Наниматель, должностное лицо нанимателя, оформляющее прием и увольнение работников, кадровая служба или другое структурное подразделение ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Форма книги приведена в приложении к Инструкции № 40.
В книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним).