Постановлением № 167 внесены дополнения и изменения в Инструкцию по делопроизводству, которые вступили в силу 7 сентября 2017 г. Что нового в оформлении документов и их реквизитов, расскажем в статье.
Изменения в правилах оформления документов обусловлены вступлением в силу с 1 июня 2017 г. нового СТБ 6.38-2016.
В части, касающейся оформления документов, положения Инструкции по делопроизводству распространяются только на организационно-распорядительную документацию.
Документ: постановление Минюста Республики Беларусь от 18.08.2017 № 167 «О внесении дополнений и изменений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4» (далее – постановление № 167).
Документ: Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Документ: государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 (далее – СТБ 6.38-2016).
В составе организационно-распорядительной документации традиционно выделяется 3 группы документов:
– распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);
– организационные (инструкция, положение, правила, структура, регламент, устав, штатное расписание);
– справочно-информационные (акт, заявление, докладная записка, объяснительная записка, письмо, предупреждение, протокол, справка, сводка, уведомление и др.).
В части, касающейся организации работы с документами, положения Инструкции по делопроизводству распространяются не только на организационно-распорядительную документацию, но и на другие подсистемы управленческой документации.
Справочно: письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями и (или) физическими лицами. Письмо не является названием вида документа, письмом могут быть оформлены такие виды документов, как докладная записка (внешняя), запрос, извещение, поручение, предупреждение, сведения, сводка, справка, уведомление и другие информационно-справочные документы.
Справочно: в ряде случаев протокол может приобретать характер распорядительного документа, например, если протокол утверждается руководителем организации, и зафиксированные в нем принятые решения становятся обязательными для исполнения.
Изменения в реквизитах документа
Реквизит «Дата документа»
Название реквизита «дата» при его упоминании в тексте Инструкции по делопроизводству заменено на название «дата документа». Необходимость этого уточнения обусловлена тем, что датировкой сопровождается оформление целого ряда реквизитов на документах (гриф согласования, виза, резолюция, отметка об исполнении документа и направлении его в дело и др.). Таким образом, Инструкция по делопроизводству теперь строго разграничивает дату документа (для большинства документов это дата подписания) и даты, сопровождающие оформление различных отметок на документах.
Реквизит «Виза»
По тексту Инструкции по делопроизводству изменено название реквизита, отражающего результаты внутреннего согласования документа – вместо слова «визы» теперь используется слово «виза». Внесение данного изменения обусловлено необходимостью унификации названий реквизитов документа, каждый из которых теперь употребляется в единственном числе. Документ может быть завизирован одним, двумя и более лицами, в определенных случаях этот реквизит на документе может вовсе не оформляться (п. 61 Инструкции по делопроизводству). Аналогичным образом при оформлении реквизита «Адресат» на документе может располагаться одновременно несколько адресатов (но не более четырех). Реквизит «Подпись» может включать в себя несколько подписей уполномоченных лиц и т.д. (пп. 51, 57 Инструкции по делопроизводству). Во всех указанных случаях название реквизита употребляется в единственном числе.
Справочно: требования к оформлению и расположению реквизитов «Дата документа» и «Виза» не изменились.
Реквизит «Наименование вышестоящей организации»
В Инструкции по делопроизводству уточнены нормы, касающиеся оформления на документах реквизита «Наименование вышестоящей организации». Наименование вышестоящей организации должно указываться на всех организационно-распорядительных документах, за исключением внутренних информационно-справочных документов (справок, докладных записок, заявлений, представлений и др.) (часть третья п. 40 Инструкции по делопроизводству).
Реквизит «Наименование вышестоящей организации»:
– указывает, в какой сфере деятельности (системе) создан документ;
– помогает установить, в какой орган (организацию) необходимо обращаться при обжаловании принимаемых решений, налаживании переписки по вопросам, входящим в компетенцию вышестоящих органов.
На этом основании наличие реквизита «Наименование вышестоящей организации» на внутренних информационно-справочных документах является избыточным, его оформление приводит к необоснованным затратам времени работников и потерям рабочей площади документа. В то же время при оформлении локальных правовых актов (распорядительных и организационных документов) оформление данного реквизита по-прежнему необходимо.
Реквизит «Место составления или издания документа»
Также в Инструкции по делопроизводству уточнено использование реквизита «Место составления или издания документа». Теперь этот реквизит не указывается на письмах (письма оформляются на специальном бланке для письма, который содержит полный почтовый адрес организации-отправителя) и заявлениях работников, что также сокращает временные затраты на подготовку документа и экономит рабочую площадь документа (часть вторая п. 49 Инструкции по делопроизводству).
Реквизит «Гриф утверждения»
В ранее действовавшей редакции Инструкции по делопроизводству было определено, что документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Данная формулировка вызывала вопросы, потому что издание таких распорядительных документов, как приказ, распоряжение, также является утверждением документа должностным лицом (приказ, распоряжение – правовые акты, издаваемые единолично руководителем или иным уполномоченным должностным лицом организации).
После внесенных изменений формулировка части третьей п. 52 Инструкции по делопроизводству звучит следующим образом: «Документ может утверждаться двумя способами: посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи или издания распорядительного документа (составления протокола)». Таким образом, данное противоречие устранено. При утверждении документа уполномоченным должностным лицом его собственноручная подпись может оформляться:
– либо непосредственно в грифе утверждения (в этом случае в грифе утверждения пишется слово «УТВЕРЖДАЮ»);
– либо в приказе (распоряжении) об утверждении (в этом случае в грифе утверждения пишется слово «УТВЕРЖДЕНО»).
Но в обоих случаях документ утверждается должностным лицом.
В ранее действовавшей редакции Инструкции по делопроизводству было определено, что при утверждении документа должностным лицом (т.е. с использованием слова «УТВЕРЖДАЮ» и собственноручной подписи должностного лица в грифе утверждения) в наименование должности лица, утвердившего документ, включалось видовое наименование организации. Указание видового наименования организации предполагает, что полное наименование организации, в которой подготовлен утверждаемый документ, указано в нем в качестве самостоятельного реквизита в заголовочной части (в т.ч. если утверждаемый документ оформлен на общем бланке организации).
В то же время на практике встречаются ситуации, выходящие за рамки данной нормы, например, если документ утверждается должностным лицом вышестоящей организации. На этом основании часть четвертая п. 52 Инструкции по делопроизводству изложена в новой редакции: «При утверждении документа посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, включая видовое (институт, предприятие, комитет и т.п.) или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения».
Что касается порядка утверждения документов и требований к оформлению реквизита «Гриф утверждения», то они изменений не претерпели.
Реквизит «Отметка по делопроизводству о переносе данных на машинный носитель»
Глава 4 Инструкции по делопроизводству дополнена новым п. 661, которым устанавливаются требования к оформлению реквизит «Отметка о переносе данных на машинный носитель».
Данный реквизит непосредственно связан с автоматизацией процессов документирования и организации работы с документами и предполагает отражение на бумажном документе сведений о том, что этот документ (информация этого документа) перенесен на машинный носитель (переведена в электронный вид). Данный реквизит может использоваться, например, при сканировании бумажных документов (входящих, исходящих, внутренних) с целью формирования полной информационно-документационной базы в организациях, применяющих автоматизированную систему документационного обеспечения управления.
Инструкция по делопроизводству не содержит жестких норм относительно порядка оформления этой отметки на документах. Предусмотрено, что отметка о переносе данных на машинный носитель может оформляться от руки, с помощью штампа или в виде штрихового кода. Состав сведений, включаемых в отметку, и целесообразность оформления самой отметки организация определяет самостоятельно.
Требования к оформлению текста документа
Шрифт
Из Инструкции по делопроизводству исключено требование оформлять документы с параметрами настройки в редакторе Microsoft Word в республиканских органах государственного управления, иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь.
При этом требования к типам шрифтов, применяемых при оформлении документов, и их размерам остались неизменными: шрифт Times New Roman Cyr размером не менее 13 пунктов (пт), в государственных органах и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь – размером 15 пт.
Межстрочные интервалы
Наиболее существенные изменения и дополнения внесены в Инструкцию по делопроизводству в части, касающейся использования межстрочных интервалов при оформлении реквизитов документов с использование компьютерной техники.
Внесенные изменения и дополнения не отменяют установленные ранее в п. 81 Инструкции по делопроизводству требования к межстрочным интервалам, применяемым при оформлении многострочных (т.е. состоящих из нескольких строк) реквизитов. Согласно данным требованиям многострочные реквизиты печатаются с использованием интервала «точно 14 пт» (данный интервал последовательно выбирается на панели инструментов во вкладках/окнах «Формат» – «Абзац» – «Отступы и интервалы» – «Междустрочный» – «Точно»; размер 14 пт выбирается из находящегося рядом окна «Значение»). При этом составные части таких многострочных реквизитов, как «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Гриф приложения», отделяются друг от друга одинарным интервалом.
Пример 1
В реквизите «Адресат» при адресовании документа руководителю организации составными частями будут:
– наименование должности лица, которому адресуется документ (включая наименование организации);
– фамилия и инициалы руководителя, которому адресуется документ.
Соответственно первая составная часть адресата, которая оформляется на двух, трех или более строках, должна быть напечатана с интервалом «точно 14 пт», а вторая часть должна быть отделена от первой одинарным интервалом.
Установленный порядок оформления межстрочных интервалов при применении на практике с самого начала вызывал немало вопросов. При подготовке документов без использования шаблонов со специальной разметкой, создание которой требует определенных навыков программирования, выдержать установленные межстрочные интервалы практически невозможно. На практике выход был найден в установлении дополнительного (к интервалу «точно 14 пт») межстрочного интервала в размере 6 пт (последовательно выбирается на панели инструментов во вкладках/окнах «Формат» – «Абзац» – «Отступы и интервалы» – «Интервал»).
Сложившаяся практика была учтена и закреплена в качестве технической нормы при разработке СТБ 6.38-2016. Постановлением № 167 возможность использования соответствующего порядка установления межстрочных интервалов в многострочных реквизитах была включена и в п. 81 Инструкции по делопроизводству. Соответствующим образом скорректирован и приведенный в Инструкции по делопроизводству пример установления межстрочных интервалов.
Из состава многострочных реквизитов, при оформлении составных частей которых применяются дополнительные межстрочные интервалы, исключен реквизит «Отметка о наличии приложения», все строки которого печатаются с интервалом «точно 14 пт».
ЭТО ВАЖНО! В отличие от СТБ 6.38-2016, часть вторая п. 81 Инструкции по делопроизводству допускает использовать оба варианта установления межстрочных интервалов (как применявшийся ранее, так и вновь введенный).
В силу обозначенных выше причин п. 81 Инструкции по делопроизводству дополнен требованиями, устанавливающими интервалы, разделяющие реквизиты друг от друга: сохранен ранее установленный полуторный межстрочный интервал, но в то же время допускается использовать пробельную строку, что достигается двойным нажатием клавиши «Ввод» («Enter») на клавиатуре компьютера.
Справочно: пробельная строка – отбивка, величина которой соответствует пропуску строки при заданном интервале.
Для печатания текстов документов установленный ранее одинарный межстрочный интервал в п. 77 Инструкции по делопроизводству сохранен.
Оформление текста документа
Некоторые изменения и дополнения внесены и в части, касающейся оформления текстов документов.
В п. 88 Инструкции по делопроизводству внесено уточнение: в текстах документов слова «Примечание», «Основание», а также слово «Приложение» в реквизите «Отметка о наличии приложения» печатаются от границы левого поля и оставляются открытыми, а относящаяся к ним информация печатается столбцом через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или «точно 14 пт» (при наборе на компьютере).
