Часто в организациях возникает необходимость использования личного имущества работника (например, личного автомобиля, телефонного аппарата, компьютера и т.д.) в служебных целях.
Оформить использование личного имущества работника в интересах нанимателя вы можете 2 способами:
1) в соответствии с трудовым законодательством;
2) в соответствии с гражданским законодательством.
Чтобы разобраться в нюансах, приведем сравнительную таблицу основных отличий применения этих способов.
Вам необходимо учитывать общие для трудового и гражданского законодательства особенности использования транспортных средств. Среди них:
1) предрейсовые и иные медицинские обследования водителей механических транспортных средств, самоходных машин. Предрейсовые и иные медицинские осмотры водителей механических транспортных средств, самоходных машин не проводятся, если юридические лица и индивидуальные предприниматели не осуществляют деятельность в области автомобильного транспорта, на которую требуется специальное разрешение (лицензия), или деятельность по подготовке, переподготовке и повышению квалификации водителей механических транспортных средств, самоходных машин и лиц, обучающих управлению ими (ст. 23 Закона РБ от 05.01.2008 № 313-З «О дорожном движении»);
2) путевые листы. Юридические лица всех форм собственности и индивидуальные предприниматели, использующие легковые автомобили в служебных целях, должны выписывать путевые листы типовых форм 6 или 7 (подп. 1.2 п. 1 Инструкции по изготовлению, учету, заполнению и обработке путевых листов служебного легкового автомобиля, утвержденной постановлением Минфина РБ от 31.03.2000 № 31; далее - Инструкция № 31).
Служебные легковые автомобили - это легковые автомобили вместимостью до 9 мест, включая место водителя, используемые в служебных целях (подп. 1.1 п. 1 Инструкция № 31). В качестве служебных могут выступать как автомобили, принадлежащие организации, так и автомобили, на применение которых с их владельцами заключены договоры аренды, безвозмездного пользования, или личный транспорт работников, используемый в рамках трудовых правоотношений по договоренности сторон в служебных целях.
Оформление использования личного имущества работника для нужд нанимателя по трудовому законодательству
Возможность использования имущества работника и компенсация за его износ, в частности, предусмотрены:
-ст. 106 ТК (работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем);
-п. 1 Положения об условиях труда работников- надомников, утвержденного постановлением Минтруда РБ от 11.04.2000 № 48 (наниматель вправе разрешать надомникам изготовление изделий для предприятия из собственных материалов и с использованием личных механизмов и инструментов. Перечень видов собственных материалов и количество изготавливаемых из них изделий, а также порядок предоставления сырья и материалов утверждаются нанимателем либо коллективным договором);
- ст. 52 Закона РБ от 29.10.1991 № 1202-XII «Об образовании» (педагогические работники учреждений образования имеют право на ежемесячную компенсацию расходов на приобретение учебной и методической литературы).
Обратите внимание на условия заключения соглашения об использовании имущества и выплаты компенсации!
Работник должен состоять в штате организации, т.е. работать по трудовому договору (контракту). Лицо, работающее по совместительству, также является работником с правом на компенсацию за износ его имущества при использовании такого имущества в служебных целях. А вот учредители организации (например, участники хозяйственного общества), не состоящие в трудовых отношениях с организацией, работниками не являются и соответственно права на компенсацию не имеют.
Использование имущества должно быть обусловлено функцией, выполняемая сотрудником, и подтверждено трудовым договором, должностной инструкцией или другими внутренними документами.
Имущество, которое работник использует для нужд нанимателя, должно принадлежать работнику на праве собственности или ином законном праве пользования (например, договор купли- продажи, договор аренды, доверенность).
Работник обязан лично использовать свое имущество в процессе выполнения своих трудовых обязанностей. Если предполагается передача имущества иным работникам, то такие отношения будут регулироваться гражданским законодательством (договор аренды, безвозмездного пользования).
Обязательность компенсации
Работнику предоставлено право на получение компенсации за использование собственного имущества для нужд нанимателя (ст. 106 ТК). Однако этим правом работник может не воспользоваться. Следовательно, наниматель и работник могут прийти к согласию об использовании имущества работника без выплаты компенсации.
Форма соглашения
Согласие нанимателя и работника об использовании имущества работника, размере и порядке компенсации может быть достигнуто как в устной, так и в письменной форме. Рекомендуется все же оформлять его в письменной форме для исключения в дальнейшем возможных разногласий и споров.
Возможность использования имущества для нужд различных нанимателей. Трудовым законодательством не ограничивается право работать у нескольких нанимателей. Соответственно в отношении каждого нанимателя применяются положения ТК и при использовании работником своего имущества для нужд нанимателя ему может выплачиваться компенсация.
Этот способ оформления компенсации удобен, если работник использует на службе свое имущество не систематически, а от случая к случаю.
Шаг. 1 . Подача работником заявления о компенсации ему затрат по использованию своего имущества после его фактического использования.
Примерную форму заявления работника о выплате компенсации за износ личного имущества смотрите
в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала.
Шаг 2. Излаем приказ о выплате компенсации.
Перед изданием приказа нужно удостовериться, что имущество принадлежало работнику и использовалось им для выполнения своих трудовых обязанностей, которые закреплены в трудовом договоре, должностной инструкции или в ином внутреннем документе.
Еще до заключения соглашения вы должны выяснить 2 момента:
определить, необходимо ли для выполнения трудовых обязанностей работника использование его имущества;
определить принадлежность имущества работнику.
При необходимости вы должны внести соответствующие изменения и(или) дополнения.
