Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности в Республике Беларусь. На основании записей в трудовой книжке подтверждается стаж работы.
Порядок заполнения данного документа определяется Инструкцией № 40.
Трудовые книжки наниматель заполняет на всех работников, работающих свыше 5 дней, в т.ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной (п. 4 Инструкции № 40).
Записи в трудовую книжку производятся аккуратно, ручкой-роллером (в т.ч. шариковой), гелевой или перьевой ручкой, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) синего, фиолетового или черного цвета. Записи дат во всех разделах и графах трудовой книжки производятся арабскими цифрами, при этом число и месяц указываются 2-значными числами, год – 4-значными числами.
Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер, за исключением записи о наименовании нанимателя.
При учете, ведении, хранении трудовых книжек случаются ошибки. Рассмотрим основные из них и предложим варианты их исправления.
Ошибка 1. Книга учета трудовых книжек заверена подписью кадровика
Наниматель или уполномоченное должностное лицо нанимателя, оформляющее прием и увольнение работников (далее – должностное лицо), обязаны вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее – книга учета) по форме согласно приложению к Инструкции № 40 (п. 79 Инструкции № 40).
Документ:
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40).
Книга учета ведется кадровой службой или другим структурным подразделением, должностным лицом. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним).
Как правильно. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя).
Чтобы кадровик мог заверить книгу учета трудовых книжек, нанимателю необходимо издать приказ, в котором будет предусмотрено полномочие кадровика на заверение книги учета.
Если такого приказа нет, то книгу учета трудовых книжек должен заверять подписью только наниматель (директор).
Ошибка 2. Трудовые книжки лежат в шкафу
Чтобы обеспечить сохранность трудовых книжек и ограничить доступ к ним третьих лиц, хранить их нужно как документы строгой отчетности, т.е. с применением усиленных мер защиты.
При поступлении работника на работу трудовая книжка передается на хранение нанимателю.
Это значит, что как только работник и наниматель оформили трудовые отношения, наниматель берет на себя обязательство хранить трудовую книжку работника и несет ответственность за ее хранение.
После регистрации трудовой книжки в книге учета уполномоченное лицо (например, кадровик) обязано выдать расписку о получении трудовой книжки, которая составляется в произвольной форме с указанием реквизитов нанимателя. О получении расписки работник ставит подпись в книге учета.
Как только были произведены вышеуказанные действия, наниматель несет полную ответственность за хранение, учет и ведение трудовой книжки работника.
Как правильно. Храните трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах), которые обеспечат их сохранность с учетом требований п. 80 Инструкции № 40.
Не советуем так поступать! Не храните трудовые книжки в обычном шкафу, тумбочке или ином доступном для третьих лиц месте, которое не защитит документы от утраты или порчи.
Документ:
Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196 (далее – Инструкция № 196).
Ошибка 3. Не ведется учет поступления и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
Бланки трудовой книжки и вкладыши к ней являются бланками документов с определенной степенью защиты (далее – БСЗ) (п. 80 Инструкции № 40).
Учет поступления и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, учет испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и их уничтожения ведутся в порядке, установленном для БСЗ. Ранее БСЗ назывались бланками строгой отчетности. Порядок их использования и учета предусмотрен Инструкцией № 196.
Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя организации (индивидуальным предпринимателем) (п. 3 Инструкции № 196). При этом должен быть организован надлежащий учет и обеспечена сохранность бланков строгой отчетности.
Инвентаризация бланков строгой отчетности в местах их хранения проводится комиссией организации (индивидуальным предпринимателем).
Как правильно. Поступившие бланки строгой отчетности должны быть оприходованы материально ответственным лицом. Материально ответственное лицо отражает поступление бланков строгой отчетности в приходно-расходной книге по учету БСЗ. Учет движения (приход, расход, остаток) БСЗ ведется материально ответственными лицами в количественном выражении по номерам и сериям и отражается в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности по графам «приход», «расход», «остаток».
