В статье рассказывается:
– как правильно определять и исчислять сроки хранения документов организации;
– для чего и как проводить экспертизу ценности документов;
– как правильно составить акт о выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для хранения или уничтожения осуществляется на основании экспертизы их ценности. Для этого в организациях образуются центральные экспертные комиссии или экспертные комиссии (далее – ЭК) (ст. 10 Закона).
Индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов без образования экспертной комиссии.
Справочно: требования к созданию, составу и порядку работы ЭК организации определены гл. 12 Инструкции по делопроизводству и гл. 9 Правил.
Документ: Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее – Закон).
Документ: Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила).
Документ: Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
ЭК создается в составе не менее 3 человек. Председателем ЭК назначают, как правило, заместителя руководителя организации, членами – руководителя делопроизводственной службы (лицо, выполняющее функции этой службы), руководителя архива организации (лицо, ответственное за архив), главного бухгалтера и других наиболее квалифицированных работников организации. В состав ЭК организации, являющейся источником комплектования государственного архива, может включаться работник соответствующего государственного архива.
Персональный состав ЭК утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации.
Образец приказа о создании ЭК смотрите в рубрике «Полезная документация» на с.___
ЭК действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации. Положение об ЭК организации, являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с соответствующим государственным архивом, иной организации – с центральной экспертной комиссией вышестоящей организации.
Справочно: основные задачи и функции ЭК в положении о ней определяются в соответствии с пп. 55 и 56 Правил.
ЭК является совещательным органом, решения которого оформляют протоколами, утверждаемыми руководителем организации. Решение ЭК может проводиться в жизнь приказом (распоряжением) руководителя организации, что не отменяет необходимости оформления протокола заседания ЭК (в этом случае протокол не утверждается).
Проведение экспертизы ценности документов. Отбор документов для дальнейшего хранения и уничтожения
В процессе проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности организации, осуществляется их отбор для дальнейшего хранения или уничтожения.
Требования к организации и порядку проведения экспертизы ценности документов закреплены в гл. 8 и 9 Правил.
Экспертиза ценности документов в организации проводится в 2 этапа:
1) в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при подготовке дел к передаче на хранение в архив организации;
2) в архиве организации при отборе и подготовке дел для передачи на постоянное хранение в государственный архив (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива), при выделении к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве осуществляется ежегодно делопроизводственной службой (лицом, выполняющим функции этой службы) совместно с ЭК, работниками структурных подразделений под непосредственным методическим руководством архива организации.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляются:
• отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу, для передачи в архив организации;
• отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях организации;
• отбор дел временного хранения за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению.
Непосредственный отбор документов для передачи в архив организации и выделения к уничтожению производится работниками структурных подразделений организации, в деятельности которых они были образованы. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет ЭК организации.
Экспертизу ценности документов в архиве организации проводят работники архива совместно с ЭК организации. В ходе экспертизы ценности документов в архиве организации осуществляются:
• отбор и подготовка дел постоянного хранения для передачи в государственный архив (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива);
• отбор хранящихся в архиве документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению.
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица.
Установление сроков хранения документов и дел
В процессе проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности организации, для решения вопроса об их дальнейшем хранении или уничтожении необходимо установить сроки хранения документов.
При определении сроков хранения организации, индивидуальные предприниматели обязаны руководствоваться нормами Перечня, а также (при наличии) ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения или перечнями документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.
При определении сроков хранения документов в конкретной организации необходимо правильно выбрать графу Перечня, так как сроки хранения, установленные в гр. 3 и 4 Перечня, в ряде случаев существенно различаются.
Документ: перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень).
Справочно: в случае отсутствия в Перечнях сроков хранения документов, образовавшихся в деятельности организации, решение об установлении сроков хранения этих документов принимается ЭК этой организации (пп. 55, 56 Правил).
Порядок и особенности исчисления сроков хранения документов и дел
Особое внимание следует обратить на порядок исчисления установленных Перечнем сроков хранения документов. Исчисление сроков хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (примечание 12 к Перечню).
Пример 1
Исчисление сроков хранения всех документов, отложившихся в делопроизводстве организации с января по декабрь 2017 г. и законченных делопроизводством в 2017 г., начинается с 1 января 2018 г.
Если в 2017 г. в организации было сформировано дело под заголовком «Документы лиц, состоящих в резерве руководящих кадров, не вошедшие в состав личных дел (характеристики, анкеты и др.)», а перечнем для указанных документов установлен срок хранения 3 года (п. 627 Перечня), то оно должно будет храниться в организации в течение 2018–2020 гг. Выделить его к уничтожению можно будет не ранее 1 января 2021 г.
При этом следует учитывать дополнительные условия выделения документов к уничтожению или их хранения в течение определенного срока, указанные в соответствии с п. 7 примечаний к Перечню в гр. 5 «Пояснения».
Типичные примеры исчисления сроков хранения документов в зависимости от установленных в графе 5 Перечня пояснений.
1. Пояснение «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет» (подп. 21.2, 21.4 п. 21, п. 34 Перечня) означает, что установленный Перечнем срок хранения соответствующих документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом проведения такой проверки.
Пример 2
Дело с перепиской по вопросам бухгалтерского учета и бухгалтерской и (или) финансовой отчетности было сформировано в делопроизводстве организации в 2008 г. Это дело должно храниться в организации 1 год после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (п. 169 Перечня).
Если соответствующая проверка налоговыми органами была проведена в 2012 г., то установленный 1-летний срок хранения этого дела должен исчисляться с 1 января 2013 г. Следовательно, данное дело временного хранения может быть уничтожено в установленном порядке не ранее 1 января 2014 г.
Если соответствующая проверка налоговыми органами не была проведена, то установленный 10-летний срок хранения этого дела должен исчисляться с 1 января 2009 г. Следовательно, данное дело временного хранения может быть уничтожено в установленном порядке не ранее 1 января 2019 г.
2. Пояснение «После ликвидации организации» (пп. 23, 828 Перечня) означает, что установленный Перечнем срок хранения соответствующих документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом ликвидации организации.
Пример 3
Дело с документами о создании и государственной регистрации государственной организации (постановление, свидетельство о государственной регистрации и др.) было сформировано в 1998 г. Организация не является источником комплектования государственного архива, поэтому в соответствии с гр. 4 п. 23 Перечня это дело должно храниться в течение 10 лет после ликвидации организации.
Если организация была ликвидирована в 2012 г., то установленный 10-летний срок хранения этого дела должен исчисляться с 1 января 2013 г. Следовательно, данное дело временного хранения может быть уничтожено в установленном порядке не ранее 1 января 2023 г. (документы ликвидированной организации должны быть переданы на хранение в территориальный архив либо в архив вышестоящей организации).
3. Пояснение «После замены новыми» (пп. 30, 83 Перечня) означает, что установленный Перечнем срок хранения соответствующих документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом утверждения (принятия) заменяющих их документов.
Пример 4
Должностные инструкции работникам организации были утверждены в 2002 г. и сформированы в отдельное дело. Это дело должно храниться в организации в течение 50 лет после замены включенных в него должностных инструкций новыми должностными инструкциями (п. 30 Перечня).
Если новые должностные инструкции работникам организации были утверждены в 2012 г., то установленный 50-летний срок хранения должностных инструкций 2002 г. должен исчисляться с 1 января 2013 г. Следовательно, данное дело временного хранения может быть уничтожено в установленном порядке не ранее 1 января 2063 г.
4. Пояснение «При условии замены новыми» (подп. 24.1 п. 24, подп. 26.1 п. 26, п. 27 и др. Перечня) означает, что соответствующие документы должны храниться в организации в течение установленного Перечнем срока, но не менее чем до 1 января года, следующего за годом принятия (утверждения) принятых взамен документов, даже если установленный срок их хранения уже истек.
Пример 5
Положения о структурных подразделениях государственной организации были утверждены в 2001 г. и сформированы в отдельное дело. Организация не является источником комплектования государственного архива, поэтому в соответствии с гр. 4 п. 27 Перечня это дело должно храниться в организации в течение 10 лет при условии замены положений о структурных подразделениях организации новыми. Установленный 10-летний срок хранения этого дела должен исчисляться с 1 января 2002 г.
Если новые положения о структурных подразделениях организации были утверждены в 2011 г., то данное дело временного хранения может быть уничтожено в установленном порядке не ранее 1 января 2012 г. Если новые положения о структурных подразделениях организации были утверждены в 2018 г., то данное дело временного хранения может быть уничтожено в установленном порядке не ранее 1 января 2019 г.
5. Пояснение «После окончания ведения» (пп. 48, 49 и др. Перечня) применяется, как правило, при исчислении сроков хранения регистрационно-контрольных форм (книг, журналов, картотек и т.п.). Регистрационно-контрольные формы ведутся до их полного заполнения в течение ряда лет. Данное пояснение означает, что установленный Перечнем срок хранения соответствующих документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом окончания ведения соответствующей регистрационно-контрольной формы (внесения последней записи в нее).
Пример 6
Книга учета проверок велась в организации в 2010–2015 гг. Эта книга должна храниться в организации в течение 5 лет после окончания ведения (п. 48 Перечня).
Установленный перечнем срок хранения этой книги должен исчисляться с 1 января 2016 г. Следовательно, данное дело временного хранения может быть уничтожено в установленном порядке не ранее 1 января 2021 г.
ЭТО ВАЖНО! Сроки хранения документов, указанные в Перечне, распространяются и на документы, образовавшиеся в процессе деятельности организаций до его вступления в силу.
Подготовка и составление описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу
Отбор документов и дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (п. 207 Инструкции по делопроизводству, п. 102 Правил).
Таким образом, до составления акта о выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли, в организации необходимо составить и оформить в установленном порядке сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел) постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. До тех пор пока такие описи не составлены и не утверждены, акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, не может быть утвержден и соответственно ни один документ не может быть уничтожен, даже если нормативно установленный срок его хранения уже истек.
Сводные описи дел составляются в архиве организации. Порядок составления, оформления и утверждения сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел) установлен в гл. 14, 16 и 17 Правил.
Составление и утверждение акта о выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли
После составления и оформления сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел) в организации составляется акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Порядок составления такого акта установлен гл. 16 Инструкции по делопроизводству и гл. 13 Правил.
Справочно: форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, содержится в приложении 17 к Инструкции по делопроизводству и приложении 14 к Правилам.
Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться на дела как всей организации, так и отдельного структурного подразделения. Если в акт включены дела нескольких структурных подразделений, то наименование каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. На документы с отметкой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) составляется отдельный акт.
Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
Пример 7
Дела с 3-летним сроком хранения (без дополнительных условий выделения к уничтожению, установленных в графе 5 Перечня),законченные делопроизводством в 2015 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2019 г. Документы могут включаться в акт только за тот год, за который документы постоянного хранения и по личному составу включены в соответствующие сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел).
В акте указываются:
• заголовки отдельных дел или групповые заголовки однородных дел.
Пример 8
План работы отдела документоведения
или
Планы работы структурных подразделений института;
• дата или крайние даты дел.
Пример 9
2010
или
2010–2015;
• номера номенклатур дел, в которых были учтены выделяемые к уничтожению дела или номера описей дел временного хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела (для дел со сроком хранения свыше 10 лет, в т.ч. по личному составу), номера описей дел постоянного хранения, из которых в ходе их переработки отдельные дела или документы выделены к уничтожению;
• индексы дел по номенклатуре дел или номера дел по описи;
• количество дел (каждый том учитывается как отдельное дело);
• сроки хранения дел и номера статей (пунктов) по перечням.
Пример 10
5 л., п. 461.
Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, подписывает лицо, проводившее экспертизу ценности документов. Акт рассматривается на заседании ЭК организации одновременно со сводными описями дел (годовыми разделами сводных описей дел).
Составляемый акт утверждает:
– в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, – руководитель организации после утверждения соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК»;
– в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, но в деятельности которой образуются документы постоянного хранения, – руководитель организации после утверждения ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК»;
– в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, в деятельности которой не образуются документы постоянного хранения, – руководитель организации после согласования с ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».
Результаты рассмотрения акта о выделении документов к уничтожению отражаются в протоколе заседания ЭК организации.
Образец протокола заседания ЭК см. в рубрике «Полезная документация» на с. ___
После согласования ЭК акт о выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли, утверждает руководитель организации.
Утилизация документов
Документы и дела с истекшими сроками хранения разрешается уничтожать только после утверждения руководителем организации акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
ЭТО ВАЖНО! Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.
Сдачу документов оформляют приемо-сдаточной накладной. Дату сдачи и номер накладной указывают в акте.
Уничтожение документов, содержащих сведения, отнесенные в установленном порядке к государственным секретам, коммерческой или иной охраняемой законом тайне, осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Андрей Рыбаков, директор Белорусского
научно-исследовательского института документоведения и архивного дела