Например, для использования работником легкового автомобиля проверяете, что разъездной порядок работы закреплен в должностной инструкции. Если в трудовой договор, должностную инструкцию или в иной внутренний документ не внесены сведения, что работник использует имущество для служебных целей, то организация не сможет уменьшить на сумму компенсации свой налогооблагаемый доход.
Фрагмент должностной инструкции с указанием об использовании личного имущества в служебных целях смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21-22 журнала.
Шаг 1. Оформляем, желательно в письменной форме, соглашение между нанимателем и работником об использовании работником своего транспортного средства, оборудования, инструментов и приспособлений для нужд нанимателя, определяем размер и порядок выплаты компенсации за их износ (амортизацию).
Волю работника предоставить личное имущество и волю нанимателя использовать его стороны можно выразить в следующих документах:
- в трудовом договоре (контракте). Например, в п. 17 Примерной формы трудового договора, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 27.12.1999 № 155, п. 15 Примерной формы контракта нанимателя с работником, утвержденной постановлением Совета Министров РБ от 02.08.1999 № 1180, отражаются виды гарантий и компенсаций, предоставляемых работнику по законодательству и коллективному договору (согла
шению). Обычно такая запись может быть сделана, если при заключении трудового договора (контракта) известно, что работник будет использовать личное имущество в служебных целях.
Образец записи в трудовом договоре (контракте) об использовании личного имущества работника и компенсации за его износ смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 22 журнала;
в дополнительном соглашении к трудовому договору (контракту). Дополнительное соглашение обычно заключают в случаях, когда необходимость в использовании имущества работника в служебных целях возникла неожиданно.
Образец дополнительного соглашения об использовании личного имущества работника в интересах нанимателя смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 22 журнала;
в отдельном соглашении. Такое соглашение на практике часто называют договором об использовании имущества работника в служебных целях. Однако некоторые специалисты полагают, что оформлять такое соглашение в форме договора об использовании имущества работника в служебных целях с юридической точки зрения некорректно, так как нет самостоятельного предмета договора.
Содержание соглашения.
В соглашении вам необходимо зафиксировать согласованный порядок использования имущества:
-наименование объекта;
-цель использования;
-срок использования;
-условия прекращения действия соглашения;
-сумма компенсации работнику;
-порядок выплаты компенсации.
Размер (сумма) компенсации. Наниматель и сотрудник вправе договориться о выплате компенсации в любом размере, потому что ТК его не ограничивает.
Компенсация покрывает лишь износ имущества (ст. 106 ТК). Однако размер компенсации может быть равен амортизационным отчислениям, а может отличаться от них (быть выше либо ниже) и относиться на себестоимость в полном объеме независимо от величины таких отчислений.
Помимо оплаты компенсации наниматель может возмещать работнику фактические затраты, связанные с ремонтом имущества, а также нести иные затраты по содержанию и использованию имущества, определенные в трудовом договоре (контракте), дополнительном соглашении к нему или в ином соглашении на использование личного имущества работника в служебных целях.
Периодичность выплаты компенсации. Работник имеет право на компенсацию за износ транспортного средства только в том случае, если оно использовалось для нужд нанимателя. При этом может быть установлено, что компенсация выплачивается ежемесячно только тогда, когда автомобиль использовался. Следовательно, компенсация не может быть выплачена, например, в период отпуска работника.
Срок действия соглашения. Наниматель и сотрудник могут выбрать любой срок, однако он не должен превышать указанного в срочном трудовом договоре.
Примерную форму соглашения об использовании имущества работника для нужд нанимателя смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.
Примечание. Соглашение об использовании личного имущества руководителя организации со стороны нанимателя подписывает собственник имущества организации или уполномоченное им лицо. Например, в хозяйственных обществах (ООО, ОАО) - председатель общего собрания участников, в акционерных обществах - председатель общего собрания акционеров или председатель совета директоров.
Приложения к соглашению. К соглашению об использовании личного имущества работника в интересах работодателя следует приложить ряд документов. Их набор зависит от условий договоренности с работником и от самого объекта, который будет использован в производственной деятельности. В частности, прилагаются копии документов о праве собственности или ином законном владении (пользовании) имуществом (например, копия технического паспорта автомобиля), расчет суммы компенсации амортизационных затрат и т.д.
Шаг 2. Издаем приказ о выплате компенсации.
Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личное имущество в служебных целях, является приказ руководителя организации, в котором устанавливается размер компенсации. Унифицированной формы приказа нет, поэтому он, как и акт (см. Шаг 3), составляется в произвольной форме с соблюдением требований Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.
Образец приказа о выплате компенсации за износ личного имущества работника при его использовании в служебных целях смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23-24 журнала.
Шаг 3. При необходимости составляем акт о выплате компенсации за использование личного имущества для нужд нанимателя.
Составление акта целесообразно, например, если стороны пришли к соглашению о выплате компенсации не за месяц, а за день. В этом случае, если имущество используется в работе не каждый день, в конце месяца составляется акт, в котором указывается количество дней его использования.
Образец акта о выплате компенсации за использование личного имущества сотрудника в интересах нанимателя смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
Шаг 4. При увольнении включаем компенсацию за износ (амортизацию) личного имущества в выплаты, причитающиеся работнику от нанимателя, которые производятся в день увольнения (ст. 77 ТК).
В ст. 77 ТК речь идет о любых выплатах, причитающихся работнику, в т.ч. и о различного рода компенсациях.
Статьей 78 ТК определена ответственность за задержку расчета при увольнении. В частности, в случае невыплаты по вине нанимателя в сроки, установленные частью первой ст. 77 ТК, причитающихся при увольнении сумм выплат работник имеет право взыскать с нанимателя средний заработок за каждый день их задержки, а в случае невыплаты части суммы - пропорционально невыплаченным при расчете денежным суммам.
