В статье вы найдете подробную информацию о том, как необходимо производить учет, тиражирование и распределение должностных инструкций, а также обозначение их копий. Кроме того, в ней описано, как происходит отмена, уничтожение или утилизация должностной инструкции и как проводятся внутренние проверки.
Учет должностных инструкций
Должностные инструкции учитывают в соответствующем журнале учета и выдачи должностных инструкций в отделе оплаты труда и заработной платы, а при его отсутствии – в отделе кадров.
В крупных организациях должностные инструкции служащих организации можно учитывать в структурном подразделении в соответствующем журнале учета и выдачи должностных инструкций, который ведется уполномоченным на это лицом.
Тиражирование должностных инструкций
Тиражирование должностных инструкций осуществляет подразделение-разработчик.
От редакции:
Подробнее о разработке должностных инструкций и подразделении-разработчике читайте в статье «Алгоритм разработки должностных инструкций: 5 шагов к успеху» в рубрике «Алгоритмы кадровых действий» на с. 45 журнала «Я – специалист по кадрам», 2014, № 6.
Должностные инструкции допускается тиражировать в формате А5.
Обозначение копий должностных инструкций и их распределение
Подразделение-разработчик обозначает копии должностных инструкций путем нанесения на титульный лист копии надписи (обозначения): «Копия № 1» или «Копия № 2», подписи, даты и расшифровки подписи лица, ответственного за учет и выдачу должностных инструкций.
Ситуация 1
В организации имеются отдел оплаты труда и заработной платы, отдел кадров и руководители подразделений, у которых хранятся должностные инструкции работников подразделения.
Порядок распределения должностных инструкций в данном случае будет следующим.
Отдел оплаты труда и заработной платы:
– направляет с сопроводительным письмом в отдел кадров копии № 1 и № 2 должностных инструкций;
– ведет учет выдачи документов в отдел кадров в соответствующем журнале.
Образец журнала учета и выдачи должностных инструкций смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
Отдел кадров:
– выдает копию № 1 должностных инструкций руководителей им под подпись на листе подписей в реквизите «С должностной инструкцие=й ознакомлен» копии № 2 должностных инструкций;
– выдает копии № 1 и № 2 должностных инструкций работников подразделения руководителям под подпись в соответствующем журнале, после чего копия № 2 должна быть возвращена руководителем подразделения с подписью работника в реквизите «С должностной инструкцией ознакомлен»;
–ведет учет выдачи документов в соответствующем журнале.
Образец журнала учета и выдачи должностных инструкций в отделе кадров смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
При освобождении от должности руководителя или при его временном отсутствии копию № 1 должностных инструкций возвращают в отдел кадров, где делают соответствующую запись в журнале учета и выдачи должностных инструкций.
Работнику, назначенному временно исполнять обязанности руководителя, отдел кадров выдает под подпись на листе подписей копии № 2 возвращенный экземпляр копии № 1 должностной инструкции с указанием периода исполнения обязанностей.
При необходимости отдел кадров изготавливает с имеющейся копии № 2 должностных инструкций дополнительный экземпляр копии, наносит на него обозначение «Копия № 1, экз. 2», заверяет ее подписью уполномоченного лица с указанием даты, расшифровкой подписи и выдает работнику.
После окончания срока исполнения обязанностей временно отсутствующего руководителя копию № 1 должностных инструкций возвращают в отдел кадров, где делают соответствующую запись в журнале учета и выдачи должностных инструкций.
Ситуация 2
В организации отсутствует отдел оплаты труда и заработной платы, но есть отдел кадров и руководители подразделений, у которых хранятся должностные инструкции работников подразделения.
Порядок распределения должностных инструкций в данном случае будет следующим.
При отсутствии отдела оплаты труда и заработной платы оригиналы должностных инструкций и их копии хранятся в отделе кадров. Соответственно сопроводительное письмо не составляется, а учет выдачи должностных инструкций руководителям ведется в соответствующем журнале отдела кадров. Только в данном случае руководителям подразделений выдают оригинал и копию № 1 должностных инструкций их работников, после чего оригинал должен быть возвращен ими в отдел кадров с подписью работника в реквизите «С должностной инструкцией ознакомлен».
Ответственный за учет и выдачу должностных инструкций при отсутствии руководителя подразделения выдает служащим копию № 1 должностной инструкции под подпись на листе подписей подлинника должностной
инструкции и выдаваемой копии № 1 (в реквизите «С должностной инструкцией ознакомлен»), а также в журнале учета и выдачи должностных инструкций.
Копию № 2 должностных инструкций работника (служащего) подразделения ответственный за учет и выдачу должностных инструкций хранит в отделе кадров.
В случае, когда должностную инструкцию разрабатывают на группу лиц, копию № 1 должностных инструкций тиражируют в необходимом количестве экземпляров.
Каждый служащий получает один экземпляр копии № 1 должностной инструкции.
Последующие копии должностных инструкций отдел кадров изготавливает с имеющейся копии № 2 и наносит на них обозначение «Копия № 1, экз. 2», заверяет ее подписью уполномоченного лица с указанием даты, расшифровкой подписи.
Как и в предыдущей ситуации, работника, назначенного временно исполнять обязанности руководителя, ответственный за учет и выдачу должностных инструкций ознакамливает с должностной инструкцией руководителя под подпись на листе подписей подлинника должностных инструкций с указанием периода исполнения обязанностей и выдает ему на руки копию № 1. После окончания срока исполнения обязанностей временно отсутствующего руководителя копию № 1 должностной инструкции возвращают в отдел кадров, где делают соответствующую запись в журнале учета и выдачи должностных инструкций.
Отмена должностной инструкции
Отмену должностной инструкции проводят в следующих случаях:
– при введении новой должностной инструкции взамен действующей (в т.ч. при переиздании должностной инструкции вследствие ее неудовлетворительного физического состояния или по другим причинам);
– при расформировании подразделения вследствие организационных изменений;
– при исключении из штатного расписания должности служащего.
Отмененные (замененные) должностные инструкции изымают с составлением акта об изъятии документов. Утверждает акт руководитель подразделения – разработчика должностных инструкций.
Образец акта об изъятии должностных инструкций смотрите в рубрике «Полезная документация» на
с. 28 журнала.
На титульном листе подлинников и копий отмененных (замененных) должностных инструкций делается запись «Отменена», «Заменена» и ставятся подпись ответственного за учет и выдачу должностных инструкций, расшифровка подписи, дата изъятия и номер акта.
Уничтожение или утилизация должностной инструкции
Копии должностных инструкций, не подлежащие дальнейшему хранению, уничтожают на месте без составления акта или накапливают с последующей передачей в установленном порядке для дальнейшего уничтожения или утилизации.
Копии должностных инструкций, отобранные к уничтожению или утилизации, изолируют, титульные листы перечеркивают.
Внутренние проверки должностных инструкций
Отдел оплаты труда и заработной платы проводит согласно утвержденному графику внутренние проверки работы с должностными инструкциями в подразделениях, в т.ч. на предмет своевременности ознакомления работников с ними и внесения в них соответствующих изменений.
От редакции:
Подробно о том, как вносятся и оформляются изменения в действующие должностные инструкции, читайте в ближайшем номере журнала «Я – специалист по кадрам».
В случае отсутствия такого отдела в организации данной работой занимается отдел кадров.
Внутренние проверки должностных инструкций проводят в каждом подразделении не реже одного раза в 3 года.
Не позднее чем за 10 рабочих дней до начала проверки руководителю проверяемого структурного подразделения направляют соответствующее уведомление в виде письма (служебной записки) о предстоящей проверке.
Руководитель проверяемого структурного подразделения обеспечивает представление должностных инструкций работников подразделения и оказывает другое необходимое содействие.
По результатам проверки оформляют соответствующий акт.
Образец акта о результатах внутренней проверки должностных инструкций в структурных подразделениях смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.
Акт регистрируют в журнале (произвольной формы) учета актов о результатах внутренних проверок должностных инструкций.
Журнал учета актов должен содержать следующую информацию: регистрационный номер акта, дату проведения проверки, место проверки.
На основании акта принимают решение о необходимости восстановления, замены или актуализации должностных инструкций.
Копию акта направляют с сопроводительным письмом в соответствующее подразделение для устранения выявленных замечаний.