За нарушение должностным лицом установленного порядка учета, хранения и перевозки бланков строгой отчетности предусмотрена административная ответственность в соответствии со ст. 23.21 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.
Ошибка 4. Внесены записи не в тот раздел
Записи об обучении, повышении квалификации, поощрениях, работе в трудовую книжку работника необходимо вносить в соответствующий раздел трудовой книжки. Если бланк трудовой книжки не предусматривает определенного раздела, например «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке», такие сведения необходимо вносить в раздел «Сведения о работе».
Как правильно. Если при заполнении трудовой книжки запись была внесена не в тот раздел, то нанимателю (должностному лицу, уполномоченному на внесение записей в трудовую книжку) необходимо отменить запись, произведенную не в том разделе, и внести ее в нужный раздел.
Ошибка 5. Выдача работнику трудовой книжки под честное слово
Работнику нельзя отказывать, если он просит выдать трудовую книжку.
Как правильно. Чтобы у лица, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек, было основание выдать работнику трудовую книжку, работник должен написать соответствующее заявление. Трудовая книжка выдается не позднее чем в 5-дневный срок со дня подачи заявления. При этом трудовая книжка, дубликат трудовой книжки выдаются сроком не более чем на 5 календарных дней.
При получении трудовой книжки работник составляет в произвольной форме расписку, где указывает факт получения трудовой книжки на руки, дату получения и обязательство ее возврата.
Не советуем так поступать! Если вы отдадите трудовую книжку работнику без расписки, то ответственность за утерю, порчу трудовой книжки будет нести наниматель.
Вопросы по теме
Обязана ли организация иметь запас новых бланков трудовых книжек?
Законодательством Республики Беларусь такая обязанность не предусмотрена.
Обязанность нанимателя – своевременно оформить новому работнику трудовую книжку (если при поступлении на работу она у него не заведена, отсутствует) и внести запись о приеме на работу.
На лицо, впервые поступающее на работу, наниматель в присутствии работника не позднее 7 календарных дней со дня приема на работу обязан заполнить трудовую книжку (п. 8 Инструкции № 40).
Как правильно. Целесообразно иметь в наличии хотя бы один чистый бланк трудовой книжки, чтобы вовремя завести трудовую книжку на нового работника. То же самое касается вкладыша к трудовой книжке. Срок заведения вкладыша – не позднее 15 календарных дней со дня поступления заявления работника (часть вторая п. 64 Инструкции № 40).
Сотрудница, ответственная за ведение трудовых книжек, испортила новый бланк, когда вносила сведения о работнике. Руководитель требует возместить стоимость испорченного бланка. Прав ли он?
Поскольку при получении бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) наниматель уплачивает определенную цену, а после выдачи такого бланка его стоимость компенсирует работник, считаем, что руководитель вправе требовать возмещения суммы за испорченный бланк.
При заполнении книги учета движения трудовых книжек кадровик допустил ошибку в номере документа. Как правильно внести изменения? Чем руководствоваться?
Прямое указание на исправление ошибок, допущенных в книге учета, в законодательстве Республики Беларусь отсутствует. Можно руководствоваться правилами исправления ошибок в первичных документах, а значит, использовать различные корректирующие жидкости и другие подобные способы крайне не рекомендуется. Можно использовать способ, предусмотренный Инструкцией № 40 для внесения исправлений в трудовую книжку: внести запись «запись № считать недействительной» и проставить подпись лица, уполномоченного на заверение книги учета.
Организация изменила наименование и организационно-правовую форму с ООО на ОДО. Обязательно ли менять обложку книги учета трудовых книжек?
В случае изменения наименования организации (организационно-правовой формы) такие изменения подлежат регистрации в электронном банке данных бланков документов и БСЗ, также вносится запись об изменении организации в трудовую книжку работника. Считаем, что наниматель должен изменить и обложку книги учета.
Елена Смирнова, юрист
