Подготовка графика отпусков на 2019 г. должна закончиться его утверждением к 5 января 2019 г. или иному сроку, установленному коллективным договором, соглашением либо согласованному нанимателем с профсоюзом (часть вторая ст. 168 ТК). После утверждения и согласования график доводится до сведения всех работников. Успеть сделать график в срок, учитывая длительные праздничные выходные, кадровикам помогут нижеприведенные рекомендации.
Документ:
Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
ТК предусматривает различные виды отпусков, но только трудовые отпуска необходимо отражать в графике отпусков. График – обязательный локальный нормативный правовой акт (далее – ЛНПА), который должен быть во всех организациях, в т.ч. микроорганизациях. График отпусков – рабочий документ. Он позволяет:
– спланировать уход в отпуск работников таким образом, чтобы это не сказывалось на работе организации;
– отследить, весь ли трудовой отпуск использован работником и всем ли работникам трудовые отпуска предоставлены в срок;
– нанимателю заблаговременно решить вопрос о том, кто будет заменять (в случае такой необходимости) ушедшего в трудовой отпуск сотрудника.
Форма и содержание графика
У графика отпусков есть унифицированная форма, которая содержится в УСОРД. Можно использовать ее, а можно разработать свою более удобную форму документа. Законодательством не установлены единые требования к содержанию графика трудовых отпусков.
Документ:
Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (далее – УСОРД).
Часто задают вопрос: можно ли вести график только в электронном виде? График предусмотрен на бумажном носителе. Это обусловлено тем, что он подлежит проверке при проведении проверок Департаментом государственной инспекции труда Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь (далее – Департамент).
Практика проверок Департамента к типичным нарушениям работы с графиком отпусков относит:
1) отсутствие графика трудовых отпусков;
2) неознакомление с документом работников;
3) предоставление трудовых отпусков без соблюдения положений графика отпусков.
Департамент проверяет документ по следующим критериям:
1) соблюден ли срок утверждения документа согласно нормам ст. 168 ТК;
2) доведен ли график до сведения всех работников;
3) соблюдена ли предусмотренная графиком очередность предоставления отпусков. Все изменения по срокам предоставления отпусков можно отследить в соответствующих заявлениях и приказах.
Особые права на отпуск
При составлении графика на будущий календарный год кадровикам организаций следует проверить, есть ли в организации категории работников, трудовые отпуска которым предоставляются в летнее или другое удобное время по их желанию. Такие категории работников указаны в пп. 1–10 абз. 2 части четвертой ст. 168 ТК. Категории работников, отпуска которых предоставляются в определенный период, перечислены в пп. 1–6 абз. 3 части четвертой ст. 168 ТК.
Указанным категориям работников, а также принятым в порядке перевода, наниматель обязан предоставить по желанию работника до истечения 6 месяцев работы трудовой отпуск полной продолжительности.
Всем остальным работникам трудовые отпуска предоставляются по общему правилу, установленному частью первой ст. 166 ТК: трудовые отпуска (основной и дополнительный) за 1-й рабочий год предоставляются не ранее чем через 6 месяцев работы у нанимателя.
Допускается, кроме указанных случаев, предоставление отпуска пропорционально отработанной части рабочего года, но не менее 14 календарных дней.
ЭТО ВАЖНО! Учитывайте мнения работников со льготами на отпуск, когда разрабатываете график. Такие работники вправе не соблюдать график отпусков. Это значит, что они могут поменять свое решение об отпуске, выбрать другие даты отдыха.
Требования об указании в графике даты начала и окончания отпуска
Дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем. Требований об указании в графике отпусков даты начала и окончания трудового отпуска законодательство не содержит. В графике отпусков могут быть указаны только месяцы предоставления трудовых отпусков. В этом случае требуется дополнительная договоренность между работником и нанимателем о конкретной дате начала трудового отпуска. Согласованный день фиксируется в приказе, записке об отпуске. Месяц и дата отпуска, определенные нанимателем по согласованию с работником, обязательны для них и могут быть изменены только по соглашению между ними.
Можно установить сроки, в которые работники должны представить пожелания о датах отпуска.
Если организация небольшая, это сделать легче, поскольку график отпусков составляется сразу для всех работников. Если организация имеет сложную организационную структуру, то рекомендуем составлять графики трудовых отпусков по структурным подразделениям организации. В этом случае необходимо будет установить сроки подготовки графиков по структурным подразделениям. Далее нужно закрепить сроки, в которые руководители структурных подразделений должны представить в отдел кадров графики с учетом желаемых дат (периодов) отпусков своих работников.
ЭТО ВАЖНО! Наниматель вправе изменить дату предоставления отпуска в одностороннем порядке путем предоставления его досрочно всем или отдельным категориям работников в случаях, указанных в ст. 172 ТК.
Ознакомьте работников с графиком отпусков и определите способ уведомления работников об отпуске
На практике для ознакомления работников с графиком отпусков выбирают один из следующих способов:
– размещают график в общедоступном для работников месте (информационной доске и т.д.). Это вариант невыгоден для нанимателя тем, что в случае спора с работником будет трудно доказать, что работник действительно ознакомился с документом;
– ознакамливают с графиком каждого работника под роспись. Данный вариант является наиболее предпочтительным.
Наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней (ст. 169 ТК). Работник, которому трудовой отпуск предоставляется индивидуально, уведомляется в тот же срок письменно.
Уведомить работников о времени начала трудового отпуска можно следующими способами:
– вывесить списки работников с указанием структурного подразделения, месяца и дня начала отпуска и его окончания, даты вывешивания списка либо направить руководителям соответствующих структурных подразделений такой список индивидуально;
– ознакомить работника под роспись с приказом о предоставлении отпуска или запиской об отпуске, в которой указаны даты начала и окончания трудового отпуска.
Невыполнение нанимателем установленной ст. 169 ТК обязанности об уведомлении работника о времени начала трудового отпуска может быть квалифицировано уполномоченными должностными лицами Департамента как нарушение законодательства о труде.
Можно ли в графике прописать отпуск по частям?
Можно, соблюдая правила разделения отпуска на части.
Трудовой отпуск можно делить по договоренности между работником и нанимателем на 2 части. На 3 и более части трудовой отпуск может быть разделен, если это предусмотрено коллективным договором, соглашением (ст. 174 ТК). В данном случае перечень указанных документов является исчерпывающим, а под соглашением в данном случае подразумевается соглашение как ЛНПА, заключаемый на республиканском (генеральное соглашение), отраслевом (тарифное соглашение) и местном (местное соглашение) уровнях, предусматривающий иное разделение отпуска на части.
Как правило, вопрос о разделении трудового отпуска на части решается сторонами трудового договора при составлении графика отпусков, что находит отражение в нем путем включения двух частей отпуска в график отпусков, либо непосредственно при предоставлении трудового отпуска.
Нужно ли вносить в график отпусков работников, принятых в течение года, на который утвержден график?
Законодательство не требует вносить изменения в график, если после его утверждения на работу были приняты новые работники, ведь в графике отпусков указывают тех работников, которые работают на дату составления и утверждения графика. Поскольку трудовой отпуск по графику предоставляется за 2-й и последующий год, а работники, принятые в течение года, работают 1-й год, то им отпуск будет предоставлен на основании соответствующего заявления без включения их в график трудовых отпусков. Некоторые кадровики оформляют дополнение к графику трудовых отпусков в виде отдельного документа и указывают в нем сведения об отпусках новых работников, что допустимо, но необязательно.
Работник может отказаться уйти в отпуск по графику или уйти в иной период?
После утверждения график отпусков обязателен к применению для работника и нанимателя. В начале статьи мы сказали о том, что график – это рабочий документ, и на протяжении года, на который он утвержден, в него могут вноситься изменения. По соглашению сторон срок трудового отпуска, запланированного согласно графику, может быть изменен. Но работник не может уйти в трудовой отпуск без надлежащего оформления его предоставления. Самовольный уход работника в отпуск (трудовой, социальный) будет квалифицирован как прогул (п. 34 постановления Пленума ВС № 2).
Документ:
постановление Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 29.03.2001 № 2 «О некоторых вопросах применения судами законодательства о труде» (далее – постановление Пленума ВС № 2).
Если трудовой отпуск предоставлен с соблюдением установленного порядка, но работник отказывается использовать отпуск в определенный для него срок без законных оснований, наниматель вправе отказать работнику в переносе отпуска и не выплачивать денежную компенсацию за неиспользованный отпуск (ст. 173 ТК), кроме случаев, предусмотренных частью первой ст. 179 ТК.
Наниматель в каждом конкретном случае должен самостоятельно принимать решение о применении к работнику мер, предусмотренных в ст. 173 ТК, поскольку данная статья ТК не содержит норм, которые бы обязывали нанимателя отказывать работнику в переносе отпуска. В этой статье ТК речь идет лишь о праве нанимателя на отказ работнику в переносе отпуска.
Виктория Ладыгина, юрист
