ? В статье рассмотрим основные вопросы по оформлению штатного расписания.
Штатное расписание – один из самых первых локальных нормативных правовых актов (далее – ЛНПА), который составляется при создании организации.
Штатное расписание – документ, регулирующий трудовой распорядок (ст. 194 ТК). Трудовые договоры заключаются на имеющиеся в штатном расписании штатные единицы по соответствующим профессиям и должностям (ст. 19 ТК).
ЭТО ВАЖНО! Трудовые договоры могут заключаться с работниками только при наличие утвержденного штатного расписания.
Штатное расписание должно быть оформлено в каждой организации вне зависимости от организационно-правовой формы и вида деятельности.
Законодательством форма штатного расписания не определена (за исключением некоторых бюджетных организаций). Поэтому наниматель определяет самостоятельно форму, а также содержание, порядок составления, утверждения штатного расписания и внесения в него изменений и дополнений. Видимо, поэтому на практике возникает так много вопросов при оформлении документа.
Документ:
Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Документ:
Общие положения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.03.2004 № 34 (далее – ЕТКС).
Документ:
Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее – ЕКСД).
Разработка штатного расписания
При разработке штатного расписания необходимо руководствоваться:
– ТК;
– Рекомендациями по определению тарифных ставок (окладов) работников коммерческих организаций и о порядке их повышения, утвержденными постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 11.07.2011 № 67;
– ЕТКС;
– ЕКСД.
Состав штатного расписания
Штатное расписание организации должно отражать ее структуру, штатный состав и штатную численность.
1. В штатном расписании указывается полное наименование структурных подразделений (при их наличии) и производится группировка должностей (профессий) по структурным подразделениям.
Наименования профессий рабочих следует устанавливать в строгом соответствии с ЕТКС.
Наименования должностей служащих следует устанавливать в соответствии с ЕКСД, он обязателен для применения в организациях независимо от форм собственности (ст. 19 ТК).
ЭТО ВАЖНО! Наименования профессий рабочих и должностей служащих должны быть одинаковыми во всех документах организации: в штатном расписании, в контрактах, в приказах, в должностных (рабочих) инструкциях, инструкциях по охране труда.
Справочно:
персональные сведения о работниках организации в штатное расписание желательно не вносить.
2. Количество штатных единиц в штатном расписании может указываться как полным, так и неполным числом.
В законодательстве нет минимально допустимого коэффициента к количеству штатных единиц. На практике при неполной рабочей неделе чаще всего используются коэффициенты, кратные двум (0,4; 0,6; 0,8), а при неполном рабочем дне – кратные пяти (0,25; 0,75).
Помните, если по определенной должности (профессии) предусмотрено содержание неполной штатной единицы, то в соответствующей графе штатного расписания необходимо указать именно ту часть единицы, которая фактически замещается, так как в противном случае часть штатной единицы по данной должности (профессии) окажется вакантной, о чем нанимателю необходимо будет уведомить центр занятости.
3. В штатное расписание включается тарифная часть заработной платы, а именно размеры тарифных ставок (окладов) работников, их повышения, предусмотренные ЛНПА и носящие постоянный характер.
Тарифные ставки (оклады) могут устанавливаться как в соответствии с ЕТС, так и без применения ЕТС (см. таблицу).
4. При необходимости штатное расписание может включать и другую информацию, применяемую постоянно или периодически. Например, в графе «Примечание» может указываться, на какой период устанавливается совмещение, факт нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет и т.п.
Ситуация 1. Нужно ли в штатном расписании указывать размер премии?
В организации отсутствует положение о премировании, поэтому ежемесячные размеры премии утверждаются приказом руководителя.
Чтобы каждый месяц не издавать приказ, где под каждой фамилией работника указывается размер премии, руководитель требует в штатном расписании прописывать размеры премии.
Не нужно указывать в штатном расписании премии, поскольку этот вид выплат не всегда носит постоянный характер и выплачивается с установленной периодичностью (месяц, квартал) в зависимости от выполнения определенных показателей.
Если в штатном расписании все-таки прописать размеры премий, то придется выплачивать их постоянно, независимо от результатов работы сотрудника. В случае, когда размер премии снизится или премия не будет начислена, работники смогут обжаловать это, поскольку сведения о премии, указанные в штатном расписании, гарантируют ее выплату.
Поэтому, если организация не готова платить премии регулярно, их не нужно указывать в штатном расписании. Информацию о премиях лучше закрепить в положении об оплате труда либо утвердить отдельный локальный акт – положение о премировании.
В трудовом договоре (контракте) рекомендуем использовать следующую формулировку: «Премия выплачивается работнику в зависимости от соблюдения правил внутреннего трудового распорядка, действующих у нанимателя, в соответствии с действующим положением о премировании».
Ситуация 2. Можно ли по требованию работника дать ему копию штатного расписания
Работница организации решила, что при получении зарплаты ее оклад не совпадает с окладом, указанным в трудовом договоре. С выданными ей расчетными листками она не согласилась, поэтому письменно попросила выдать ей копию штатного расписания.
Можно выдать работнице выписку из штатного расписания по ее должности. Рекомендуем, чтобы в заявлении на выдачу выписки работница указала, для каких целей ей нужна выписка.
Образец выписки из штатного расписания по должности смотрите в рубрике «Полезная документация».
Выписка заверяется по правилам, установленным для заверения копий п. 64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.
Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в т.ч. реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации.
Утверждение и введение в действие штатного расписания, а также внесение изменений и дополнений
Порядок утверждения, ведения штатного расписания, в т.ч. внесения в него изменений и дополнений, каждый наниматель устанавливает самостоятельно.
Штатное расписание утверждает руководитель организации или лицо, которое в отсутствие руководителя организации исполняет его обязанности.
Штатное расписание, как правило, составляется на календарный год. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости.
Штатное расписание может утверждаться двумя способами: изданием приказа или утверждением его должностным лицом.
Если штатное расписание утверждает должностное лицо, то это фиксируется грифом «УТВЕРЖДАЮ». В таком случае дополнительно издание приказа об утверждении штатного расписания не требуется. Соответственно оформление изменений и дополнений в штатное расписание оформляется также грифом «УТВЕРЖДАЮ».
Если же порядок утверждения штатного расписания предусматривает издание приказа нанимателя, то в таком случае оно прилагается к приказу и имеет гриф «УТВЕРЖДЕНО».
Изменения и дополнения в штатное расписание могут оформляться как в виде самостоятельного документа, вносящего изменения и дополнения в штатное расписание, так и в виде переутверждения самого штатного расписания.
При этом дата утверждения и дата введения в действие штатного расписания являются необходимыми его реквизитами.
ЭТО ВАЖНО! Штатное расписание должно быть в организации в наличии на бумажном носителе, со всеми необходимыми реквизитами.
Ситуация 3. Вносятся ли в штатное расписание должности, которые планируются позже.
Организация вновь создана. В штате есть только директор, но впоследствии планируется набор работников.
Если организация не сразу планирует набор кандидатов на работу, а через какое-то время, то лучше вносить изменения или дополнения в штатное расписание по мере приема работников на работу, иначе можно попасть в неприятную ситуацию.
Если вы внесете в штатное расписание должности сразу, а работники еще не приняты, то можно сказать, что образовались вакансии.
Справочно:
вакансия – это свободное рабочее место с обязательным наличием в штатном расписании свободной ставки (ее доли). Следовательно, все зависит от того, как наниматель «закрыл» вакансию.
ЭТО ВАЖНО! Наниматели (в т.ч. бюджетные организации) обязаны письменно уведомлять органы по труду, занятости и социальной защите о наличии вакансий в течение 5 дней с даты их образования, а также информировать их о заполнении вакансий в тот же день.
Например, если в штатном расписании предприятия есть вакансия на полную ставку, а наниматель установлением совмещения или иным способом «закрывает» 0,5 ставки, то остается вакантной еще половина ставки. В этой ситуации наниматель должен уведомить органы занятости о наличии вакансии на 0,5 ставки.
Неуведомление органов по труду, занятости и социальной защите, несвоевременное или не в полном объеме уведомление этих органов уполномоченным должностным лицом нанимателя о наличии свободных рабочих мест (вакансий) влечет наложение штрафа в размере от 5 до 20 базовых величин (ч. 3 ст. 9.15 Кодекса об административных правонарушениях Республики Беларусь).
Помните, что при составлении трудового договора (контракта) нельзя устанавливать, что «оклад работника определяется согласно утвержденному штатному расписанию».
Рассмотрим, как правильно прописать условия оплаты труда работника в трудовом договоре.
ТРУДОВОЙ ДОГОВОР № 7
г. Минск 01.10.2018
<…>
2. Наниматель принимает Вересову Ирину Владимировну на работу специалистом по работе с клиентами в отдел оптовой торговли ООО «Х» сроком на 5 лет с 01.10.2018 по 30.09.2023, с трехмесячным испытательным сроком.
<…>
8. Работнику устанавливаются следующие условия оплаты труда:
8.1. тарифная ставка (должностной оклад) в размере 650 рублей 00 копеек на день подписания трудового договора.
В дальнейшем тарифная ставка (должностной оклад) изменяется в соответствии с законодательством о труде, коллективным договором, соглашением или по соглашению сторон;
8.2. повышение оклада на 10 % (Декрет Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29) в размере 65 рублей 00 копеек.
<…>
Наталья Курская, аудитор
