Cлужебная командировка – поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)). При этом к служебным командировкам не относятся служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель.
Гарантии работнику, направляемому в служебную командировку
Работнику, направленному в служебную командировку, гарантируется сохранение места работы (должности) и заработной платы в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка.
Наниматель обязан выдать такому работнику аванс и возместить следующие расходы:
– по проезду к месту служебной командировки обратно;
– по найму жилого помещения;
– за проживание вне места постоянного жительства (суточные);
– иные произведенные работником с разреше-ния или ведома нанимателя расходы
Возмещение расходов при служебных командировках
Порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках определяются Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом. Предусмотренные в коллективном договоре, соглашении размеры возмещения расходов не могут быть ниже размеров, установленных для бюджетных организаций.
При определении размеров расходов на служебные командировки в пределах Республики Беларусь следует руководствоваться Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35 (в ред. от 29.02.2008) (далее – Инструкция), а также постановлением Минфина РБ от 21.12.2007 № 197 «Об установле-нии размеров возмещения расходов при служебных командировках».
Где получать заработную плату?
Так как при служебной командировке сохраняются трудовые отношения между работником и нанимателем, то и заработную плату, и все причитающиеся выплаты, связанные со служебной командировкой, работник получает у своего нанимателя, а не в организации, куда он направляется в служебную командировку.
Однако на работника, находящегося в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту командирования. При этом средний заработок сохраняется за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (ст. 92 ТК).
Оформляем направление в служебную командировку
Направление работника в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы.
Командировочное удостоверение
Форма командировочного удостоверения установленного образца содержится в приложении 1 к Инструкции.
В командировочном удостоверении отражаются время прибытия работника к месту командировки и время выбытия из него. При выезде работника в несколько пунктов назначения отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом из них. Отметки в командировочном удостоверении должны заверяться печатью организации, предприятия, учреждения, в которые направлялся работник, а также подписью уполномоченного должностного лица. При отсутствии данных отметок в командировочном удостоверении расчеты по командировке не должны производиться.
Регистрация работников, выбывающих в служебную командировку, ведется в специальных журналах по установленной форме согласно приложению 3 к Инструкции.
Срок командировки
Исходя из сроков можно выделить командировки продолжительностью:
– 1 (один) календарный день (однодневные);
– до 30 календарных дней;
– свыше 30 календарных дней.
Направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника.
Срок фактического пребывания в служебной командировке определяется по отметкам на ко мандировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места пребывания.
Днем выбытия в служебную командировку на основании ст. 94 ТК считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия – день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 ч включительно днем выбытия считаются теку-щие сутки, а с 0 ч и позднее – последующие сутки.
Время окончания работы в день выбытия опре-деляется по договоренности с нанимателем. В случае прибытия до окончания рабочего дня вопрос о времени явки на работу в этот день решается в том же порядке.
Ограничения по направлению в командировку
Существуют некоторые ограничения при направлении в служебную командировку:
-запрещено направлять в служебные командировки беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет (ст. 263 ТК);
-только с согласия работника можно направлять в служебную командировку:
– женщин, имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет (ст. 263 ТК);
– женщин, имеющих детей-инвалидов в воз-расте до 18 лет (ст. 263 ТК);
– инвалидов (ст. 287 ТК).
Так как согласие работника должно быть выражено письменно (ст. 263 ТК), то и в случае направления инвалида в служебную командировку его согласие тоже лучше оформлять в письменной форме.
Что же касается категории работников-совместителей, то отправлять их в командировку можно в свободное от основной работы время, предварительно получив согласие с основного места работы.
Выдаем денежный аванс
Работнику, направляемому в служебную командировку, наниматель обязан выдать денежный аванс в пределах суммы причитающейся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, а также расходов по найму жилого помещения и суточные. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее полученным на командировочные расходы суммам.
Командированные работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней (при использовании кор-поративной пластиковой карточки – не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из коман-дировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об из-расходованных суммах и возвратить в кассу неис-пользованные наличные деньги.
Авансовый отчет
Основным первичным документом, подтвер-ждающим израсходованные суммы и предназначенным для отчета подотчетных лиц по хозяйст-венным или командировочным расходам, считается авансовый отчет. Он составляется в одном экземпляре и является комбинированным первич-ным документом, поскольку, с одной стороны, в нем обобщается информация об израсходованных средствах, а с другой – он служит основанием для включения этих сумм в состав производственных затрат, издержек обращения или внереализационных расходов.
В авансовом отчете указываются произведен-ные расходы по найму жилого помещения, проезду, сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы. К нему должны быть приложены следующие документы:
– командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пунк-те. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;
– проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;
– оплаченные счета, квитанции или другие документы;
– подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;
– отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).
Если работник не представит отчет по командировке и не возвратит неизрасходованный аванс, выданный на служебную командировку, наниматель вправе издать приказ (распоряжение) об удержании этой суммы из заработной платы.
