В данной статье на практических ситуациях рассмотрены сложные вопросы, с которыми сталкиваются специалисты по кадрам при оформлении штатного расписания.
Ситуация 1
В коммерческой организации вводится штатное расписание. Какое должно быть минимальное содержание данного локального нормативного правового акта?
В связи с тем что законодательство не устанавливает напрямую каких-либо требований к содержанию штатного расписания, на практике возникают сложности при определении необходимого (минимального) его содержания.
Исходя из отдельных актов законодательства, можно определить следующее минимальное содержание штатного расписания:
– наименования должностей служащих и профессий рабочих (ст. 1, 19 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)) и их количество (т.е. количество штатных единиц);
– потребность нанимателя в вакансиях (в целях законодательства о занятости населения (абз. 9 части первой ст. 21 Закона РБ от 15.06.2006 № 125-З «О занятости населения Республики Беларусь» (далее – Закон о занятости));
– размер тарифной части оплаты труда (ст. 68 ТК, ст. 21 Закона о занятости);
– внутренний трудовой распорядок (ст. 194 ТК) в части отражения при построении списка должностей и профессий структуры внутреннего управления организацией (подчинение и соподчинение участников управления) наряду с другими локальными нормативными правовыми документами (например, уставом, положением о структурных подразделениях, должностными инструкциями и др.).
Ситуация 2
На практике специалисты по кадрам при замещении временно отсутствующего работника (во время его отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет) вводят дополнительную штатную единицу. Их аргументы следующие: за работником в такой ситуации сохраняется прежняя работа (часть первая ст. 150, часть третья ст. 183 ТК) и на одной должности одновременно не может быть 2 человека. Поэтому иногда и оформляют 2 штатные единицы: одну – за временно отсутствующим работником, вторую – для замещающего работника. Однако это неверно.
Обосновать данную позицию можно двумя способами.
1. В штатном расписании отражается количество должностей, а не количество работников. Это следует из определений трудового договора, приведенного в ст. 1 ТК, и трудовой функции, предусмотренной в п. 3 части второй ст. 19 ТК, согласно которым прием на работу осуществляется по должностям, профессиям, предусмотренным штатным расписанием. Запись о наименовании профессии, должности также производится на основании штатного расписания и должна соответствовать Общегосударственному классификатору РБ ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих», утвержденному постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 22.10.2009 № 125 (далее – ОКПД) (п. 21 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30).
В отдельных нормативных правовых актах прямо определено, что в штатном расписании указываются должности (а не фактическая численность работников) (например, в п. 1 Порядка составления штатного расписания организаций здравоохранения, финансируемых из бюджета, системы Министерства здравоохранения Республики Беларусь, утвержденного приказом Минздрава РБ от 16.04.2003 № 70; п. 1 Порядка составления штатного расписания учреждений социальной защиты, утвержденного приказом Минсоцзащиты РБ от 07.12.1995 № 50).
К сожалению, определение должности, приведенное в ст. 1 ТК (а затем продублированное в п. 4 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих (далее – ЕКСД), утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКСД) и п. 2 ОКПД), не совсем отражает природу данного понятия. Так, согласно указанным нормативным правовым актам должность – это служебное положение работника (служебное положение в данном случае отличает служащего от рабочего. – Прим. авт.), обусловленное кругом его обязанностей, должностными правами и характером ответственности. То есть исходя из данного определения следует, что должность становится в зависимость от работника (хотя, полагаем, должно быть наоборот). Следовательно, при таком определении должности невозможно вообще говорить о вакансии как о свободном рабочем месте (должности).
Более удачно (по мнению автора) определение государственной должности, приведенное в ст. 4 Закона РБ от 14.06.2003 № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь». Так, согласно этой статье государственная должность – это штатная единица государственного органа с определенным для занимающего ее лица кругом обязанностей по исполнению и обеспечению полномочий данного государственного органа.
Таким образом, в штатном расписании (локальном нормативном правовом акте) наниматель отражает должности и профессии как штатные единицы, в которых он испытывает потребность, определяя их должностные (функциональные) права и обязанности в должностных или рабочих инструкциях (с которыми согласно п. 2 части первой ст. 54 ТК наниматель обязан ознакомить работника при приеме на работу), определяющих правовое положение работника.
Следовательно, штатная единица отражает потребность нанимателя в определенных видах работ (и их объеме), которые выполняются по трудовому договору и определяются в форме наименования должности или профессии.
Прием замещающего работника не изменяет вид, характер замещающих работ и их объем. Соответственно в штатном расписании как в документе, в котором отражается потребность нанимателя в определенных работах, нет необходимости во введении дополнительной штатной единицы, поскольку у нанимателя не увеличилась потребность в дополнительных работах.
2. Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, а также в случаях, предусмотренных ТК (часть вторая ст. 17 ТК). Так, срочный трудовой договор может заключаться на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с ТК сохраняется место работы (п. 4 части первой ст. 17 ТК).
По заявлению женщины ей предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет (часть первая ст. 185 ТК). На время социальных отпусков (в т.ч. отпусков по беременности и родам, а также по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет) за работником сохраняется прежняя работа (часть третья ст. 183 ТК). Под прежней работой понимается выполнявшаяся до отпуска работа у того же нанимателя, по той же специальности, должности и квалификации на том же рабочем месте (часть третья ст. 153 ТК).
Если исходить из того, что при замещении работника, за которым сохраняется прежняя работа, следует вводить дополнительные штатные единицы, то необходимо тогда иметь и 2 штатные единицы, например, директора, главного бухгалтера и т.п. А если имеет место случай, когда замещающий работник также уходит в отпуск по беременности и родам, а далее – в отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, а за ним следующий замещающий работник и т.п., тогда получается, что необходимо каждый раз вводить новые штатные единицы.
Если вводить дополнительные штатные единицы, то возникает вопрос: на каком основании заключается срочный трудовой договор? Как ранее говорилось, срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, а также в случаях, предусмотренных ТК. Связи между вновь вводимыми штатными единицами и должностями, которые сохраняются за работником, находящимся в социальном отпуске, как таковой нет.
Правда, некоторые специалисты в такой ситуации предлагают в графе «Примечание» штатного расписания указывать, что штатная единица вводится на время социального отпуска. Надо признать, что данная позиция в какой-то степени полезна. Например, при сокращении должности можно уволить замещающего работника. Однако такая позиция фактически равнозначна ситуации, когда с замещающим работником заключается контракт (уволить согласно ст. 38 ТК нельзя, приходится сокращать должность и увольнять замещаемого работника по п. 1 ст. 42 ТК).
В то же время трудовой договор, в частности, должен содержать в качестве обязательного условия условие о трудовой функции, т.е. о работе по одной или нескольким должностям или профессиям (п. 3 части второй ст. 19 ТК).
Следовательно, предметом трудового договора является работа по определенной (точнее, указанной сторонами в трудовом договоре) должности (профессии), предусмотренной штатным расписанием. Соответственно прием работника на основании п. 4 части первой ст. 17 ТК осуществляется с поручением замещаемому работнику прав и обязанностей по должности, которая была оговорена в трудовом договоре замещаемого работника (т.е. на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника), от которых он освобождается, когда замещаемый работник выходит на работу (ст. 38 ТК).
Поручение работы (обязанностей) отсутствующего работника при приеме замещаемого работника на новую (отдельную) должность (штатную единицу) будет такой формой замещения, как выполнение обязанностей временно отсутствующего работника (ст. 67 ТК). Точнее, этому работнику кроме оплаты труда по занимаемой (введенной) должности необходимо установить соответствующую доплату.
Пример
Работницу, занимающую должность юрисконсульта, а также на условиях внутреннего совместительства должность специалиста по кадрам, на время ее отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет замещает другой работник: по должности юрисконсульта – на условиях трудового договора, заключенного согласно п. 4 части первой ст. 17 ТК, а по должности специалиста по кадрам – на условиях ст. 67 ТК. Такое замещение можно указать, например, в графе «Примечание» штатного расписания.
Ситуация 3
Работнику поручена работа по 2 и более должностям (работам).
Как это должно отражаться в штатном расписании?
Законодательством о труде предусмотрено право нанимателя поручать работнику трудовую функцию по нескольким профессиям, должностям. Это следует из определений трудового договора, приведенного в ст. 1 ТК, и трудовой функции, предусмотренной п. 3 части второй ст. 19 ТК. Так, согласно им работнику может поручаться работа по нескольким профессиям, должностям.
Однако, предоставив такое право нанимателю, законодатель не полностью урегулировал порядок оформления предоставления такой работы (в т.ч. в штатном расписании).
На практике и в специализированной литературе в последнее время появились различные рекомендации и подходы.
Выделяют 2 основных случая поручения работы по нескольким должностям, профессиям: с возможностью и без возможности раздельного учета рабочего времени. Коротко характеристика такого подхода представлена ниже в таблице:
При возможности раздельного учета рабочего времени по нескольким должностям (профессиям) оформление такой работы в штатном расписании может выглядеть следующим образом.
Трудовой договор (контракт), по мнению представителей такого подхода, в этой ситуации должен содержать наименования 2 профессий (должностей). Например, в соответствующем разделе трудового договора (контракта) может быть предусмотрена следующая запись:
«Наниматель заключает контракт с Ивановым И.И. на работу по профессиям «слесарь-ремонтник 4-го разряда» с часовой тарифной ставкой 14 200 руб. и «электрогазосварщик 3-го разряда» с часовой тарифной ставкой 11 800 руб. сроком на 1 год с 3 января 2014 г. по 2 января 2015 г.».
Однако насколько данный подход соответствует законодательству? Так, трудовая функция – это работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной инструкцией. При одном прочтении данного определения может сложиться мнение, что эти несколько должностей (профессий) должны быть предусмотрены штатным расписанием (потому что нет разницы – по одной должности или по нескольким заключается контракт, ведь их наименования должны быть указаны в штатном расписании). В такой ситуации вышерассмотренный подход более чем логичен. Однако в дальнейшем возникают вопросы:
1) в конце определения трудовой функции должностная инструкция используется в единственном числе, что предполагает наличие одной должности;
2) при раздельном учете рабочего времени, раздельной оплате, раздельных должностных (рабочих) инструкциях можно ли вообще говорить о единой трудовой функции и трудовом договоре? Не возникают ли в такой ситуации 2 трудовых договора, один из которых фактически будет трудовым договором по внутреннему совместительству?
Ответ можно найти в ЕКСД и Общих положениях Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (далее – ЕТКС), утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 34 (далее – Общие положения ЕТКС).
Так, при определении служащему трудовой функции по 2 или нескольким должностям наименование его должности может быть установлено:
– по одной из должностей с учетом наибольшего удельного веса выполняемых работ;
– как двойное наименование должности (п. 4 ЕКСД).
Условием установления двойного наименования должности является наличие составляющих этого наименования (производного наименования) должности в ОКПД (например, заместитель начальника управления – начальник отдела). При этом поручаемые работнику обязанности по каждой из должностей должны быть родственными по содержанию, равными по сложности и по уровню квалификации работника. Указанная должность имеет код должности по первому ее наименованию.
При этом в п. 10 ЕКСД конкретизирован первый случай поручения работы по двум или нескольким должностям (т.е. когда наименование должности производится по одной из должностей с учетом наибольшего удельного веса выполняемых работ). Так, по решению нанимателя трудовая функция (должностные обязанности) работника может предусматривать выполнение обязанностей, содержащихся в квалификационных характеристиках других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности и не требующих изменения квалификации служащего.
Вместе с тем при поручении работнику работы по 2 или нескольким должностям предусматривается одна должность, которая будет иметь наименование по одной из должностей с учетом наибольшего удельного веса выполняемых работ или двойное наименование. Соответственно в штатном расписании предусматривается только одна должность (одна штатная единица (или ее доля)).
