Прочитав статью, узнаете:
- что скорректировать в работе архива с 28 января 2020 г.;
- как изменился перечень документов, создаваемых в архиве организации;
- что учесть в 2020 г. при составлении номенклатуры дел на 2021 г.
Постановлением № 214 предусмотрено изменение одного из важнейших документов в сфере архивного дела и делопроизводства – Правил работы архивов.
ЭТО ВАЖНО!
Изменения в Правила работы архивов вступают в силу с 28 января 2020 г.
ЧТО ИЗМЕНИЛИ
В ряде случаев изменения заключаются в совершенствовании текста Правил работы архивов путем корректировки и замены отдельных понятий и терминов (например, замена термина «проверка» на термин «анализ», «документы с истекшим сроком хранения» на «не подлежащие хранению» и т.д.) и приводимых по тексту примеров. Несмотря на довольно значительный объем постановления № 214, не все вносимые им изменения имеют характер коренных преобразований, имеющих существенное значение на практике.
Рассмотрим основные изменения.
Изменен перечень документов, создаваемых в архиве организации
В новой редакции Правил работы архивов четко указано, что отдельно создаются:
- график передачи дел на постоянное хранение в государственный архив;
- график представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение экспертно-методической комиссии (далее – ЭМК) государственного архива или экспертно-проверочной комиссии (далее – ЭПК) структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета.
В настоящее время график передачи дел и представления разделов сводных описей дел является одним документом (часть вторая п. 11 Правил работы архивов в текущей редакции).
По-прежнему в архиве организации нужно будет составлять:
- план работы на год;
- график приема дел в архив организации (в бесструктурных организациях не составляется);
- паспорт архива организации.
Дополнены правила заполнения гр. 5 «Примечание» номенклатуры дел
С 28 января 2020 г. в номенклатуре дел в гр. 5 «Примечания» должны проставляться отметки (подп. 39.5 п. 39 Правил работы архивов в новой редакции):
- об электронных делах, содержащих документы в электронном виде;
- информационных ресурсах;
- гибридных делах.
Подобная формулировка была ранее внесена в Инструкцию по делопроизводству (подп. 165.5 п. 165 Инструкции по делопроизводству).
Помимо перечисленного, как и ранее, в гр. 5 проставляются отметки:
- о переходящих делах;
- незаведении дел;
- передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения;
- выделении дел к уничтожению;
- утрате дел;
- лицах, ответственных за формирование дел;
- передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения;
- датах и индексах протоколов заседаний ЦЭК (ЭК) организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов.
Не перечисляются приказы с разными сроками хранения
В новой редакции из части четвертой п. 46 Правил работы архивов исключены 2 абзаца, в которых перечислены разновидности приказов по личному составу с разными (75 лет и 3 года) сроками хранения. Поскольку эти приказы перечислены в подп. 21.3 и 21.4 п. 21 Перечня типовых документов, которым следует руководствоваться при определении сроков хранения документов, их исключение из Правил работы архивов не будет иметь последствий и не должно вызвать сложностей в работе.
Исключена норма об установлении ответственности за составление описей дел
Из п. 87 Правил работы архивов исключено предложение, устанавливающее, что ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений (работники, ответственные за соответствующие направления деятельности). Однако это не означает, что теперь за составление описей дел никто не несет ответственности. Подобная норма все еще сохранена в тексте Инструкции по делопроизводству (п. 194 Инструкции по делопроизводству).
ЭТО ВАЖНО!
Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года.
Новое в систематизации заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу
Как известно, заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку, последовательность которых указана в части второй п. 165 Правил работы архивов. Согласно последним изменениям после приказов (иных распорядительных документов) по личному составу в сводном разделе описи дел по личному составу должны следовать «должностные (рабочие) инструкции работникам».
Изменение приложений к Правилам работы архивов
Приложения к Правилам работы архивов, содержащие формы документов, подверглись изменениям в плане их оформления, что вызвано установлением новой нормотворческой техники. В частности, это выразилось в изменении названий приложений, содержащих формы документов, которые должны печататься прописными буквами и располагаться по центру строки.
В то же время содержание и оформление самих форм документов подверглись изменениям, направленным на корректировку наименования граф в приводимых формах документов. Например, в ряде форм документов слова «дата и индекс правового акта» были заменены на «вид, дата и регистрационный номер нормативного правового акта, локального правового акта», слова «адрес», «почтовый адрес» на «место нахождения» и т.п. Разумеется, корректировки такого плана не привносят существенных изменений, но их необходимо будет учитывать при дальнейшей работе и оформлении соответствующих документов.
Некоторые приложения дополнены уточняющими подстрочными примечаниями, на которые стоит обращать внимание при работе. Например, частым является примечание о том, что на подготавливаемых документах печать (несмотря на указание о ее наличии в форме) может не проставляться организациями, которые в соответствии с законодательными актами вправе не использовать печати. Исключение – случаи, предусмотренные международными договорами, что соответствует нормам Декрета № 7.
Было заменено полностью приложение 9 к Правилам работы архивов, содержащее форму «Итоговая запись к номенклатуре дел организации». Теперь данная форма идентична соответствующей форме, содержащейся в приложении 12 к Инструкции по делопроизводству, и при указании количества дел по категориям (постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет) хранения) в каждой указывается отдельно количество электронных дел, гибридных дел и информационных ресурсов.
ЧТО СКОРРЕКТИРОВАТЬ В РАБОТЕ
Лица, ответственные за работу архива, в делопроизводственном году-2020 должны:
1. составить 2 отдельных документа (в организациях, являющихся источником комплектования государственного архива):
- график передачи дел на постоянное хранение в государственный архив;
- график представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭМК государственного архива или ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству облисполкома.
Формы графиков проходят согласование с соответствующим государственным архивом, структурным подразделением по архивам и делопроизводству облисполкома;
2. при составлении номенклатуры дел на 2021 г. руководствоваться новыми правилами заполнения гр. 5;
3. в дальнейшей работе при подготовке соответствующих документов учитывать новые правила их оформления по утвержденным формам.
Документы:
Постановление Минюста Республики Беларусь от 22.11.2019 № 214 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143» (постановление № 214).
Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (Правила работы архивов).
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).
Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (Перечень типовых документов).
Декрет Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства» (Декрет № 7).
