Трудовая книжка остается для работодателя основным документом и практически единственным законным источником информации о трудовой деятельности работника, поэтому оформление этого документа требует особой внимательности и четкости.
В данной статье мы рассмотрим перечень документов, которые необходимы для приобретения бланков трудовых книжек, и новые правила оформления трудовых книжек для работников, которые не имели до приема на работу трудового стажа и на которых не заводились трудовые книжки.
Обращаем внимание специалистов по кадрам, что постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 16.06.2014 № 40 установлен новый образец трудовой книжки и вкладыша к ней, а также новая Инструкция о порядке ведения трудовых книжек (далее – Инструкция).
ЭТО ВАЖНО! Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним образца республиканской трудовой книжки 1995 года, имеющиеся у нанимателей, являются действительными до момента их полного использования.
В трудовых книжках образца 2014 года добавлены новые разделы:
– «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке»;
– «Сведения о назначении пенсии» (размещен в конце трудовой книжки).
При назначении пенсий по возрасту, за выслугу лет, по инвалидности и по случаю потери кормильца в трудовой книжке работника органы по труду, занятости и социальной защите в этом разделе ставят штамп «Пенсия назначена». В трудовых книжках ранее установленных образцов, не содержащих такого раздела, указанный штамп ставится на первой странице.
В трудовую книжку вносятся сведения:
– о работнике (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) (далее – отчество), дата рождения, образование, профессия, специальность);
– работе (прием на работу, заключение трудового договора (контракта), в т.ч. на условиях совместительства (по желанию работника), перевод на другую постоянную работу, присвоение категории (разряда, класса), а также увольнение работника и основание прекращения трудового договора (контракта));
– награждениях и поощрениях за успехи в работе;
– подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке;
– регистрации в качестве безработного с выплатой пособия по безработице (по желанию безработного);
– назначении пенсии;
– назначении пособия по уходу за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 18 лет, а также за лицом, достигшим 80-летнего возраста, нуждающимся в постоянном уходе (далее – пособия по уходу), и прекращении их выплаты;
– лишении работника права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью (п. 8 Инструкции).
В трудовую книжку не вносятся:
– записи о периодах работы по гражданско-
правовым договорам и осуществления предпринимательской деятельности;
– сведения о заключении срочных трудовых договоров (за исключением контрактов);
– сведения о дисциплинарных взысканиях, за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания;
– сведения о работе с условием неполного рабочего времени (п. 11 Инструкции).
Трудовые книжки ведутся на одном из государственных языков РБ на всех работников, работающих свыше 5 дней по месту основной работы, или у индивидуального предпринимателя и физического лица, которому законо-
дательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работниками, если эта работа является для работника основной (п. 4 Инструкции).
На домашних работников, работающих у физических лиц по трудовому договору (контракту), зарегистрированному в местном исполнительном и распорядительном органе первичного территориального уровня, трудовые книжки оформляют и ведут указанные органы (п. 6 Инструкции).
На членов крестьянского (фермерского) хозяйства и иных лиц, работающих в таком хозяйстве по трудовому договору (контракту), если работа в крестьянском (фермерском) хозяйстве является для них основной, трудовые книжки ведутся в порядке, установленном Инструкцией.
Лицу, впервые поступающему на работу, на основании приказа о приеме на работу и трудового договора заполняется трудовая книжка нового образца республиканской трудовой книжки.
Заполнение трудовой книжки лицу, впервые поступающему на работу, осуществляет наниматель (уполномоченное должностное лицо) не позднее недельного срока со дня приема на работу в присутствии работника.
Если в организации нет бланков трудовых книжек, нанимателю необходимо их приобрести.
Приобретение трудовых книжек нанимателем
Справочно: обеспечение бланками трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется в следующем порядке:
1) Национального собрания, Правительства,
государственных органов, непосредственно подчиненных Президенту, Национального банка, Национальной академии наук Беларуси, республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству РБ, местных исполнительных и распорядительных органов, местных администраций районов в г. Минске, организаций, входящих в систему Минтруда и соцзащиты РБ, международных организаций (их филиалов и представительств), находящихся в г. Минске, дипломатических представительств и консульских учреждений иностранных государств, аккредитованных в Республике Беларусь, представительств иностранных организаций в Республике Беларусь –учреждением «Научно-исследовательский институт труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь»;
2) структурных подразделений, территориальных органов, а также организаций, подчиненных или входящих в состав (систему) государственных органов, непосредственно подчиненных Президенту, Национального банка, Национальной академии наук Беларуси, республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству, – этими органами, организациями;
3) иных организаций, нанимателей – физических лиц, в т.ч. индивидуальных предпринимателей, – местными исполнительными и распорядительными органами по месту их нахождения или по месту жительства, а в г. Минске – местными администрациями районов по месту их нахождения или по месту жительства (п. 84 Инструкции).
Бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в трудовую книжку (в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы) являются документами строгой отчетности. Организация обязана правильно приобрести и обеспечить их учет и хранение.
Рассмотрим порядок действий при получении бланка трудовой книжки или вкладыша к ней.
Нанимателю следуют обратиться в местные исполнительные и распорядительные органы по месту регистрации организации или месту жительства индивидуального предпринимателя, поскольку именно они обеспечивают бланками трудовых книжек негосударственные юридические лица по месту их регистрации, а также индивидуальных предпринимателей и физических лиц, которым законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником.
До приобретения бланков строгой отчетности рекомендуем уточнить в исполкоме (администрации) стоимость бланков, реквизиты, номер счета, куда следует перечислять денежные средства, и время работы специалиста, выдающего бланки трудовых книжек.
Для получения бланков трудовых книжек уполномоченному должностному лицу нанимателя следует представить в исполком по месту регистрации организации следующие документы:
– письмо-заявление с просьбой выдать нужное количество бланков трудовых книжек (вкладышей к ним). Заявление на получение бланков пишется на имя руководителя государственного органа в произвольной форме на фирменном бланке с указанием количества приобретаемых бланков, юридического адреса и банковских реквизитов организации и заверяется печатью;
– копию свидетельства о регистрации юридического лица либо индивидуального предпринимателя;
– копию платежного документа, свидетельствующего об уплате денежных средств за бланк трудовой книжки или вкладыша к ней, либо квитанцию об оплате, если оплата произведена через кассу банка. Представляемая копия платежного поручения должна быть заверена печатью банка;
– доверенность на получение товарно-материальных ценностей. При этом наличие печати на доверенности обязательно. Если у индивидуального предпринимателя нет печати (для заверения доверенности), то бланки выдаются только ему лично;
– оригинал документа, удостоверяющего личность получателя (паспорт).
При получении бланка трудовой книжки либо вкладыша к ней лично руководителем организации необходимо наличие оригинала и копии документа, удостоверяющего служебное положение руководителя (приказ о назначении на должность руководителя, или решение собрания учредителей о назначении, или трудовой договор (контракт)), печать и паспорт.
Если бланки трудовых книжек получает лично индивидуальный предприниматель, ему достаточно предъявить паспорт.
Заполнение трудовой книжки
Оформление трудовой книжки впервые принимаемому на работу лицу производит уполномоченное должностное лицо нанимателя, но ответственность за правильное оформление трудовой книжки несет руко-
водитель организации.
На практике встречаются ситуации, когда работник пытается оформить новую трудовую книжку, чтобы скрыть неблагоприятные условия увольнения на прежней работе, например, за прогул или утрату доверия. Поэтому в сомнительных случаях специалист по кадрам предлагает новому работнику написать заявление с просьбой завести ему трудовую книжку, так как ранее он ее не имел.
При выдаче трудовой книжки (ее дубликата), а также вкладыша к ней работник производит оплату стоимости соответствующего бланка в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение, за исключением случаев утраты трудовой книжки по вине нанимателя (п. 77 Инструкции).
Записи в трудовую книжку производятся аккуратно, ручкой-роллером (в т.ч. шариковой), гелевой или перьевой ручкой, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) синего, фиолетового или черного цвета
(п. 12 Инструкции).
Сведения о работнике записываются в присутствии работника на первой странице (титульном листе) трудовой книжки при ее первичном оформлении либо при выдаче дубликата трудовой книжки.
Фамилия, собственное имя, отчество записываются полностью без сокращения и замены собственного имени и отчества инициалами. Эти записи, а также сведения о дате рождения вносятся на основании документа, удостоверяющего личность, или свидетельства о рождении. Занесение указанных сведений со слов работника недопустимо. Фамилия, имя, отчество могут подвергаться изменению в течение жизни, например в связи с
вступлением в брак или расторжением его и т.д.
Поэтому мы рекомендуем эти сведения о работнике писать, немного смещая их влево, чтобы оставить место для внесения возможных изменений.
Дата рождения на титульном листе также записывается полностью, без сокращений, например «10 апреля 1984 г.».
Строки об образовании и профессии (специальности) заполняются на основании документов об образовании.
Справочно: общее базовое образование указывается на основании свидетельства об общем базовом образовании, общее среднее образование – аттестата об общем среднем образовании, специальное образование на уровне общего среднего образования – свидетельства о специальном образовании, профессионально-техническое образование – диплома (аттестата) о профессионально-техническом образовании, среднее специальное образование – на основании диплома о среднем специальном образовании, высшее образование – на основании диплома о высшем образовании (диплом о высшем образовании с отличием), диплома магистра (п. 23 Инструкции).
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность занесенных сведений.
Первая страница (титульный лист), содержащая перечисленные сведения о работнике, заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица при этом, целесообразнее всего прописывать разборчиво и без графических сокращений его фамилию.
После этого в специально обозначенном месте проставляется оттиск печати организации. В случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя – титульный лист заверяется печатью местного исполнительного и распорядительного органа, регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя.
ЭТО ВАЖНО! До внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу на первой странице трудовой книжки наниматель вносит отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующего документа следующие записи:
– о периоде военной службы в Вооруженных Силах РБ, органах пограничной службы РБ, внутренних войсках МВД РБ, органах государственной безопасности РБ и иных войсках и воинских формированиях, создаваемых в соответствии с законодательством РБ, службы в Следственном комитете РБ, Государственном комитете судебных экспертиз РБ, органах внутренних дел РБ, органах и подразделениях по чрезвычайным ситуациям РБ, органах финансовых расследований Комитета государственного контроля РБ, а также службы в Вооруженных Силах, органах государственной безопасности и органах внутренних дел бывшего СССР;
– времени получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования в дневной форме получения образования, дополнительного образования взрослых в учреждениях образования и иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность (п. 10 Инструкции).
Заполнение раздела «Сведения о работе»
В гр. 3 в виде заголовка указывается полное наименование организации, в которую сотрудник принимается на работу. Сокращенное наименование организации указывается только в том случае, если оно закреплено в учредительных документах наряду с полным наименованием. Строка с наименованием организации не нумеруется.
В трудовой книжке работника, работающего у индивидуального предпринимателя, в гр. 3 трудовой книжки в виде заголовка указываются фамилия, собственное имя, отчество индивидуального предпринимателя, наименование государственного органа, иной государственной организации, осуществивших государственную регистрацию индивидуального предпринимателя, дата и номер решения о государственной регистрации (часть вторая п. 27 Инструкции).
Под наименованием организации производятся следующие записи:
– в гр. 1 ставится порядковый номер записи (например, 2, если перед наименованием организации была запись об учебе в учреждении образования или военной службе);
– в гр. 2 указывается дата приема на работу;
– в гр. 3 вносится запись о приеме (назначении) на должность в конкретное структурное подразделение. Вносимые в трудовую книжку записи должны соответствовать формулировке приказа (распоряжения) нанимателя и нормам ТК.
Обязательно указываются условия приема на работу, например «по срочному трудовому договору», «по контракту»;
– в гр. 4 записываются дата и номер приказа о приеме на работу (или иного распорядительного документа нанимателя, согласно которому с работником оформили трудовые отношения).
За время работы в трудовую книжку работника вносятся записи о присвоении ему нового разряда (класса, категории), о переводе на другую должность и увольнении. Обязательно вносятся записи о реорганизации или изменении наименования организации. В трудовые книжки нового образца в соответствующий раздел об образовании необходимо будет вносить сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и
переподготовке.
На протяжении работы в организации в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки вносятся следующие сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе:
– о награждении орденами и медалями Республики Беларусь;
– присвоении звания «Герой Беларуси», почетных званий Республики Беларусь;
– награждении почетными грамотами, нагрудными знаками;
– поощрениях, определенных коллективным договором, соглашением или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине (объявление благодарности, награждение ценным подарком и др.) (п. 45 Инструкции).
Записи о выплате премий и вознаграждений, предусмотренных локальными нормативными правовыми актами, в трудовые книжки не вносятся.
Образец оформления записи в трудовой книжке о приеме на работу впервые смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
