Порядок оформления кадровой документации при создании хозрасчетных структурных подразделений

 

 

Одним из самых эффективных способов, позволяющих обеспечить заинтересованность работников в росте выручки от реализации продукции (работ, услуг), является внедрение в организации так называемых хозрасчетных структурных подразделений.

Напомним, что одна из важнейших функций кадровой службы – участие в разработке мотивационной системы эффективного стимулирования работников в соответствии с их трудовым вкладом, а также оформление кадровых документов в установленные сроки (Типовое положение о кадровой службе предприятия (организации), утвержденное постановлением Минтруда РБ от 18.12.1997 № 118).

Создание любых структурных подразделений организации, в т.ч. хозрасчетных, связано с потребностями конкретной организации. При этом каждое структурное подразделение отличается выполнением особого вида деятельности, необходимого для общего дела.

ЭТО ВАЖНО! Структурное подразделение организации (подразделения) – это официально выделенная ее часть, возглавляемая руководителем, подчиненным непосредственно руководителю организации, его заместителю либо руководителю более высокого уровня управления, созданная для управления определенным направлением (видом) деятельности организации, с самостоятельными задачами, функциями и ответственностью.

Особенности функционирования хозрасчетных структурных подразделений

Хозрасчетные структурные подразделения по сравнению с иными структурными подразделениями имеют ряд особенностей:

– у них нет статуса самостоятельного юридического лица, своего расчетного счета и других атрибутов, но при этом они являются самоокупаемыми;
– они формируются исключительно для получения выручки от реализации;
– в их состав входят работники, выполняющие, как правило, оплачиваемые работы;
– по ним ведется раздельный учет поступающей выручки, а в отдельных случаях – и затрат на их содержание;
– им устанавливается норматив средств, направляемых на оплату труда работников;
– разрабатываются формы финансово-статистической отчетности, отражающие объемы средств, «зарабатываемых» хозрасчетными подразделениями.

Для кадровиков немаловажным является то, что хозрасчетные структурные подразделения объединяют в своем составе работников, выполняющих разнородные должностные обязанности и использующих различные материальные средства.

Эту особенность необходимо учесть при разработке и утверждении соответствующих локальных нормативных правовых актов (далее – ЛНПА) (приказы, должностные инструкции и др.).

Порядок создания хозрасчетных структурных подразделений

Предлагаем вам ознакомиться с пошаговой работой сотрудников кадровой службы при создании хозрасчетных структурных подразделений, которая позволит обеспечить успешную деятельность таких подразделений в рамках вашей организации.

Шаг 1. Принятие управленческого решения о создании нового структурного подразделения.

Принятие управленческого решения о создании того или иного структурного подразделения, в т.ч. хозрасчетного, зависит от многих факторов. Среди них можно выделить основные:

1) цель и характер решаемых организацией задач.
Для хозрасчетных структурных подразделений основными целями являются выполнение платных работ и на этой основе обеспечение поступления выручки на счета организации;
2) уровни руководства.
Часто руководитель организации распределяет полномочия, а вместе с ними и сферы ответственности за порученные участки работы между своими заместителями и руководителями структурных подразделений, принимая во внимание их личные и деловые качества, предоставляя им право самостоятельно формировать свой «блок». Но в этом случае передача полномочий на формирование структурных подразделений и набор сотрудников должна быть четко урегулирована в ЛНПА;
3) тип организационной структуры.
В зависимости от наличия и характера горизонтальных и вертикальных связей между структурными подразделениями организации выделяют различные типы организационных структур (линейная, дивизионная и др.);
4) списочная численность работников.

Обоснование создания конкретного структурного подразделения, равно как и введение в штат должности его руководителя, должны увязываться с нормативами его численности. Если в организации принято решение разработать и утвердить регламент создания хозрасчетных структурных подразделений, в нем целесообразно установить нормативы численности работников таких подразделений.

При необходимости создания в организации хозрасчетного структурного подразделения как части структуры организации наниматель должен предусмотреть ее в организационной структуре в виде управления (отдела, сектора, бюро, группы, службы).

Конкретное наименование структурного подразделения, функцией которого является получение выручки от реализации, устанавливает наниматель в зависимости от поставленных перед ним целей и задач. Кроме того, при создании такого типа подразделений необходимо учитывать нормы управляемости, предусмотренные законодательством.

Структурные подразделения могут создаваться с учетом следующих норм управляемости (п. 12 Инструкции о порядке определения тарифных ставок и должностных окладов работников коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 26.04.2010 № 60):

– управление – при наличии в его штате не менее 7 штатных единиц, включая должность руководителя;
– отдел – при наличии в его штате не менее 4 штатных единиц, включая должность руководителя;
– сектор (бюро, группа) – при наличии в его штате не менее 3 штатных единиц, включая должность руководителя.