Аналогичное правило установлено в отношении наименования профессий, за исключением возможности двойного наименования профессии. Так, в тех случаях, когда рабочий выполняет работу разных профессий, то наименование профессии рабочего устанавливается по основной работе с учетом наибольшего удельного веса выполняемых им работ (часть вторая п. 27 Общих положений ЕТКС).
Таким образом, при поручении работнику работ по 2 или нескольким должностям (профессиям) в штатном расписании предусматривается одна должность или профессия.
Ситуация 4
Работнику установлено неполное рабочее время.
Надо ли уменьшать размер тарифной ставки (оклада)?
Неполное рабочее время может также состоять в одновременном уменьшении норм продолжительности ежедневной работы и (или) числа рабочих дней в неделю (ст. 118 ТК).
Оплата труда работников с неполным рабочим временем производится пропорционально отработанному времени (при повременной форме оплаты труда) или в зависимости от выработки (при сдельной форме оплаты труда) (ст. 290 ТК).
Таким образом, при повременной оплате труда для пропорционального исчисления оплаты труда необходимо определить размер тарифной части заработной платы на целую ставку.
Так как форму штатного расписания и порядок его заполнения практически каждый наниматель определяет самостоятельно (за исключением, как правило, бюджетных организаций), то в штатном расписании можно предусмотреть порядок определения тарифной части заработной платы.
Ситуация 5
Как отразить оплату труда в штатном расписании, если в организации применяется система оплаты труда без Единой тарифной сетки работников РБ (далее – ЕТС) и тарифной сетки, определенной тарифным (местным) соглашением либо разработанной и утвержденной в организации (далее – ТС)?
Штатное расписание служит в качестве документа, определяющего тарифную часть заработной платы работников (их тарифные ставки (оклады)). Напрямую это в законодательстве не закреплено, но следует из части первой ст. 68 ТК (оплата труда при временном заместительстве производится в размере должностного оклада, предусмотренного штатным расписанием замещаемого работника (без надбавок и доплат)).
Заметим, что в законодательстве не дано определение того, что же является тарифной ставкой (окладом).
Исходя из гл. 2 Рекомендаций по определению тарифных ставок (окладов) работников коммерческих организаций и о порядке их повышения, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 11.07.2011 № 67 (далее – Рекомендации № 67), тарифные ставки (оклады) работника могут устанавливаться:
– на основе ЕТС;
– на основе тарифной сетки, определенной тарифным (местным) соглашением либо разработанной и утвержденной в организации (далее – ТС);
– без применения ЕТС (ТС).
В последнем случае размеры тарифных ставок (окладов) без применения ЕТС (ТС) наниматель может устанавливать:
– в процентном отношении от выручки, полученной от реализации продукции, товаров (работ, услуг);
– в процентном отношении от суммы заключенной внешнеэкономической сделки (договора) в зависимости от эффективности ее (его) реализации;
– путем установления фиксированных либо плавающих тарифных ставок (окладов);
– с использованием:
системы оплаты труда работников на основе оценки сложности труда (грейдирования);
иных систем оплаты труда работников, разработанных специалистами организации или предложенных организациями науки и научного обслуживания, ведущими прикладные практические исследования и разработки в данной сфере;
передового международного опыта.
Таким образом, размер тарифной ставки (оклада) согласно действующему законодательству – это не только определенная сумма, выраженная в денежных единицах (в белорусских рублях), но и, например, процент от выручки.
Соответственно в штатном расписании в таком случае тарифный оклад может выражаться как в рублях, так и процентах, коэффициентах и т.п.
Ситуация 6
Коммерческая организация приняла решение об установлефнии условий оплаты труда согласно Рекомендациям № 67. Ими предусмотрена различная тарификация руководителей функциональных и производственных структурных подразделений. Однако в самих Рекомендациях № 67 различия между указанными подразделениями не приведены.
В такой ситуации для правильной тарификации руководителей структурных подразделений можно воспользоваться ОКПД, в котором приведен перечень руководителей производственных структурных подразделений.
