Алгоритм действий, если работники не доехали до места командирования в связи с ДТП

Документ: Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).

Документ: Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35).

Ситуация

Работники организации 19 февраля 2018 г. направлены в однодневную командировку из г. Минск в г. Жодино на транспорте нанимателя. Накануне командировки работникам были выплачены суточные в размере 3 руб. 50 коп.

По пути следования к месту командировки автомобиль попал в ДТП. Работники с травмами легкой степени тяжести направлены в медучреждение на стационарное лечение (100 км от места основной работы). В место командировки работники не прибыли, командировочное удостоверение не отмечено.

По возвращении в организацию были представлены больничные на стационарное лечение с 19 по 20 февраля 2018 г., выданные медучреждением по месту ДТП. С 21 февраля 2018 г. открыты новые больничные: одному работнику на амбулаторное лечение, второму – на стационарное лечение в медучреждении по месту жительства (работы).

Как поступить с командировкой (отменить, продлить и (или) отозвать работников из нее)?

Каким образом оформить командировочное удостоверение, а также табель использования рабочего времени (с учетом больничного)?

В каком размере и за какой период нужно оплатить командировочные расходы?

Документ: Инструкция о порядке выдачи и оформления листков нетрудоспособности и справок о временной нетрудоспособности, утвержденная постановлением Минздрава и Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 09.07.2002 № 52/97 (далее – Инструкция № 52/97).

Командировка – вначале продлеваем, а затем отзываем работников

В законодательстве данная ситуация напрямую не регламентирована, но из анализа норм действующего законодательства можно предложить следующий вариант действий.

1. Наниматель вынужден продлить служебную командировку, поскольку в силу п. 5 Инструкции № 35 в случае стационарного лечения в организациях здравоохранения командированному работнику возмещаются суточные. Из этого положения можно сделать вывод, что период временной нетрудоспособности автоматически не прекращает командировку и не отменяет ее.

2. Отозвать командированных работников. В данном случае отмена не рассматривается. Отзыв из служебной командировки предполагает возвращение работников к месту жительства (месту пребывания). Однако нанимателю нужно учитывать, позволяет ли это сделать состояние здоровья сотрудника. Наниматель может отозвать работников из командировки после выписки их из организации здравоохранения (т.е. последний день командировки и соответственно день, когда работники отзываются из нее, – 20 февраля 2018 г.). Эти действия направлены на то, чтобы отзыв не повлек нарушение лечебного режима, установленного врачом (абз. 4 части первой, часть вторая подп. 73.6.3 п. 73 Инструкции № 52/97). Нарушение режима может отрицательно сказаться на здоровье больного и стать основанием для уменьшения размера пособия по временной нетрудоспособности (подп. 19.2 п. 19 Положения).

3. Наниматель может командировать для выполнения порученного ранее служебного задания других сотрудников.

Документ: Положение о порядке обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28.06.2013 № 569 «О мерах по реализации Закона Республики Беларусь «О государственных пособиях семьям, воспитывающим детей» (далее – Положение).

Оформление служебного удостоверения

Из-за того что работники по объективным причинам не прибыли к месту служебной командировки, в командировочном удостоверении будут стоять отметки о дне выбытия их с места работы и прибытии обратно и будут отсутствовать отметки о датах прибытия и выбытия из места командировки. Работники не выполнили служебное задание по уважительной причине, что подтверждается листком нетрудоспособности, при необходимости – докладными (объяснительными) записками.

Поскольку период временной нетрудоспособности командированного работника не включается в срок командировки для выполнения служебного задания (п. 5 Инструкции № 35), то эти дни в табеле использования рабочего времени нужно отмечать на основании листка нетрудоспособности буквой «Б». Командировочные расходы (в частности, суточные) бухгалтерия возмещает на основании авансового отчета.

Возмещение командировочных расходов

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться к месту жительства (месту пребывания) (но не свыше 40 календарных дней) (п. 5 Инструкции № 35). При стационарном лечении в организациях здравоохранения командированному работнику возмещаются суточные и расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы.

