6 март 2010
Страница № 9

Документы личного дела: личный листок по учету кадров

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, канд. ист. наук

В одном из предыдущих номеров нашего жур­нала (№ 3) в статье А. Рыбакова «Заводим дело... личное» мы подробно рассказали о том, как пра­вильно сформировать личное дело принятого на работу сотрудника. Одним из документов, кото­рый обязательно должен быть представлен в личном деле, является личный листок по учету кадров. В этом материале мы и расскажем, что из себя представляет такой документ и как правильно его заполнить.

Личный листок по учету кадров является одним из базовых документов личного дела. Форма личного листка приведена в приложении к Инструк­ции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постанов­лением Комитета по архивам и делопроизводст­ву при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция).

Личный листок представлен в виде анкеты - формы представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наимено­вания признаков, а переменной - их конкретные характеристики.

Поступающий на работу сотрудник должен за­полнить личный листок собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на осно­вании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных до­кументов. Заполнение личного листка работником отдела кадров на основании представленных доку­ментов не допускается. Эти требования к заполне­нию личного листка по учету кадров определены в п. 11 Инструкции.

Под личным документом понимается офици­альный документ, который удостоверяет личность человека и (или) его права, обязанности, служеб­ное либо общественное положение, а также может содержать другие сведения биографического характера (ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). Кроме документов, перечисленных в п. 11 Инструкции, к личным документам относятся служебные и лич­ные удостоверения, свидетельства (о рождении, о заключении и расторжении брака, о праве на льготы и т.п.), авторские свидетельства и др.

Обращаем внимание, что понятие «личные документы» достаточно часто путают с понятием «документы по личному составу», которое име­ет несколько иной смысл. Документы по лично­му составу - это документы, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, перемеще­нии работника, о предоставлении отпуска, ко­мандировании, поощрении, выплате заработной платы (ст. 1 Закона РБ от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»).

К документам по личному составу относятся, например, заявления, пред­ставления и приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, переводе на контрактную форму найма, предо­ставлении отпусков, личная карточка, лицевые сче­та, ведомости на выдачу заработной платы и др[1]. Понятие «личный документ» также нельзя пу­тать с понятием «документ личного происхожде­ния» - документом, созданным лицом вне сфе­ры его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

[1] Иногда к документам по личному составу специалисты относят такие виды документов, как штатное расписание, должностная инструкция, структура и штатная численность и др. Однако в практическом делопроизводстве и архивном деле указанные документы к категории документов по личному составу не относятся. К примеру, дела со штатными расписа­ниями при передаче в архив включают не в опись дел по лич­ному составу, а в опись дел постоянного хранения.

На все вопросы, содержащиеся в личном лист­ке по учету кадров, должны даваться исчерпывающие ответы. Не допускаются ответы односложного характера типа «да», «нет», а также не ставится прочерк в строках[1]. Например, если заполняющий личный листок не имеет правительственных на­град, то в соответствующей строке личного листка должно быть написано: «Не имею».

Фамилия, имя и отчество работника пишутся полностью в именительном падеже (к примеру, Сидорчук Андрей Николаевич).

Число, месяц и год рождения (дата рождения) в личном листке оформляются цифровым спосо­бом - 05.08.1963.

Наряду с цифровым способом оформления дат в документах допускается применять словесно-цифровой - 5 августа 1963 г. По требованиям нормативных правовых актов Республики Бела­русь словесно-цифровой способ применяется только при оформлении:

документов финансового характера;

актов законодательства (дат издания (приня­тия) актов; дат, содержащихся в их текстах).

Место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения (например: БССР, дер. Леньки Слуцкого р-на Минской обл.).

В строке «Гражданство» проставляется на­звание страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.).

В строке «Образование» указывается уровень полученного работником образования в соответствии с Законом РБ от 29.10.1991 № 1202-XII «Об образовании в Республике Беларусь» (в ре­дакции Закона РБ от 19.03.2002 № 95-З; далее - Закон). Напомним, что исходя из ст. 7 Закона ос­новное образование в Республике Беларусь вклю­чает в себя 7 уровней:

дошкольное;

общее базовое;

общее среднее;

профессионально-техническое;

среднее специальное;

высшее;

послевузовское.