Слова «оставляются открытыми» означают, что при переносе текста, следующего за словами «Примечание», «Основание», «Приложение», на новую строку он печатается не от границы левого поля, а с позиции первой буквы (цифры) следующего за ними текста.
Основание: постановление Совета Министров Республики Беларусь
от 31.07.2000 № 1172 «Об утверждении Положения о
порядке изготовления и использования бланков докумен-
тов с изображением Государственного герба Республики
Беларусь и внесении изменений в постановление Каби-
нета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г.
№ 424».
В части первой п. 90 Инструкции по делопроизводству сохранено требование, согласно которому в текстах документов не допускаются выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку. В то же время теперь Инструкция по делопроизводству допускает делать выделения наиболее важных смысловых частей текста документов курсивом или полужирным начертанием. Данные выделения допускаются только в справочно-информационных документах.
Кроме того, запрещены переносы слов при оформлении текста документов и многострочных реквизитов (п. 90 Инструкции по делопроизводству). В практике подготовки документов сложился порядок, при котором переносы не применялись, однако до принятия постановления № 167 нормативно это никак не было закреплено.
Бланк документа
Некоторые уточняющие нормы внесены в вопросы оформления бланков документов. Инструкция по делопроизводству по-прежнему предусматривает использование при оформлении документов двух видов бланков (общий бланк и бланк для письма), а также возможность разработки бланка для конкретного вида документов на основании общего бланка (бланк для приказов, протоколов и др.). Состав реквизитов бланков и требования к их оформлению и расположению также остались неизменными.
В то же время в п. 37 Инструкции по делопроизводству уточнено, что реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» на бланках документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь располагается на левом поле на уровне реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»). При этом сохранена норма, согласно которой этот реквизит размещается на бланках по усмотрению организации (т.е. не является обязательным).
Существенное дополнение внесено в п. 39 Инструкции по делопроизводству. Этот пункт дополнен частью четвертой, согласно которой организации при необходимости могут:
– самостоятельно разрабатывать унифицированные формы документов, не разработанные на общегосударственном уровне;
– осуществлять кодирование этих форм с последующим включением их в локальные классификаторы.
Присвоенные организацией коды могут проставляться на соответствующих документах в качестве реквизита «Код документа». Данная норма позволяет организациям осуществлять самостоятельное кодирование любых создаваемых в процессе ее деятельности документов в целях их систематизации и оперативного поиска по заданным критериям, что важно при внедрении автоматизированных систем документационного обеспечения управления.
ЭТО ВАЖНО! Необходимость проставления кода организации и кода документа на бланках документов и на самих документах организация теперь определяет самостоятельно.
Отметка об ознакомлении с документом
Отметка об ознакомлении с распорядительным документом (часть 13 п. 99 Инструкции по делопроизводству) оформляется ниже реквизита «Подпись» либо:
– на лицевой стороне последнего листа документа либо на его оборотной стороне;
– на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к распорядительному документу.
Таким образом, организации теперь вправе самостоятельно решать, где оформлять отметку об ознакомлении с приказом (иным распорядительным документом) исходя из соображений удобства. При этом необходимо учитывать наличие на документе реквизита «Виза», место расположения которого в Инструкции по делопроизводству также жестко не зафиксировано (визы допускается оформлять как на лицевой стороне последнего листа документа ниже подписи, так и на оборотной стороне последнего листа) (часть седьмая п. 61 Инструкции по делопроизводству).
Отметка об ознакомлении с документом не включена в состав реквизитов, применяемых при оформлении организационно-распорядительных документов, в связи с чем требования к ее содержанию и оформлению ни в СТБ 6.38-2016, ни в Инструкции по делопроизводству не установлены.
Андрей Рыбаков, директор
Белорусского научно-исследовательского
института документоведения и архивного дела
