8 апрель 2010

Содержание

Страница № 46

Алгоритм действий по изменению фамилии работника

Жанна Герман, юрист

Законодательством установлена процедура внесения нанимателем изменений в трудовую книжку в случае изменения работником фамилии. Что касается внесения изменений в другие учетные документы работника, то в настоящий момент действующее законодательство не предусматривает четкой  их процедуры.

Давайте разбираться вместе.

Итак, при смене фамилии работника вам необходимо внести изменения в следующие документы:

– трудовую книжку;

– книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

– документы личного дела;

– трудовой договор (контракт);

–  личную карточку и др.

Последовательность действий кадровой службы при изменении фамилии работника представим
в виде пошагового алгоритма.

Шаг 1. Работник подает нанимателю заяв­ление об изменении фамилии в учетной и иной документации.

К заявлению прилагаются копии следующих документов: паспорт на новую фа­милию, свидетельство о регистрации брака или иной документ, подтверждающий изменение фа­милии. Образец заявления работника смотри­те в рубрике «Полезная документация» на с. 22 журнала.

Шаг 2. На основании заявления работника издаем приказ.

На практике возникает вопрос о датирова­нии данного приказа.

Свидетельство о регистрации брака дати­ровано днем регистрации брака, а новый пас­порт выдается только через несколько недель. По мнению автора, изменения необходимо оформлять только тогда, когда работник получил новый паспорт, так как в большинство учетных и иных официальных документов изменения вно­сятся на основании нового паспорта.

Образец приказа об изменении фамилии ра­ботника смотрите в рубрике «Полезная докумен­тация» на с. 22 журнала.

Копию (выписку) приказа необходимо вклю­чить в личное дело работника (абзац 5 п. 8 Ин­струкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержден­ной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников)).

Шаг 3. Внесение изменений в трудовую книжку производится в порядке, предусмотрен­ном в п. 38 Инструкции о порядке ведения тру­довых книжек работников, утвержденной поста­новлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30.

Изменения записей о фамилии в трудовой книжке осуществляются нанимателем по послед­нему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату. На практике у кад­ровых работников при изменении фамилии ра­ботника в связи со вступлением в брак возника­ет вопрос о том, на какой документ все же стоит ссылаться в данном случае: на свидетельство о регистрации брака либо на паспорт с изме­ненной фамилией? По мнению автора, в таком случае необходимо ссылаться на свидетельство о регистрации брака.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, преж­няя фамилия и над ней записывается новая, из­мененная.

Ссылка на соответствующий документ за­писывается на внутренней стороне обложки, заверяется подписью нанимателя или уполномо­ченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполни­тельного и распорядительного органа, осущест­вившего регистрацию предпринимателя.

Образец внесения изменений в трудовую книжку в связи с изменением фамилии после вступления в брак смотрите на с. 23 журнала.

Также следует отразить изменение фамилии работника в книге учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Для этого старая фа­милия зачеркивается или заключается в скобки и над ней пишется новая.

Шаг. 4. Внесение изменений в документы личного дела производится на основании Инст­рукции о порядке формирования, ведения и хра­нения личных дел работников.

Помимо включения копии (выписки) приказа об изменении фамилии вам нужно:

на обложке личного дела прежнюю фамилию заключить в скобки, а новую записать над ней;

произвести соответствующую запись в п. 2.4 дополнения к личному листку по учету кадров.

Шаг 5. Вносим изменения в личную кар­точку работника.

В настоящее время форму и порядок за­полнения личной карточки работника (ранее - личная карточка формы Т-2) определяет нани­матель. Это значит, что и внесение изменения фамилии осуществляется по усмотрению на­нимателя (как правило, старая фамилия зачер­кивается либо заключается в скобки, а над ней указывается новая).

Шаг 6. Заключаем дополнительное согла­шение к трудовому договору (контракту).

На практике возникают споры о том, нужно ли заключать дополнительное соглашение к тру­довому договору (контракту) в связи с измене­нием фамилии работника. По мнению автора, это необходимо сделать на основании изданного приказа об изменении фамилии .

Шаг 7. Получаем новое свидетельство го­сударственного социального страхования.

Для этого форма ПУ-1 (тип формы - изме­нение анкетных данных) представляется в орган Фонда социальной защиты населения в тече­ние 5 рабочих дней со дня предъявления застрахо­ванным лицом работодателю или в представи­тельство (филиал) Белгосстраха документа, удо - стоверяющего личность, подтверждающего факт изменения анкетных данных (п. 14 постановле­ния Совета Министров РБ от 08.07.1997 № 837 (с изменениями и дополнениями) «Об утвержде­нии правил индивидуального (персонифициро­ванного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования»).

Застрахованное лицо обязано в течение месяца со дня получения документа, удостове­ряющего личность, с измененными анкетными данными предъявить его работодателю или в представительство (филиал) Белгосстраха для заполнения формы ПУ-1 (тип формы - измене­ние анкетных данных).

Печать
В закладки
AA
Наверх

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.