Правда, с размером суточных не все так однозначно. Работники первоначально были командированы на 1 день. Соответственно им полагаются суточные при однодневной командировке. Однако в силу сложившихся обстоятельств – ДТП и, как следствие, временная нетрудоспособность (стационарное лечение) – командировка продлевается. Но при этом период временной нетрудоспособности не включается в срок командировки. То есть при продлении командировки на срок временной нетрудоспособности она может остаться однодневной:

– с одной стороны, мы имеем 2 дня (19 и 20 февраля – работники находились на стационарном лечении в г. Жодино), когда работникам полагаются суточные;

– с другой – все дни командировки включаются одновременно в период временной нетрудоспособности работников, поэтому в срок командировки не включаются.

В данном случае необходимо компетентное разъяснение Минфина.

По мнению автора, с учетом продления командировки она перестает быть однодневной. В такой ситуации суточные следует начислять из размера 7 руб. за каждый день служебной командировки (п. 1 постановления Минфина Республики Беларусь от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках»).

Алгоритм действий нанимателя

Шаг 1. Установите обстоятельства, послужившие основанием для продления служебной командировки.

Таким обстоятельством является госпитализация командированных работников, пострадавших в результате ДТП. На практике командировку отменяют в случае, если работник еще не отбыл из места отправления (с работы).

Шаг 2. Издайте приказ о продлении срока служебной командировки.

Инициировать продление командировки может непосредственный руководитель работника.

Продление срока служебной командировки оформляется в том же порядке, что и направление в служебную командировку (часть первая ст. 92 ТК, п. 2 Инструкции № 35). Приказы о командировании относятся к категории приказов по личному составу. Срок их хранения зависит от продолжительности командировки:

• 3 года – для непродолжительных (менее месяца) командировок;

• 75 лет – для длительных (более месяца) командировок (подп. 21.3, 21.4 Перечня № 140).

Документ: перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140).

Регистрационный индекс приказа (распоряжения) о командировании дополняется литерой «л» (подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

В приведенной ситуации командировка продлевается на срок временной нетрудоспособности (нахождение работников на стационарном лечении).

Шаг 3. Издайте приказ об отзыве работников из командировки.

Поскольку отмена командировки в такой ситуации не предусмотрена законодательством, оформите отзыв из служебной командировки. Отзыв как один из вариантов изменения срока командировки оформляется приказом (распоряжением) нанимателя.

В данном случае отзыв целесообразно оформить после выписки работников из учреждения здравоохранения населенного пункта, в который работники были направлены в командировку, и прибытия их в место жительства. В приказе укажите срок окончания служебной командировки.

Шаг 4. Произведите учет временной нетрудоспособности в командировке.

В составе отработанного времени отдельно учитывается время служебных командировок (часть пятая ст. 133 ТК).

Документ: Указания по заполнению в формах государственных статистических показателей по труду, утвержденные постановлением Минстата Республики Беларусь от 29.07.2008 № 92 (далее – Указания).

В настоящее время статистические показатели по труду заполняются в соответствии с Указаниями. Однако условные обозначения учета рабочего времени в нем не предусмотрены.

Поскольку время нетрудоспособности, приходящееся на период служебной командировки, в срок командировки не включается, то его принято обозначать буквенным кодом «Б». В данном случае все время служебной командировки будет обозначено буквенным кодом «Б». То есть работник, ответственный за расчет и начисление заработной платы, о выплате суточных должен узнать не из табеля использования рабочего времени, а из авансового отчета.

Пример заполнения табеля при служебных командировках (фрагмент)

Шаг 5. Командированный работник по возвращении из командировки представляет авансовый отчет

Командированные работники, получившие денежные средства под отчет, в т.ч. с использованием корпоративной (личной) банковской платежной карточки, на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны представить в бухгалтерскую службу организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные денежные средства в сроки, установленные законодательством (п. 8 Инструкции № 35, п. 37 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107).

В авансовом отчете указывают произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду, сумму суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы. К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

– командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места служебной командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой, печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник. При командировании работника к индивидуальному предпринимателю, физическому лицу командировочное удостоверение заверяется подписью данного лица с ее расшифровкой, указанием данных документа, удостоверяющего личность;

– подлинные проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно (при наличии);

– подлинные документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

– отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Наличные деньги выдаются под отчет при условии полного отчета по ранее полученным на командировочные расходы суммам.

Работники, о которых идет речь в ситуации, прилагают к авансовому отчету командировочное удостоверение без отметок о датах прибытия и выбытия из места служебной командировки. В отчете о проделанной работе они могут пояснить, по какой причине не смогли выполнить служебное задание (ДТП, временная нетрудоспособность).

Владимир Самосейко, юрист