Получение общего среднего образования обеспечивают следующие учреждения образо­вания: начальная школа, базовая школа, средняя школа, вечерняя (сменная) школа, общеобразова­тельная школа, гимназия, лицей, школа-интернат, санаторная школа-интернат (общеобразователь­ные учебные заведения).

Общее базовое образование является ступе­нью общего среднего образования, а общее на­чальное образование - ступенью общего базового образования.

Получение профессионально-технического образования осуществляется на основе общего базового и общего среднего образования. К уч­реждениям, обеспечивающим получение профессионально-технического образования, относятся: профессионально-технические училища, центры профессионального образования, профессио­нальные лицеи (профессионально-технические учебные заведения), а также высшие профессио­нальные училища, профессионально-технические колледжи.

Среднее специальное образование может быть получено на основе общего базового, обще­го среднего и профессионально-технического об­разования. К учреждениям, обеспечивающим получение среднего специального образования, от­носятся: техникумы (училища), колледжи (средние специальные учебные заведения), а также высшие профессиональные училища, профессионально­технические колледжи, высшие колледжи.

Учреждениями, обеспечивающими получение высшего образования, являются высшие учебные заведения: классический университет, профиль­ный университет (академия), институт, высший колледж. Право на обучение в учреждениях, обес­печивающих получение высшего образования, имеют лица, получившие общее среднее или сред­нее специальное образование.

Послевузовское образование включает в себя 2 ступени:

подготовку научных работников высшей ква­лификации с присуждением ученой степени кандидата наук (аспирантура, адъюнктура, ассистен­тура-стажировка);

подготовку научных работников высшей ква­лификации с присуждением ученой степени док­тора наук (докторантура).

Учреждения, обеспечивающие получение после­вузовского образования, - это высшие учебные заведения (независимо от форм собственности), научные и другие организации, которые в установ­ленном Правительством РБ порядке получили пра­во заниматься послевузовским образованием.

[1] В Инструкции вместо слова «строка» используется термин «графа», что представляется не совсем верным. Гра­фы применяются в таблицах для обозначения вертикального уровня членения текста и содержат обобщенные показатели постоянной информации. Переменная информация в анкетах и таблицах, представленная в словесной или цифровой фор­ме, отражается в строках (горизонтальный уровень членения текста).

Таким образом, по нормам Закона в соответ­ствующей строке личного листка по учету кадров предусмотрены записи: общее среднее, профес­сионально-техническое, среднее специальное, высшее. Однако Инструкция не предполагает ука­зание в личном листке в качестве ступени образо­вания общее базовое образование.

Это обусловле­но тем, что на основании действующих в Респуб­лике Беларусь квалификационных справочников должностей рабочих и служащих (как общих для всех отраслей экономики, так и отраслевых) для занятия должностей руководителей и специали­стов необходимо наличие как минимум среднего образования.

В то же время в абзаце втором п. 2 Инструкции определено, что личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работ­ников, государственных служащих, а в большинст­ве случаев для занятия соответствующих должно­стей требуется не только общее среднее и высшее, но иногда и послевузовское образование. Следо­вательно, на работников, имеющих общее базовое образование, ведение личных дел законодательст­вом не предусмотрено.

В практике ведения личных дел часто встре­чаются исключения из этого правила. Кроме того, Инструкция не запрещает ведение личных дел на категории работников, не указанные в п. 2. Поэтому при заполнении строки «Образование» в личном листке по учету кадров Инструкцией преду­смотрена возможность записи о том, сколько классов средней школы окончил работник (для окончивших неполную среднюю школу).

Работники, имеющие высшее либо среднее специальное образование, дополнительно запол­няют в строке «Образование» таблицу с указанием наименования законченного учебного заведения, факультета (отделения), года поступления и года окончания, полученной специальности и номера диплома (свидетельства). Наименование учебного заведения записывается полностью, как оно обо­значено в документе об образовании.

Аналогичным образом работники, не закон­чившие обучение в высшем либо среднем специ­альном учебном заведении (например, отчислен­ные по различным причинам, поступающие на ра­боту при одновременном продолжении обучения в очной либо заочной форме), указывают, сколько курсов они окончили или с какого курса ушли.

