Сроки хранения документов по личному составу

 

Документы по личному составу – это документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан (Закон РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

К числу документов по личному составу относят: заявления, представления и приказы (распоряжения) нанимателя о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, уведомления и приказы (распоряжения) о переводе на контрактную форму найма, продлении и перезаключении контрактов, заявления и приказы (распоряжения) о предоставлении отпусков, присвоении разрядов, классов, квалификационных категорий, личные карточки, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы и др.

Обращаем внимание, что документы по личному составу образуются не только как результат закрепления трудовых отношений, но и в итоге учебной деятельности (приказы о зачислении в учебные заведения, приказы об окончании обучения и др.).

Какие приказы относятся к группе «приказы по личному составу»?

Хотелось бы обратить внимание на такое понятие, как «приказы по личному составу». В действующих нормативных правовых актах в качестве приказов по личному составу перечислены приказы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, командировании, предоставлении отпусков, поощрении, премировании, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, назначении дежурных, взысканиях, оказании материальной помощи.

ЭТО ВАЖНО! Приведенный перечень приказов охватывает лишь основные разновидности приказов данной группы и не является исчерпывающим.

К категории приказов по личному составу должны быть отнесены приказы о направлении на учебу по инициативе нанимателя, привлечении к работе в выходные дни, утверждении итогов аттестации, присвоении разрядов рабочим, повышении квалификации специалистов.

ЭТО ВАЖНО! Приказы о проведении аттестации, о внесении изменений в штатное расписание носят организационный характер и относятся к категории приказов по основной деятельности.

Сроки хранения документов по личному составу

Определение сроков хранения документов, образующихся в деятельности организаций, осуществляется в процессе проведения экспертизы их ценности.

Основными нормативными правовыми актами, которыми надлежит руководствоваться при проведении экспертизы ценности документов, являются перечни документов с указанием сроков их хранения. В настоящее время в Республике Беларусь действует 2 типовых перечня:

– Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Белкомархива от 06.08.2001 № 38, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 28.04.2004 № 4, постановлениями Минюста РБ от 31.08.2007 № 58, от 12.01.2009 № 5, от 28.07.2009 № 59, от 19.03.2010 № 21, от 01.11.2010 № 86;
– Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Минюста РБ от 12.01.2009 № 5, от 28.07.2009 № 59, от 19.03.2010 № 21, от 01.11.2010 № 86.

Оба перечня обязательны к применению всеми организациями независимо от формы собственности.

Вместе с тем типовые перечни не могут охватить всю специфическую документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерства и иные центральные органы управления разрабатывают ведомственные перечни.

Ведомственные перечни включают в себя полный комплекс документов постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, образующихся в деятельности организации и подчиненных ему учреждений. Перечень конкретизирует сроки хранения каждого включенного в него документа.

При определении сроков хранения документов организации, прежде всего, пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии – типовыми перечнями.

Обращаем внимание, что установленные перечнями сроки хранения распространяются на все включенные в них документы без учета видов носителей (бумажные, электронные документы, документы на микропленке и др.).

Для приказов по личному составу в зависимости от их разновидности действующими перечнями типовых документов установлено 2 срока хранения: 75 лет или 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

При определении сроков хранения приказов по личному составу в случае, если они не конкретизированы в нормативных правовых актах, следует исходить из их значимости для последующего использования в целях подтверждения стажа (общего трудового, стажа работы по специальности), размера заработной платы, имеющейся квалификации и т.п.

Храним 75 лет

Срок хранения 75 лет имеют приказы о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, премировании кадров, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и служебных командировках за границу.    

Для приказов о направлении на учебу, об утверждении итогов аттестации, о присвоении разрядов рабочим, о повышении квалификации специалистов должен быть установлен срок хранения 75 лет.

Храним 3 года

Срок хранения 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства имеют приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь.

Для приказов о привлечении к работе в выходные дни срок хранения следует определять исходя из того, предполагается ли денежная компенсация работникам за привлечение к работе в выходные дни. В случае компенсации срок хранения таких приказов будет составлять 75 лет, если компенсация не предусмотрена – 3 года после проведения налоговой проверки.

Индекс документа

Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения).