Составление номенклатуры дел – довольно трудоемкий процесс, поэтому ошибки возможны на разных этапах ее разработки (начиная с подготовительного этапа и заканчивая этапом подписания, согласования и утверждения), а также непосредственно при оформлении номенклатуры. При этом необходимо помнить и о специфике работы с электронными документами, которая отражается в т.ч. и на составлении номенклатуры дел.
Рассмотрим, какие ошибки наиболее часто встречаются при составлении номенклатуры дел.
Ошибка № 1. Выбор составителя номенклатуры
В каждой организации должна составляться номенклатура дел на дела всей организации (так называемая сводная номенклатура дел) и на дела каждого структурного подразделения.
ЭТО ВАЖНО! Нежелательно участие в составлении номенклатуры дел организации и номенклатуры дел структурных подразделений только одного лица (как это зачастую имеет место в организациях) или только службы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ). Номенклатура дел – многофункциональный и зачастую объемный документ, для правильного составления которого необходимо привлечение компетентных сотрудников различных подразделений (консультации, опросы).
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Принимая во внимание большую роль номенклатуры дел для архива, составление последней зачастую поручается архивной службе организации, что также недопустимо.
Документ:
Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила работы архивов).
Сводную номенклатуру дел составляет служба ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений (п. 153 Инструкции по делопроизводству, п. 27 Правил работы архивов).
При отсутствии в организации службы ДОУ сводную номенклатуру дел составляет лицо, ответственное за ДОУ. В составлении сводной номенклатуры дел также желательно участие архива организации.
Номенклатуру дел структурного подразделения, в свою очередь, составляет лицо, ответственное за ДОУ в данном подразделении, или другое лицо, определенное руководителем организации или структурного подразделения.
В ходе составления номенклатуры дел структурного подразделения работники службы ДОУ и архива организации должны оказывать необходимую помощь в виде консультаций и советов. Рекомендуется изучить состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации. Для успешного составления номенклатуры ответственным лицам следует использовать:
– устав организации (положение о ней);
– положения о структурных подразделениях;
– штатное расписание;
– планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений;
– должностные инструкции работникам;
– типовые и примерные номенклатуры дел;
– номенклатуры дел за предыдущие годы;
– регистрационные формы;
– справочные картотеки;
– перечни документов с указанием сроков хранения.
Ошибка № 2. Несоблюдение сроков подготовки номенклатуры дел
Номенклатура дел составляется ежегодно и должна быть подписана, согласована, утверждена до 1 января года, на который составлена, т.е. номенклатура на 2019 г. должна быть подписана, согласована и утверждена до 31 декабря 2018 г. Дата же начала работ по составлению номенклатуры не регламентирована и зависит от сложности структуры и функций организации.
ЭТО ВАЖНО! Сводная номенклатура дел составляется на текущий год при создании новой организации, а также при реорганизации (в форме слияния или разделения), значительном изменении структуры и функций деятельности организации и утверждается в любое время года.
На сроки подготовки номенклатуры дел также влияет необходимость, как уже указывалось выше, подписания, согласования и утверждения номенклатуры дел, что проводится на завершающем этапе ее составления, на котором, конечно, нежелательно возникновение осложнений. Однако этого не избежать, особенно со сводной номенклатурой, если не учитывать нюансы, возникающие на данном этапе, способные запутать составителей номенклатуры. Поэтому необходимо помнить, что сводная номенклатура:
– подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ),
– визируется заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией (далее – ЭК) или центральной экспертной комиссией (далее – ЦЭК) организации;
– согласовывается ЭК или ЦЭК организации.
Однако если организация является источником комплектования государственных архивов, то сводная номенклатура ее дел подлежит дополнительно согласованию с соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполкома. Данная процедура производится 1 раз в 5 лет, а также в случае значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.
Сводные номенклатуры дел иных организаций (не являющихся источником комплектования государственного архива) согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций (при ее наличии) 1 раз в 5 лет или также после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.
После согласования в установленном порядке номенклатуру дел организации утверждает руководитель организации. Помните, что сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов или имеющих вышестоящую организацию, составляются обязательно в 3 экземплярах (в отличие от иных организаций, в которых сводная номенклатура составляется в 2 экземплярах). Первый экземпляр хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй передается в архив организации в качестве учетного документа, третий – в государственный архив, источником комплектования которого является организация, или в ЦЭК вышестоящей организации для согласования.
Ошибка № 3. Включение (невключение) дел в номенклатуру
В номенклатуру не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и другие вспомогательные документы.
В отдельные разделы сводной номенклатуры дел включаются дела коллегиальных органов, в т.ч. временно действующих (комиссий, советов и др.), и дела общественных организаций (в т.ч. и профессионального союза работников организации).
Следует также помнить о документах, содержащих служебную ин-формацию ограниченного распространения, которые формируются в дела согласно номенклатуре дел. При включении в номенклатуру данных категорий дел (имеющих ограничительный гриф «Для служебного пользования») необходимо учитывать специфику таких дел и отразить в гр. 1 «Индекс дела» путем дополнения индекса литерами «дсп». При снятии с документов ограничительного грифа в гр. 5 «Примечание» номенклатуры дел указывается основание снятия грифа со ссылкой на распорядительный документ или резолюцию руководителя.
С учетом внедрения электронного документооборота у составителей номенклатуры могут возникнуть вопросы о процедуре включения электронных дел в номенклатуру. Чтобы не допустить в данном случае ошибок, в первую очередь необходимо постоянно следить за изменениями в сфере работы с электронными документами. На данный момент можно утверждать, что включению в номенклатуру должны подлежать все электронные дела с соответствующей отметкой «ЭД» в номенклатуре в гр. 5 «Примечание». Это применимо и к гибридным делам (формируемым из документов на бумажном носителе и электронных документов) также с соответствующей отметкой «ГД» в гр. 5 «Примечание». Включение дел с документами в электронном виде, информационными ресурсами в сводную номенклатуру дел осуществляется по согласованию с государственным учреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» (п. 155 Инструкции по делопроизводству). Новые, незапланированные электронные документы, так же как и традиционные (бумажные), вносятся в номенклатуру дел под резервными индексами.