Специальность в личном листке вписывают в точном соответствии с записью в дипломе. Ее не следует путать с присвоенной квалификацией. К примеру, работнику, обучавшемуся в педагогическом институте (университете) по специальности «история и иностранный язык», может быть при­своена квалификация «учитель истории и англий­ского языка». В личном листке отражается не ква­лификация, а специальность.

Инструкцией не предусмотрено также ука­зание в соответствующей строке личного листка такого уровня образования, как послевузовское. Это обусловлено тем, что для отражения сведений об ученой степени в личном листке отведена от­дельная строка.

В случае если работник обучался в аспирантуре, адъюнктуре и иных учреждениях образования, обеспечивающих получение послевузовского образования, но не защитил диссер­тацию и не получил степень кандидата (доктора) наук, соответствующая информация может быть отражена в стр. 16 личного листка «Дополнитель­ные сведения».

В строке «Какими языками владеете» указы­ваются знание языков (как государственных, так и иностранных), а также уровень владения ими (например, «белорусским, русским, английским - владею свободно; польским, украинским - читаю и могу объясняться»).

В строке «Ученая степень, ученое звание» указывается присвоенная степень или зва­ние. Исходя из ст. 15 Закона РБ от 21.10.1996 № 708-ХIII «О научной деятельности» (в редак­ции Закона РБ от 17.10.2005 № 46-З) в Беларуси присуждаются ученые степени кандидата наук и доктора наук. Статьей 16 этого же Закона преду­смотрено присвоение ученых званий доцента и профессора, а также академических ученых званий члена-корреспондента и действительно­го члена (академика) Национальной академии наук Беларуси.

Если работнику в разное время присваивались обе степени (звания), то указывается наивысшая степень (звание) (например, доктор технических наук, профессор). Если работнику присвоены ученые степени в разных отраслях научного зна­ния, то в соответствующую строку личного листка вписываются эти степени (например, доктор исто­рических наук, кандидат философских наук, про­фессор).

В строке «Какие имеете труды и изобретения» перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения. Если площади, отведенной в личном листке для изложения соответствующей информации не достаточно, список научных трудов и изо­бретений оформляется на отдельном листе (лис­тах), подписывается составителем с внесением даты, а в соответствующей строке личного листка делается запись: «список научных трудов (изобре­тений) прилагается».

В строке «Выполняемая работа с начала тру­довой деятельности» отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, свя­занные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности.

Записи в соответствующей строке личного листка делаются на основании трудовой книжки работника, а также иных доку­ментов, подтверждающих периоды работы. При отсутствии достаточного количества места для изложения всех этапов трудовой деятельности та­кая информация может оформляться на отдель­ном листе (листах) с обязательной отметкой об этом в личном листке.

В строку «Семейное положение» вносятся дан­ные на момент заполнения личного листка: холост (не замужем), женат (замужем), разведен (разве­дена), вдовец (вдова). После этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (за­писываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи). Например: женат:

жена - Сидорчук Наталья Николаевна, 1965 г.р., сын - Сидорчук Петр Андреевич, 1994 г.р., дочь - Сидорчук Полина Андреевна, 1996 г.р.

В графе «Место жительства» указываются ад­рес прописки (регистрации), фактический адрес проживания и телефон.

На личный листок по учету кадров наклеивает­ся фотокарточка принимаемого на работу.

Личный листок подписывает составитель с указанием даты заполнения. Изменения и допол­нения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся. Изменения в учетных сведениях о работнике за время его работы в дан­ной организации (например, получение более вы­сокой ступени образования, присвоение ученого звания, изменение фамилии и др.) отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров.

В дополнении к личному листку по учету кад­ров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. В связи с этим при включении дополнения в личное дело в нем заполняется только строка «Фамилия, имя, отче­ство», остальные строки и графы заполняются в процессе ведения личного дела.

Форма дополнения к личному листку приве­дена в качестве приложения к Инструкции. Дополнение к личному листку представлено в виде соединения таких форм представления унифици­рованного текста, как анкета и таблица.

После заполнения личного листка вы должны проверить полноту и правильность его заполне­ния, сверить соответствие записей, сделанных в личном листке, с записями в документах.

Пример оформления личного листка и допол­нения к личному листку по учету кадров приведен в приложении.