Как оформить обложку при подготовке дела в архив (Окончание)

(Окончание. Начало см.: «Я – специалист по кадрам», 2019, № 9.)

Дата (крайние даты) дела

На обложке дела арабскими цифрами проставляется дата дела (крайние даты документов, включенных в дело). При заведении дела в делопроизводстве на его обложке указывается только год, в котором данное дело заводится. На обложках дел временного (до 10 лет включительно) хранения после окончания их делопроизводством реквизит «Дата (крайние даты) дела» не уточняется и не дополняется, в отличие от даты на обложках дел длительного хранения, которая при подготовке к передаче в архив в реквизите «Дата (крайние даты) дела» уточняется и дополняется.

Дата указывается в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются парами цифр, после которых ставятся точки, год – четырьмя цифрами. Если день месяца или месяц выражаются однозначными числами, то перед ними проставляются нули.

Например: Начато: 04.06.2018.

Окончено: 11.12.2018.

ЭТО ВАЖНО! Крайними датами дела являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Крайними датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника. Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке каждого тома указываются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в конкретный том.

Как правило, датой документа является дата его подписания. Однако это правило не распространяется на ряд документов:

– датой протокола, акта будет являться дата события, зафиксированного в документе, т.е. дата протоколируемого мероприятия или дата актируемого события соответственно;

– датой постановления, решения – дата их принятия;

– датой утверждаемого документа (плана, отчета, инструкции, положения и др.) – дата его утверждения.

Датой совместного документа на бумажном носителе является дата его подписания последней организацией (п. 46 Инструкции по делопроизводству). Датой включения документа в личное дело будет являться дата подшивки документа в данное дело.

При определении крайних дат дела не учитываются даты приложений (за исключением приложений к протоколам), а также даты отметок об исполнении, резолюций, различных отметок исполнителей.

Если в дело сформированы протоколы с приложениями к ним, при определении дат заведения и окончания дела учитываются даты приложений к протоколам. Например, если документы, прилагаемые к протоколу (докладные записки, справки и др.), имеют более раннюю дату, чем дата протокола, то на обложку дела выносится дата самого раннего документа-приложения.

Даты дел с планами, отчетами, штатными расписаниями, личными карточками уволенных работников, лицевыми счетами включают только год.

Документ:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).

На обложках дел с планами, отчетами, штатными расписаниями, а также делами, содержащими один документ, реквизит «Дата (крайние даты) дела» не указывается, если дата отражается в заголовках дел.

Схожая ситуация складывается в отношении даты дела, содержащего один документ: в таком случае датой документа будет дата, указываемая в заголовке дела. Соответственно реквизит «дата» на обложке не оформляется.

Если делом является журнал регистрации документов, то датами такого дела будут точные календарные даты (число, месяц, год) первой и последней регистрационных записей в журнале. Например, датами журнала регистрации распорядительных документов (приказов, распоряжений, указаний) и протоколов будут даты первого и последнего документов, зарегистрированных в журнале. Датами журнала регистрации входящих документов будут даты регистрации
первого и последнего поступивших документов независимо от дат самих документов.

Если в дело включены документы за более ранний период, чем год формирования дела, то под датой дела делается отметка: «Имеются документы за… год(ы)» или «Имеется документ от…».

Например: Начато: 15.02.2018.

Окончено: 28.11.2018.

Имеются документы за 2017 год.

Если дело начато в одной организации, а окончено в другой, то на обложке проставляют три даты: дата заведения дела в первой организации, под ней дата поступления дела в другую организацию, ниже дата окончания дела во второй организации.

Например: Начато: 12.03.2018.

14.08.2018.

Окончено: 24.10.2018.

Если дата документа или отдельные ее элементы определены приблизительно, в т.ч. на основании анализа содержания документов дела, то дата или ее отдельные элементы при оформлении обложки дела заключаются в квадратные скобки.

Например: [Не ранее 21].08.1998.

[Не позднее 2006 г.]

