О чем статья:
- изложены основные изменения, внесенные в Закон № 323-З и вступающие в силу с 27 октября 2022 г.
Законом № 163-З предусмотрено изменение одного из важнейших нормативных правовых актов в сфере архивного дела и делопроизводства – Закона № 323-З. Рассмотрим основные изменения, внесенные в Закон № 323-З, на которые необходимо обратить внимание в дальнейшей работе.
Это важно! Изменения в Закон № 323-З вступают в силу через 6 месяцев после официального опубликования – 27 октября 2022 г.
Внесены корректировки в текст Закона № 323-З
В ряде случаев по тексту (в т.ч. в употребляемых в Законе № 323-З терминах и определениях) исключено употребление таких понятий, как «Национальный архивный фонд Республики Беларусь» (далее – НАФ) «документ НАФ» и т.п., поскольку подобное сужало действие Закона № 323-З.
Документ НАФ – это документ, который в силу своей значимости для граждан, общества и государства подлежит постоянному хранению.
При этом не все документы, образующиеся в деятельности государственных органов, иных организаций и граждан, иностранных граждан и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Беларусь, в т.ч. индивидуальных предпринимателей (далее, если не определено иное, – граждане), относятся к документам НАФ и имеют временные (до 10 и свыше 10 лет) сроки хранения.
Внесенные изменения расширяют сферу применения Закона № 323-З и позволяют ему регулировать отношения, связанные с накоплением, хранением, учетом и использованием всех образующихся в ходе деятельности государственных органов, иных организаций, граждан документов независимо от вида носителя информации (включая документы в электронном виде, в т.ч. электронные документы).
Внесены изменения в используемые в Законе № 323-З термины и их определения
В ст. 2 Закона № 323-З скорректированы и уточнены употребляемые термины и их определения («Национальный архивный фонд», «документ Национального архивного фонда», «архивный документ» и т.д.) и добавлены новые («документ», «архивный фонд», «документальный фонд», «документ в электронном виде» и др.).
Особое внимание специалисту по кадрам рекомендуем обратить на корректировку терминов «архив» и «документы по личному составу».
Так, в соответствии с внесенными изменениями «архив – это организация или структурное подразделение организации, если иное не предусмотрено частью четвертой ст. 13 Закона № 323-З, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов».
Согласно указанной в определении оговорке в организациях, в которых установление штатных должностей работников архива не предусмотрено, выполнение функций по осуществлению приема, хранения, учета и использования архивных документов возлагается на назначаемое руководителем организации лицо.
При этом ранее под архивом понимались только организация или структурное подразделение организации и возможность назначения руководителем так называемого «лица, ответственного за архив», напрямую Законом № 323-З не предусматривалась.
Понятие «документы по личному составу» скорректировано в целях соответствия нормативным правовым актам в отношении употребляемых понятий.
Так, были учтены изменения в сфере трудового законодательства (вступившие в силу с 28 января 2020 г. изменения в ТК, в частности разграничение понятий «должность» и «профессия»).
Также была учтена возможность прохождения гражданами военной и государственной службы, в период которой тоже образуются документы по личному составу, а не только в период работы или учебы, занимаемой должности служащего (профессии рабочего).
Таким образом, согласно Закону № 163-З к документам по личному составу относятся документы, создаваемые при приеме на работу (избрании, утверждении, назначении на должность), переводе (перемещении), увольнении (освобождении от занимаемой должности) работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификационной категории, классе, квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы (службы) и (или) учебы, занимаемой должности служащего (профессии рабочего), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан.
Подобное следует учитывать специалисту по кадрам при отнесении тех или иных документов к документам по личному составу, формировании документов по личному составу в дела и при определении сроков хранения документов.
Уточнен порядок передачи документов по личному составу работников представительств иностранных организаций в территориальные (городские или районные) архивы
Законом № 163-З был уточнен порядок передачи в территориальные (городские или районные) архивы документов по личному составу работников представительств иностранных организаций, а в части третьей ст. 4 новой редакции Закона № 323-З будет указано, что такая передача будет осуществляться в случае прекращения деятельности представительств иностранных организаций.
Изменен порядок согласования перечней документов негосударственных организаций
Упрощена процедура согласования перечней документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.
Согласно действующей редакции Закона № 323-З негосударственные организации могли утверждать подобные перечни документов только по согласованию с государственными архивами.
Согласно новой редакции Закона № 323-З согласованию с государственными архивами подлежат только перечни документов негосударственных организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов.
Уточнен порядок включения организаций в списки источников комплектования государственных архивов
Исходя из важности документов государственной части НАФ в Законе № 163-З установлено, что государственные организации, в процессе деятельности которых образуются документы государственной части НАФ, включаются в списки источников комплектования государственных архивов по решению государственных архивов.
Справочно:
состав государственной и негосударственной частей НАФ установлен в ст. 9 Закона № 323-З.