Инициатива создания нового структурного подразделения может исходить как «сверху», так и «снизу».

В первом случае инициатором решения о создании подразделения является сам руководитель, наделенный полномочиями по организации труда и управлению трудом в организации. Как правило, это руководитель организации.

Решение о создании структурного подразделения может исходить и от учредителей организации.

Во втором случае инициатором решения о создании нового подразделения может выступить любой из руководителей, не наделенный полномочиями на принятие такого решения (например, начальник финансово-экономического отдела).

Служба кадров на этом этапе оказывает методологическую помощь при оформлении соответствующих документов и контролирует его правильность.

Шаг 2. Документальное оформление решения о создании нового структурного подразделения.

Принятие решения о создании нового структурного подразделения предполагает, как правило, концептуальный подход к решению проблемы его создания, поэтому воля руководителя должна быть надлежащим образом оформлена в проекте документа о создании хозрасчетного структурного подразделения.

Порядок оформления во многом зависит от действующей в организации системы ЛНПА и сложившейся практики и может отразиться также в регламенте создания внутренних структурных подразделений.

Решение о создании нового структурного подразделения, как правило, оформляется приказом. Содержание приказа во многом зависит от того, в какие документы должны быть внесены изменения при создании такого подразделения.

1. Внесение изменений в организационную структуру.

Во многих организациях утверждается организационная структура как один из внутренних документов. Как правило, она составляется в виде схемы, что позволяет наглядно представить взаимосвязи и взаимодействие подразделений и отдельных должностных лиц, которые не входят ни в одно из подразделений (например, заместителей руководителя организации). Создание нового структурного подразделения в этом случае требует внесения изменений в действующую организационную структуру. Способ внесения изменений зависит от того, как была утверждена организационная структура.

2. Внесение изменений в штатное расписание.

Создание нового структурного подразделения предполагает наличие его внутренней структуры, которая может быть:

– простой (т.е. включать только штатные единицы работников);
– сложной (подразумевающей формирование нескольких производных (подчиненных) подразделений, в состав которых, в свою очередь, включены отдельные штатные единицы работников).

В обоих случаях создание нового структурного подразделения повлечет последующий набор персонала. Для этого необходимо внести изменения в штатное расписание.

Иногда на практике возникают следующие вопросы: в какой из документов следует внести изменения раньше: в организационную структуру или в штатное расписание? можно ли не вносить изменения в ранее утвержденную организационную структуру? Действующее законодательство не дает четкого ответа на них, поскольку в качестве обязательного документа оно предусматривает только штатное расписание. Однако, по мнению автора, если в организации принято решение об утверждении организационной структуры как отдельного документа (как правило, это целесообразно в организациях с разветвленной структурой управления, так как именно организационная структура позволяет увидеть «на одном листе» всю систему подчинения, соподчинения и координации деятельности различных структурных подразделений и отдельных лиц), надо избегать противоречий между организационной структурой и штатным расписанием.

На этом этапе служба кадров участвует в оформлении документов и контролирует правильность их оформления.

Шаг 3. Разработка проекта и утверждение положения о структурном подразделении.

Место вновь создаваемого структурного подразделения в организации в целом, задачи, которые ставит руководство перед конкретным подразделением, а также функции, выполнение которых требуется от подразделения, характер его взаимодействия с другими структурными единицами и иные вопросы, связанные с его функционированием, традиционно отражаются в Положении о структурном подразделении.

Положение о структурном подразделении – это локальный нормативный акт, определяющий статус структурного подразделения и его место в организации. Желательно, чтобы проект положения разрабатывал руководитель вышестоящего структурного подразделения или должностное лицо, в подчинении которого данное подразделение будет находиться. Таким образом, можно будет четко зафиксировать ожидания руководства от его введения в организационную структуру.

Как правило, кадровая служба, отдел организации труда и заработной платы и юридический отдел осуществляют методическое руководство разработкой проектов положений о структурных подразделениях и их согласование. К согласованию также целесообразно привлекать отдел охраны труда и техники безопасности, другие подразделения в зависимости от направлений деятельности.

