Оформлять трудовые книжки нужно по строгим правилам. Из-за ошибок, повреждений или утраты бланка приходится «побегать» и самому работнику, и работнику кадровой службы. Поэтому о том, какие сведения должны быть в трудовой книжке, желательно знать всем.
Основные требования к порядку ведения трудовых книжек установлены Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция № 30).
В каких случаях работники кадровых служб заводят новую трудовую книжку, а в каких – выписывают дубликат?
При поступлении на работу впервые в кадровой службе организации на работника на основании приказа о приеме на работу заводят трудовую книжку утвержденного образца республиканской трудовой книжки 1995 г. (п. 4 Инструкции № 30).
Все последующие наниматели будут вписывать сведения о трудовом стаже в этот же документ. Но если бланк был испорчен или утерян, то наниматель по последнему месту работы по письменной просьбе работника выдает ему дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней).
При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делают надпись: «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки (п. 52 Инструкции № 30).
Когда в организации оформляют дубликат, работникам кадровой службы приходится восстанавливать всю трудовую биографию работника. При этом в дубликат трудовой книжки впишут только те сведения, которые он сумеет подтвердить документами.
Документы, подтверждающие стаж работы, возвращают их владельцу. При этом законодательством установлена обязанность нанимателя оказывать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению к данному нанимателю (п. 54 Инструкции № 30).
Дубликат трудовой книжки оформляется без дополнительных справок, если:
1) наниматель аннулирует недействительную запись об увольнении или переводе на другую работу;
2) трудовая книжка была порвана или загрязнена, но все сведения доступны для прочтения.
Если работник потребует в случаях, предусмотренных законодательством, оформить дубликат трудовой, отказать ему наниматель не имеет права.
Законно ли требовать от работника возмещения стоимости трудовой книжки?
В большинстве случаев требование о возмещении стоимости трудовой книжки законно. Если работник впервые получает трудовую книжку или организация оформляет дубликат книжки, утраченной по его вине, плату за бланк необходимо взимать.
Так, при выдаче трудовой книжки (дубликата), а также вкладыша к трудовой книжке работник производит оплату ее (его) стоимости в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение (п. 11 Инструкции № 30).
В том случае, если первый наниматель допустил ошибки в первичном оформлении, стоимость испорченного бланка оплачивает организация. Новую трудовую (дубликаты) оформят бесплатно и тогда, когда бланк был испорчен не по вашей вине или пострадал из-за чрезвычайных обстоятельств.
В трудовой книжке необходимо указать период, на протяжении которого гражданин служил в армии
До внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу наниматель вносит отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующего документа записи о времени службы в составе Вооруженных Сил, других войск и воинских формирований РБ, в органах КГБ, МВД, в военизированной охране, в органах специальной связи и в горноспасательных частях независимо от ведомственной подчиненности и наличия специального или воинского звания, если на работников не распространялось законодательство о труде, с указанием даты призыва (поступления) и даты увольнения со службы.
Если работник устраивается на работу, отслужив в армии, первая запись в трудовой книжке: «Служба в Вооруженных Силах Республики Беларусь (период)». Основанием для записи является военный билет. Поэтому, если работник представит этот документ уже после того, как в трудовой книжке сделана запись о приеме на работу, ее придется аннулировать и зафиксировать сведения в хронологической последовательности.
ЭТО ВАЖНО! Служба в армии в суммарный стаж работы не включается. В дальнейшем время службы в армии засчитывается в общий стаж работы при представлении документов в органы социальной защиты для оформления пенсии.
Порядок оформления поощрений и взысканий в трудовой книжке
Взыскания отражают в трудовой книжке в исключительных случаях. Если работник заслужил замечание или выговор, в трудовой об этом ничего не напишут. Но если работник провинился настолько серьезно, что его увольняют по статье, данные о дисциплинарном взыскании кадровики приведут в трудовой книжке.
Поощрения фиксируют в трудовой гораздо чаще. Например, когда работник получает государственные награды, в т.ч. государственное почетное звание, когда организация вручает почетные грамоты, нагрудные знаки, значки, дипломы и присваивает звание. В трудовой приводят сведения и о других поощрениях (например, тех, что предусмотрены коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине).
Премии, прописанные в документах об оплате труда или выплачиваемые на регулярной основе, в трудовых книжках не упоминают.
В раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки работника вносят следующие сведения:
– о награждении орденами и медалями Республики Беларусь, производимом в установленном законодательством порядке за успехи в работе;
– присвоении званий (например, «Лауреат Государственной премии Республики Беларусь»);
– награждении почетными грамотами, нагрудными знаками;
– поощрениях, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка (например, объявление благодарности, награждение ценным подарком и др.).
Можно ли человека принять на работу по совместительству только потому, что в трудовой нет записи об увольнении с последнего места работы?
Да, можно.
Если в трудовой книжке работника не стоит запись об увольнении с предыдущего места работы, его можно принять по совместительству. Другой вариант – заключить гражданско-правовой договор.
Чтобы человек мог поступить на работу как основной работник, запись об увольнении придется получить. Для этого необходимо обратиться к прежнему нанимателю.
Порядок исправления ошибочной записи, сделанной в трудовой книжке по предыдущему месту работы
Предположим, в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» трудовой книжки обнаружена неправильная или неточная запись, сделанная по предыдущему месту работы. Обнаруженные ошибки обязательно должны быть исправлены одним из двух способов.
В случае обнаружения неправильной или неточной записи, внесенной в трудовую книжку работника, ее исправляет наниматель, допустивший ошибку или неточность (п. 35 Инструкции № 30).
В случае ликвидации организации, прекращения деятельности индивидуального предпринимателя исправление в неправильную или неточную запись, внесенную в трудовую книжку, вносят учредитель, собственник, вышестоящая организация, министерство, иной республиканский орган государственного управления, местный исполнительный и распорядительный орган, зарегистрировавший индивидуального предпринимателя, при наличии у них документов, позволяющих произвести необходимую запись (п. 37 Инструкции № 30).
Можно ли оформить работнику вторую трудовую книжку?
Нет, нельзя.
В случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) работник вправе обратиться к нанимателю по последнему месту работы в течение 3 месяцев со дня его увольнения с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки.
Не позднее 15 дней со дня обращения наниматель выдает работнику другую трудовую книжку (вкладыш к ней) образца республиканской трудовой книжки 1995 г. с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. При утрате трудовой книжки по истечении указанного срока наниматель выдает справку о периоде работы у него работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы работника другой трудовой книжки (вкладыша к ней), но с надписью «Дубликат» (п. 51 Инструкции № 30).