Негосударственные организации и граждане будут включаться в списки источников комплектования государственных архивов с согласия государственных архивов на основании договора, предусматривающего передачу права собственности на документы государству.
Разрешается временное хранение документов в сторонней организации
Закреплена возможность для государственных органов, иных организаций, индивидуальных предпринимателей, представительств иностранных организаций передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы не только в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы, но и в иные организации на основании договора хранения.
Хранение документов требует наличия достаточного количества площадей, специального оборудования, обученного персонала и т.п. Поэтому правовое закрепление уже сложившейся практики хранения документов в «иных организациях», т.е. в сторонних, коммерческих организациях, предоставляющих услуги хранения архивных документов на аутсорсинге, сможет помочь организациям с решением данной проблемы.
Это важно! Согласно Закону № 163-З передача документов НАФ государственными органами, иными организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, на основании договора хранения возможна только после согласования с соответствующими государственными архивами. В противном случае такая передача документов запрещается.
Права владения, пользования и (или) распоряжения передаваемыми на основании договора хранения документами сохраняются за государственными органами, иными организациями, индивидуальными предпринимателями, представительствами иностранных организаций, в процессе деятельности которых эти документы образовались.
Урегулированы вопросы хранения документов в электронном виде, в том числе электронных документов
В Закон № 323-З добавлена ст. 18-1, регулирующая общие вопросы хранения документов в электронном виде, в т.ч. электронных документов (далее – ДЭВ):
– определено, что хранение ДЭВ временного (до 10 лет) срока хранения до их передачи на хранение в архив государственного органа, иной организации или до их уничтожения осуществляется в информационной системе государственного органа, иной организации;
– регламентировано, что хранение ДЭВ временного (свыше 10 лет) срока хранения, включая документы постоянного хранения, осуществляется в информационной системе государственного органа, иной организации до их передачи на временное хранение в информационную систему архива (далее – ИСА) государственного органа, иной организации;
– определено, что ДЭВ государственной части НАФ по истечении срока временного хранения, установленного частью третьей ст. 20 Закона № 323-З, передаются из ИСА государственного органа, иной организации на постоянное хранение в государственный архив посредством ИСА электронных документов НАФ;
– установлены общие требования к информационной системе, в которой осуществляется электронное информационное взаимодействие государственных органов, иных организаций.
Справочно:
порядок передачи ДЭВ в архив государственного органа, иной организации, государственный архив, их хранения и учета определяется Минюстом Республики Беларусь:
– в Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19;
– Правилах работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Минюста Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20;
– Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, и т.д.
Порядок функционирования информационной системы архива электронных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь определяется Советом Министров Республики Беларусь.
Скорректирован порядок передачи на хранение документов при реорганизации, ликвидации организаций, прекращении деятельности индивидуальных предпринимателей (ст. 19 Закона № 323-З)
Законом № 163-З закреплено, что в случае реорганизации организаций в форме разделения, выделения, слияния, присоединения их архивные фонды, сформированные до реорганизации, не разделяются и не объединяются.
Как и в действующей редакции Закона № 323-З, при реорганизации организаций их документы передаются правопреемникам, с учетом того что при преобразовании государственных организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, в организации иной формы собственности их документы НАФ передаются в соответствующие государственные архивы, а документы с неистекшими сроками временного хранения, в т.ч. по личному составу, – в территориальные (городские или районные) архивы или архивы вышестоящих организаций (архивы учредителей (участников)).
При этом в новой редакции Закона № 323-З введено, что в случае реорганизации организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, в форме разделения, выделения, слияния, присоединения их документы НАФ по согласованию с государственными архивами, источниками комплектования которых они являются, могут быть переданы на постоянное хранение в государственные архивы до истечения сроков их временного хранения, установленных Законом № 323-З.
В новой редакции Закона № 323-З скорректировано, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, прекращении деятельности индивидуальных предпринимателей их документы передаются в территориальные (городские или районные) архивы или архивы вышестоящих организаций (архивы учредителей (участников)).
В действующей редакции Закона № 323-З в таком случае передавались только документы НАФ (т.е. документы постоянного срока хранения), в т.ч. и документы по личному составу.
Изменены сроки хранения документов по личному составу
Срок хранения документов по личному составу будет составлять 55 лет, за исключением документов, в отношении которых в Перечне типовых документов указан иной срок хранения.
На это нововведение стоит пристально обратить внимание специалистам кадровых служб, в т.ч. по причине того, что ряд документов по личному составу, находящихся на временном хранении в государственных органах и иных организациях, после вступления в силу изменений в Закон № 323-З можно будет выделить к уничтожению.
Документы:
Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (Закон № 323-З).
Закон Республики Беларусь от 18.04.2022 № 163-З «Об изменении Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (Закон № 163-З).
Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).
Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (Перечень типовых документов).