При составлении итоговой записи о количестве и категориях заведенных дел (оформляемой в номенклатуре дел и выписках из нее по окончании делопроизводственного года) помимо указания количества дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, переходящих дел и с отметкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) стоит отдельно указать количество электронных и гибридных дел.
Ошибка № 4. Неправильное заполнение гр. 2 «Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)»
Заголовок дела в краткой форме должен отражать состав и содержание документов, включенных в дело. Он должен быть кратким, конкретным и доступным для восприятия.
Не допускается:
– использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело, такие как: «Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т.п.;
– заменять в заголовке дела название вида документа указанием действия: «Рассмотрение», «Проверка», «Закупки» и т.д. Например, вместо заголовка «Проверки денежного обращения и кассовых операций» необходимо использовать «Документы о результатах проверок денежного обращения и кассовых операций (программы, справки, докладные записки и др.)».
Стоит уделить внимание документам с ограничительным грифом «Для служебного пользования», так как дела, в которые они формируются, включаются в номенклатуру дел. В таком случае заголовок дела желательно формулировать обобщенно: «Документы с ограничительным грифом «Для служебного пользования».
Ошибка № 5. Неправильная систематизация заголовков дел внутри раздела
Систематизация заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел не должна носить произвольный характер, так как определена нормативными правовыми актами (Инструкцией по делопроизводству, Правилами работы архивов). Заголовки дел в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:
– нормативные правовые акты Республики Беларусь (законы Республики Беларусь, декреты, указы Президента Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь и др.);
– учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.);
– распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);
– распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.);
– организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);
– протоколы;
– планы;
– отчеты;
– договоры;
– справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);
– переписка;
– учетно-регистрационные формы;
– номенклатура дел организации и выписки из нее.
Порядок систематизации иных заголовков дел определяет составитель номенклатуры.
Заголовки дел внутри каждой группы систематизируются в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты – перед квартальными и месячными, переписка с вышестоящими организациями – перед перепиской с иными организациями и т.д.
При расположении заголовков дел в группах в соответствии со сроками хранения первыми следует располагать заголовки дел постоянного хранения, после – временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения. Однородные заголовки дел, сформированных по корреспондентскому или географическому признакам, указывайте в номенклатуре дел в алфавитном порядке.
Документ:
Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень типовых документов).
Ошибка № 6. Неправильное заполнение гр. 4 «Сроки хранения (тома, части) и № пункта (статей) по перечню»
Для определения срока хранения документа следует использовать Перечень типовых документов, который обязателен к применению всеми и должен использоваться независимо от вида носителя документа.
Для определения сроков хранения специфических документов определенной отрасли (здравоохранения, образования и т.п.) применяются (в случае наличия) перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности государственных органов и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения (далее – ведомственный перечень). Также следует принимать во внимание (при наличии таковых) перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения. Однако при использовании данных документов учитывайте ряд нюансов. Так, при применении ведомственных перечней помните, что они могут быть использованы только теми организациями, на которые непосредственно распространяется их действие. К примеру, если учреждение образования не подчиняется Министерству образования, то и перечень документов, образующихся в деятельности этого министерства, не применим к такому учреждению.
Обратите внимание, что в перечни постоянно вносятся изменения и сроки, указанные в ведомственных перечнях, не всегда могут соответствовать срокам, указанным в Перечне типовых документов. Необходимо учитывать время разработки и утверждения ведомственных перечней и следить за изменениями, вносимыми в Перечень типовых документов. В случае расхождения руководствоваться нужно нормами Перечня типовых документов. Если изменения в перечень (перечни) документов были внесены в течение делопроизводственного (календарного) года и влекут изменение сроков хранения дел, закрепленных в номенклатуре дел организации (выписках из нее), в номенклатуру вносятся соответствующие изменения путем зачеркивания старой записи и указания рядом нового срока хранения и номера пункта (статьи) по перечню.
ЭТО ВАЖНО! Для электронных документов, формируемых в электронные дела, устанавливаются сроки, предусмотренные для аналогичных документов на бумажном носителе.
Для документов, которые не отражены в вышеперечисленных перечнях (в т.ч. и для электронных документов, не являющихся аналогами бумажных документов), сроки хранения определяются ЦЭК (ЭК) организации и оформляются протоколом заседания ЦЭК (ЭК) и в номенклатуре в гр. 5 «Примечание» дается ссылка на дату и номер протокола.
Организация, являющаяся источником комплектования государственного архива, согласовывает решение ЦЭК (ЭК) об установлении срока хранения документов с соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполкома.
Организация, не являющаяся источником комплектования государственного архива, согласовывает решение ЭК об установлении сроков хранения документов с ЦЭК вышестоящей организацией (при ее наличии).
Учтите, что в Перечне типовых документов сроки хранения указаны в гр. 3 и 4. Следует правильно выбирать необходимую графу при определении сроков хранения документов в той или иной организации, так как сроки, указанные в разных графах, иногда отличаются. В гр. 3 Перечня типовых документов указаны сроки для документов государственных органов, иных государственных организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организаций и индивидуальных предпринимателей. В гр. 4 – установлены сроки хранения для документов государственных организаций, не являющихся источником комплектования государственных архивов.
Олег Посредников, младший научный сотрудник
отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского
института документоведения и архивного дела
