В предыдущих номерах журнала нами были рассмотрены общие подходы к организации учета и регистрации документов, а также некоторые регистрационно-учетные формы, которые могут использоваться при регистрации тех или иных документов, образующихся в деятельности кадровой службы.
Как уже неоднократно отмечалось ранее, количество журналов (книг учета), ведущихся внутри организации, напрямую зависит от специфики ее деятельности, при этом существует ряд журналов (книг), которые должны вестись в
любой организации независимо от формы собственности, сферы деятельности и т.д. Рассмотрим их более подробно.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
Постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников» (далее – Инструкция) установлены требования к учету трудовых книжек работников. В частности, определено, что наниматель или уполномоченное им должностное лицо ведет следующую документацию по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:
– приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
– книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Постановлением № 30 также установлены формы данных документов.
В приходно-расходную книгу необходимо вносить все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книгу ведет бухгалтерия.
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведет кадровая служба или лицо, ответственное за оформление приема и увольнения работников. В книге должны быть зарегистрированы все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к нанимателю, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам, поступающим на работу впервые.
ЭТО ВАЖНО! Помните об обязанности выдать расписку работнику, от которого принимаете трудовую книжку. Форма расписки произвольная. Она должна содержать реквизиты организации, в т.ч. печать нанимателя.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением проследите за тем, чтобы уволенный работник расписался в личной карточке и в книге учета, собственноручно указав дату получения документа...
Полный текст читайте в журнале "Я - специалист по кадрам", № 15 / 2012.