Чтобы упорядочить работы по разработке проектов структурных подразделений, в ряде организаций подготовлена типовая форма положения о структурном подразделении, которая может входить в качестве составной части в регламент создания внутренних структурных подразделений, в т.ч. хозрасчетных, что чрезвычайно удобно. В целях облегчения задачи составления проекта автор предлагает воспользоваться следующей упрощенной структурой построения текста:
 

ООО «Прометей»                                                                               УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                             Директор
ПОЛОЖЕНИЕ                                                                                      Подпись               Расшифровка подписи
13 мая 2011 г.                                                                                      Дата
г. Минск

 

Об учебно-методическом центре

 

Учебно-методический центр (далее – центр) является хозрасчетным подразделением. Финансирование деятельности центра осуществляется за счет средств, поступающих от выполняемых центром работ, в размере 75 % от этих средств, оставшихся после налогообложения.

Основные задачи

Задачей хозрасчетного структурного подразделения является идеальное представление результата, которого должно достичь подразделение в процессе своей деятельности.

Центром осуществляются:

– платное обучение слушателей семинаров по дисциплинам согласно учебному плану;
– разработка и реализация методической литературы;
– иные платные услуги.

Функции

Функции должны быть сформулированы так, чтобы обозначить конкретные действия, при помощи которых решаются задачи, поставленные перед подразделением.

Права

Для выполнения функций подразделениям предоставляются определенные полномочия. В данном разделе необходимо четко расписать все имеющиеся у хозрасчетного структурного подразделения права.

Напомним, что права подразделяются на следующие:

– распорядительные (право использовать имеющиеся у подразделения ресурсы – информационные и материальные, запрашивать у других структурных подразделений необходимые документы и информацию и др.);
– организационные (право проводить совещания по вопросам работы подразделения, знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися подразделения, и др.).

Взаимоотношения. Связи

В процессе решения задач, поставленных перед хозрасчетным структурным подразделением, выполнения возложенных на него функций и реализации предоставленных ему прав оно взаимодействует с другими структурными подразделениями организации.

Как правило, связи между структурными подразделениями выражаются в совершении определенных действий, имеющих различные характеристики. Все эти действия отображают существующие в организации связи (как вертикальные, так и горизонтальные).

Виды отчетности и порядок ее заполнения (особенность хозрасчетных структурных подразделений)

Данный раздел должен содержать формы отчетности и порядок ее оформления, заполняемые работниками хозрасчетного подразделения. Как правило, такая информация необходима для формирования и контроля финансового результата от деятельности хозрасчетного структурного подразделения.

Ответственность

В этом разделе констатируются обязанность и готовность руководителя хозрасчетного структурного подразделения отвечать за неисполнение или ненадлежащее исполнение функций, возложенных на подразделение.

Здесь должно быть четко определено, за нарушение каких правил несет ответственность подразделение. Эта ответственность предусматривает применение санкций (мер ответственности) за совершенные действия (несвоевременное и ненадлежащее исполнение функций, необеспечение информацией, несоответствие законодательству разработанных актов, упущения, недостатки, ошибки в работе подразделения).

 

Начальник учебно-
методического центра                                       Подпись                  Расшифровка подписи

Визы

 

 

Проект положения о структурном подразделении имеет смысл прошить и скрепить подписью уполномоченного лица с расшифровкой, указанием должности, печатью организации. Данные действия помогут избежать споров с работниками при обвинении в подмене того или иного листа положения.

Обращаем внимание, что форма положения о структурном подразделении унифицирована (Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25).

Методологическую помощь при разработке требуемых документов оказывает служба кадров в пределах, установленных распределением обязанностей внутри организации.

Разработка должностных инструкций

Разработка проектов и утверждение должностных инструкций работников созданного хозрасчетного структурного подразделения осуществляются в порядке, аналогичном порядку разработки проекта и утверждения положения о структурном подразделении.

При этом необходимо учитывать роль и возможный вклад каждого работника в процесс «зарабатывания» хозрасчетным подразделением финансовых средств.

Служба кадров на этом этапе оказывает методологическую помощь при разработке требуемых документов и в пределах, установленных распределением обязанностей внутри организации, налаживает работу по их оформлению.

Заключение и выводы

Особенностью функционирования хозрасчетных структурных подразделений является также необходимость учета их специфики в разрабатываемой в организации системе материального стимулирования, в т.ч. в Положении об оплате труда.

Система кадрового делопроизводства должна учитывать, что хозрасчетные подразделения, несмотря на отсутствие юридической самостоятельности в своей работе, – это фактически независимые структурные подразделения.

Кадровая служба при работе с сотрудниками хозрасчетных структурных подразделений должна обеспечить выполнение всех формальных процедур, таких как заполнение табелей учета рабочего времени, издание приказов и др. Это позволит значительно повысить эффективность их работы.