[21.05.2004]

Количество листов в деле

Количество листов на обложке дела указывается арабскими цифрами в целях контроля и обеспечения сохранности документов в деле, на основании данных листа-заверителя (составляется на отдельном листе для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния), без учета листов внутренней описи (нумеруются отдельно). Количество листов указывается на обложках дел длительного хранения после окончания их ведения в
делопроизводстве при подготовке к передаче в архив организации.

Например: На 156 листах.

ЭТО ВАЖНО! Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) имеет самостоятельную нумерацию листов.

Срок хранения дела

Реквизит «Срок хранения дела» указывается на обложке дела ниже реквизита «Количество листов в деле» в соответствии с номенклатурой дел.

На делах постоянного хранения указывается: «Хранить постоянно». Для дел временного хранения указывается соответствующий срок хранения.

Например: Хранить 5 лет.

Хранить постоянно.

Архивный шифр

На обложках дел, подготовленных к передаче в архив организации и внесенных в опись дел структурного подразделения, мягким черным графитным карандашом производится временная шифровка дел в соответствии с описью дел структурного подразделения. Временный шифр включает номер описи структурного подразделения, в которую включено дело, и номер дела в этой описи. Временный шифр проставляется в левом нижнем углу обложки дела.

Например: Оп. № 3-2019.

Д. № 15.

Архивный шифр присваивается делам в архиве организации после составления сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При внесении дел в соответствующие описи каждому из них присваивается порядковый номер, под которым дело учитывается в архиве.

При горизонтальном способе хранения документов шифр проставляется на лицевой стороне обложки дела в нижнем левом и верхнем правом углах и включает номер фонда, номер описи, номер дела по описи. При вертикальном способе хранения шифр проставляется на корешке обложки и в нижнем левом углу лицевой стороны обложки.

Например: Ф. № 33

Оп. № 1

Д. № 135

Документ:

постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25.11.2005 № 7 (с изменениями от 12.07.2017).

ЭТО ВАЖНО! Номер фонда указывается только в организациях, которые включены в списки источников комплектования государственных архивов, и присваивается соответствующим государственным архивом. Номер описи в данных организациях указывается после согласования с соответствующим государственным архивом. В иных организациях номер описи присваивается самостоятельно с учетом установленных правил нумерации описей.

Обложки личных дел работников

Ряд особенностей имеет оформление обложек личных дел работников. Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности, что и обусловливает продолжительность его хранения, а также особенности формирования, ведения и оперативного хранения (осуществляется кадровой службой организации, специалистом по кадрам). Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.

На обложке личного дела конкретизируется вид дела – «Личное дело». Несмотря на то что в номенклатуре дел организации личные дела учитываются под одним индексом, индекс из номенклатуры дел на обложки личных дел не переносится. Индексами личных дел являются порядковые номера, присваиваемые им по журналу (книге) учета личных дел.

Заголовком личного дела являются фамилия, имя и отчество работника, на которого заведено личное дело, указываемые в именительном падеже. В процессе ведения личного дела указанные сведения могут уточняться. В таком случае прежняя (устаревшая, недействительная) информация заключается в скобки, а новая записывается над ней. В основном это касается фамилий работников.

Например:

Датой заведения личного дела, указываемой на обложке при заведении дела, является дата распорядительного документа (постановления, приказа, распоряжения, решения) о приеме работника на работу (назначении на должность).

Датой окончания ведения личного дела, указываемой на обложке при подготовке дела к передаче в архив организации, является дата распорядительного документа (постановления, приказа, распоряжения, решения) об увольнении работника с работы (освобождения от занимаемой должности). Дата окончания ведения личного дела указывается на его обложке при подготовке дела к передаче в архив организации.

При подготовке личного дела к передаче в архив организации (после увольнения работника) реквизиты обложки личного дела подлежат дополнительному оформлению и уточнению аналогично другим делам в организации.

Олег Посредников, младший научный сотрудник
Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела