Образец докладной записки см. в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.

О чем статья:

• зачастую докладные и служебные записки оформляются безосновательно и с нарушением правил делопроизводства. Автор рассказывает, в каких случаях необходимо использовать указанные документы и как их правильно оформлять.

Виды докладных записок

Определение докладной записки содержится в п. 118 Инструкции № 4. Докладная записка – это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Пункты 119–120 Инструкции № 4 классифицируют докладные записки по различным критериям. Так, в зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся:

1. на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений);
2. отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

В зависимости от адресата докладные записки делятся:

1. на внутренние, которые адресуются руководителю организации;
2. внешние, которые адресуются руководителю вышестоящей организации.

Правила оформления докладных записок

Структура текста докладной записки определена в п. 121 Инструкции № 4. Она состоит из следующих частей:

1. вводной, в которой излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ;
2. основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы.

Из приведенных норм можно сделать вывод, что докладной записке как управленческому документу присущи следующие признаки:

1. функцией докладной записки является доведение работником определенной информации до своего непосредственного руководителя (в т.ч. руководителем организации до руководителя вышестоящей организации);
2. по общему правилу докладная записка относится к внутренним документам, поскольку ею оформляется взаимодействие между руководителем и подчиненным в рамках одной организации. Исключение составляет направление докладной записки руководителем организации в вышестоящую организацию на имя руководителя последней;
3. докладная записка должна содержать не только изложение определенных фактов, но и сделанные на их основе выводы и (или) имеющиеся в связи с ними предложения (просьбы).

Порядок оформления докладных записок (реквизиты, шрифт, отступы и др.) подчиняется общим правилам оформления документов, изложенным в Инструкции № 4. Некоторые различия в оформлении внутренних и внешних докладных записок изложены в пп. 120 и 122 Инструкции № 4. Так, внутренние докладные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или A5. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке. Внутренние докладные записки подписываются их составителями, внешние – руководителем организации.

Служебная записка или…?

Что касается служебных записок, то этот вид документа Инструкцией № 4 не предусмотрен. Следовательно, использование такого названия вида документа, как служебная записка, недопустимо. Представляется, что для целей, для которых невозможно использовать докладную записку, необходимо применять служебную справку.

Служебная справка является одним из видов справок. Под справкой понимается информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов (п. 124 Инструкции № 4).

В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные. При этом служебная справка содержит сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.) (п. 125 Инструкции № 4). Как и справки в целом, служебные справки делятся (п. 126 Инструкции № 4):

1. на внутренние, которые адресуются руководителю организации;
2. внешние, адресуемые руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или физическому лицу.

Служебные справки оформляются по общим правилам оформления документов, предусмотренным Инструкцией № 4, со следующими особенностями:

1. внутренние справки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или A5, а внешние – на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа (п. 126 Инструкции № 4);
2. внешние справки подписываются руководителем организации, внутренние – их составителями. Справки, за содержание которых несет ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями (п. 129 Инструкции № 4);
3. период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом (п. 127 Инструкции № 4);
4. сводки (разновидность служебных справок (об исполнении документов, сводка предложений и т.д.)) оформляются в виде таблиц, графиков (п. 132 Инструкции № 4).

Справочно:

текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки (п. 127 Инструкции № 4).

На основании приведенных норм можно выделить следующие характеристики служебной справки:

1. служебная справка содержит информацию об основной деятельности организации;
2. в служебной справке лишь излагаются факты без их оценки и каких-либо выводов составителя документа;
3. внутри организации служебная справка может быть адресована только ее руководителю, а в качестве внешнего документа может быть направлена любому лицу.

Сравним докладную записку и служебную справку

Для упрощения выбора вида документа при оформлении тех или иных информационно-управленческих отношений отразим основные отличия между докладной запиской и служебной справкой в таблице.

Документ:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция № 4).