Правильное оформление трудовых книжек и достоверность содержащихся в них сведений – критерии, по которым оценивают работу специалиста по кадрам сотрудники органов соцобеспечения при оформлении пенсии гражданам. К сожалению, большое количество трудовых книжек заполняется не просто с погрешностями, а с серьезными нарушениями, которые влияют и на размер пенсии, и на сроки ее назначения. Как избежать таких проблем, вы узнаете, прочитав статью, оформленную в виде вопросов и ответов.
У работника на прежнем месте работы закончились трудовая книжка и вкладыш в нее на записи об увольнении.
Как сделать запись о его приеме на работу?
Нужно оформить новый вкладыш в трудовую книжку.
При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки делается надпись «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера (либо в правом верхнем углу ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера).
Трудовая книжка работника может иметь любое количество вкладышей, а вот вкладыш без трудовой книжки недействителен (Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30; далее – Инструкция).
Можно ли поставить в трудовой книжке работника печать отдела кадров?
Нет.
В соответствии с Инструкцией в трудовой книжке должна стоять печать организации. В трудовой книжке работников филиала также необходимо поставить печать организации, если филиал не является обособленным юридическим лицом.
Увольнение сотрудника в трудовой книжке подписал специалист по кадрам.
Правильно ли это?
Это неправильно.
апись об увольнении в трудовой книжке работника заверяет своей подписью руководитель организации, и ставится печать организации.
В трудовой книжке работника, который пришел устраиваться на работу, есть запись только о совместительстве.
Будет ли такая запись считаться действительной?
Не будет.
В трудовой книжке нового работника должна быть внесена запись о приеме на работу и об увольнении в установленном порядке. Записи о работе по совместительству вносят в трудовую книжку, если у работника не было в этот период основного места работы. Попросите его оформить трудовую книжку правильно по последнему месту работы.
Кто ставит подпись на титульном листе трудовой книжки?
На титульном листе трудовой книжки ставятся 2 подписи – работника (владельца трудовой книжки) и лица, ответственного за выдачу трудовых книжек в организации. Фамилию ответственного лица необходимо написать четко и разборчиво. После этого ставится печать организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка (п. 18 Инструкции).
Кадровик внес сведения о работе в раздел «Сведения о награждениях», объясняя это тем, что на момент внесения очередной записи в отделе кадров не оказалось вкладышей в трудовую книжку.
Будет ли это считаться нарушением?
Да, это очень часто встречающееся нарушение.
Все записи, которые не соответствуют заполняемому разделу, проверяющие органы могут признать недействительными. В свою очередь это грозит работнику уменьшением страхового стажа и существенным снижением размера пенсии при ее оформлении. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который надо оформлять и вести в том же порядке, что и трудовую книжку.
Если такую запись внес предыдущий наниматель, работник должен обратиться к нему за исправлением. Если ошибка допущена по последнему месту работы, то во вкладыше в трудовую книжку (если его нет, заведите) и в разделе «Сведения о работе» вкладыша под порядковым номером, следующим за номером последней записи, повторите ту запись, которая ошибочно попала в раздел «Сведения о награждениях» трудовой книжки. Затем откройте раздел «Сведения о награждениях» и внесите туда запись. Для этого под порядковым номером, следующим за номером последней записи, следует писать: «Запись под номером таким-то недействительна» (пп. 35, 36 Инструкции).
При внесении записи о приеме на работу указано неполное наименование организации. Кадровик, заметив ошибку, приписал сверху недостающие сведения. В итоге наименование организации в разделе «Сведения о работе» написано разными авторучками и с видимой разницей в почерке.
Допустимо ли такое исправление?
Данное исправление недопустимо.
Наименование организации указывают полностью и сокращенно, если сокращенное название предусмотрено учредительными документами этой организации (п. 19 Инструкции). Дописки, подчистки и прочие, не предусмотренные законом, методы коррекции могут расцениваться как признаки подлога или подделки документа. Органы соцобеспечения могут не зачесть гражданину срок работы в данной организации в стаж для назначения пенсии, что опять же уменьшит ее размер. Ошибочную запись следует признать недействительной и сделать правильную запись.
ЭТО ВАЖНО! Исправляя такую ошибку, не допускается отменять все записи, относящиеся к данному нанимателю, поскольку ошибочно написано только наименование организации, а остальные записи верны.
Эта запись не нумеруется. Следовательно, при признании ее недействительной номер ставить не нужно. После последней записи в разделе «Сведения о работе» необходимо внести отметку: «В наименовании организации допущена ошибка» и далее написать правильное наименование организации.
Работник имел единственное место работы, но после увольнения потерял трудовую книжку. Кадровик хочет оформить новую трудовую книжку и датой ее заполнения указать дату первичного приема на работу.
Правильно ли это?
Неправильно.
Если сотрудник заявляет о том, что потерял трудовую книжку, необходимо оформить ему дубликат (гл. 7 Инструкции).
При исправлении ошибочной записи кадровик зачеркнул эту запись и использовал пометку «Исправленному верить».
Имеет ли он на это право?
Многие кадровики, обнаружив подобные правки, уверены, что они не правомочны исправлять уже исправленное, что неверно.
Для владельцев таких трудовых книжек есть риск, что отработанный период, относящийся к неверно исправленной записи, не зачтется в стаж для начисления пенсионных выплат.
Возможно, потребуются дополнительные подтверждающие данный стаж документы. Зачеркнутую запись нужно признать недействительной и внести правильную запись, как предусмотрено пп. 35–37 Инструкции. При необходимости окажите помощь сотруднику в отправке запроса в архив, в котором могут находиться нужные документы.
