Приказы руководителя организации по личному составу являются наиболее социально значимыми документами наравне с лицевыми счетами по зарплате работников, так как содержат необходимую для граждан информацию социальноправового характера.
Переоценить их значение трудно, ведь данные документы широко используются при наведении справок об установлении стажа работы, подтверждения места и времени работы, квалификационной категории, нахождения в отпуске по уходу за ребенком и др.
Виды приказов руководителя организации по личному составу
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед организацией.
Приказы руководителя организации по личному составу в зависимости от сроков хранения делятся на 2 группы:
приказы руководителя организации о приеме, перемещении, увольнении, поощрении работников, установлении надбавок, совмещении профессий, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, об отпусках по уходу за ребенком до 3 лет, длительных (более месяца) и зарубежных командировках, заключении и продлении трудовых договоров (контрактов). Эта группа приказов хранится 75 лет;
приказы руководителя предприятия об отпусках, дисциплинарных взысканиях, командировках по территории Республики Беларусь, назначении дежурных, оказании материальной помощи. Срок хранения таких приказов - 3 года после проведения комплексной налоговой проверки.
Основные принципы формирования дел с приказами по личному составу
В зависимости от сроков хранения вам необходимо формировать приказы в самостоятельные дела.
Давайте разберемся, какие типичные ошибки допускаются при формировании дел. Итак, прежде всего нельзя объединять в одном деле приказы с различными сроками хранения. В одно дело формируются приказы с одним и тем же сроком хранения. Нельзя в одно дело объединять, например , приказы о приеме на работу и о дисциплинарных взысканиях. В одном деле можно сгруппировать приказы одного вида. Например, приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении работников - одно дело, приказы о назначении персональных надбавок - другое дело и т. д.
Однако при небольшом количестве приказов одного и того же срока хранения их можно группировать в одно дело. Как правило, если в процессе деятельности организации создается более 200 приказов по каждому виду, их целесообразно группировать в самостоятельные дела.
Важно помнить, что принцип группировки приказов в дела определяется при составлении номенклатуры дел организации, поэтому приказы по личному составу группируются в дела строго по номенклатуре дел.
В деле находятся приказы за один календарный год.
Вам необходимо изъять из дела документы (при их наличии), послужившие основанием для приказов по личному составу, например, докладные, объяснительные записки, заявления и др. Остаются в деле вместе с приказами только документы, которые являлись приложением к приказам.
Документы, послужившие основанием для приказов по личному составу, если они не подлежат включению в личные дела сотрудников или если на сотрудников не заводятся личные дела, формируются в самостоятельное дело. В связи с этим в номенклатуре дел вам необходимо предусмотреть дело «Документы к приказам по личному составу (заявления, объяснительные, докладные записки и др.)».
В дело включается только один экземпляр каждого документа. Не включаются в дела проекты документов, черновые, дублетные экземпляры.
При формировании дела вам нужно проверить правильность оформления приказов: наличие подписей, регистрационных номеров.
При большом количестве документов (более 300 листов) приказы по личному составу формируются в нескольких томах. В одном томе должно быть максимально 250-300 листов при толщине корешка не более 4 см.
Систематизируем документы в делах с приказами по личному составу
В делах вам следует систематизировать приказы по хронологии и нумерации. В течение года приказы, как правило, располагаются в папках по мере накопления снизу вверх, поэтому к концу года сверху будут приказы с последними, более поздними номерами. После окончания делопроизводственного года приказы переложите по хронологии в порядке возрастания номеров.
Оформляем дела с приказами по личному составу
В начале каждого тома с приказами по личному составу 75-летнего срока хранения должен находиться лист внутренней описи документов дела установленной нормативными документами формы. Смотрите форму внутренней опиЯ - специалист по кадрам, № 7, 2010 си документов дела в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
В конце каждого тома с приказами по личному составу 75-летнего срока хранения вы должны размещать лист-заверитель дела.
Форму листа- заверителя смотрите на с. 24 журнала.
Нумеруем листы дела
Все листы дела с приказами по личному составу 75-летнего срока хранения нумеруются черным графитным карандашом в правом верхнем углу. Внутренняя опись дела нумеруется отдельно от документов.
Не допускается использовать чернила и цветные карандаши для нумерации листов. Лист- заверитель не нумеруется. Нумерация валовая с первого и до последнего листа тома, например, 2, 3 и так до конца тома. Каждый новый том начинайте с листа № 1, но ни в коем случае не продолжайте нумерацию предыдущего тома. Например, первый том с приказами по личному составу закончился № 289, следующий том начинайте не с № 290, а с № 1.
Если при нумерации произошла ошибка
Если при нумерации листов дела произошла ошибка, например, пропущен лист или несколько листов, тогда пропущенному листу присваивайте литерный номер: 12а, 26а, 46а, 46б. Если пропущен номер, например, пронумерованы листы 1, 3, 4, 5, 7 и т.д., то это отражается в дальнейшем в листе-заверителе, т.е. указывается, что пропущен номер 6. Заново дело нумеруется тогда, когда при нумерации допущено много ошибок. При этом необязательно стирать предыдущую нумерацию, достаточно прежний номер перечеркнуть карандашом слева направо снизу вверх и ниже или рядом поставить правильный номер.
Заполняем лист-заверитель дела
После нумерации тома заполняем лист-заверитель дела.
Номер дела - это индекс дела согласно номенклатуре дел организации. Например, приказы по личному составу имеют индекс в соответствии со сводной номенклатурой дел 02-01. Следовательно, в листе-заверителе указывайте «Дело № 02-01» и далее номер тома: 1, 2 и т.д.
В листе-заверителе указываем цифрами и прописью фактическое количество листов, например 295 (двести девяносто пять) листов.
Если в деле имеются литерные номера, например, 111 а, 113а, 113б, а последний пронумерованный лист был за номером 250, тогда количество листов суммируется и в листе-заверителе указывается, что в деле подшито и пронумеровано 253 (двести пятьдесят три) листа, а в строке «в том числе: литерные номера:» перечисляются номера литерных листов «в том числе литерные номера: 111 а, 113а, 113б».
В случае если был пропущен не лист, а номер, тогда вам нужно поступить следующим образом. В листе-заверителе в графе «В деле подшито и пронумеровано листов» указываете не то количество, которое зафиксировано на последнем листе дела, а за вычетом пропущенного номера или номеров. Например, последний лист дела имел № 216, но были пропущены № 22 и 45. Следовательно, для определения количества пронумерованных листов из 216 вычитаем 2. В этом случае итоговая запись в листе-заверителе будет следующая: «В деле подшито и пронумеровано 216 (двести шестнадцать) листов, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: 22, 45».
В листе-заверителе указывается количество листов внутренней описи цифрами и прописью. Внутренняя опись нумеруется отдельно от лицевых счетов также черным графитным карандашом в правом верхнем углу.
В листе-заверителе и внутренней описи указывается должность сотрудника, составившего лист-заверитель и внутреннюю опись, а не должности руководителя структурного подразделения и заведующего архивом. При записи должности не допускайте сокращений. Вам нужно указать полное название должности, например « ведущий специалист», но ни в коем случае не «вед. специалист» или «вед. спец.», что часто встречается на практике. Далее ставится подпись и дается расшифровка подписи. Расшифровка подписи включает инициалы и фамилию. Например, нужно писать «С.В. Ильина», но не «С. Ильина» или «Ильина С.В.», или «Ильина С.».
Дата составления листа-заверителя и внутренней описи обозначается арабскими цифрами, например «18.11.2009». Если число или месяц выражаются однозначными числами, то перед ними следует ставить нули, например «04.03.2010». Недопустимо писать «4.6.2010».
Год указывается полностью: 2009, 2010 и т.д. Нельзя обозначать дату, используя сокращения, например «08.04.09». Также недопустимо в дате ставить букву «г.» после указания года. Это является распространенной ошибкой.
Нельзя писать «05.03.2010 г.». Буква «г» применима только в том случае, если в дате месяц назван словом, например «8 апреля 2009 г.». Словесное обозначение даты в обязательном порядке применимо только в обозначении даты документов республиканских органов власти и управления, например, даты законов Республики Беларусь, указов Президента Республики Беларусь, постановлений министерств и др.
Заполненный вариант листа-заверителя смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
Если дело пронумеровано без литерных или пропущенных листов, то в листе-заверителе эти строки указываются, но не заполняются:
Количество листов внутренней описи дела проставляется в листе-заверителе после составления внутренней описи.
Внутренняя опись дела с приказами по личному составу 75-летнего хранения
Внутренняя опись дела с приказами по личному составу 75-летнего хранения составляется после нумерации листов дела. Во внутренней описи в качестве заголовка указываются предписываемые действия: прием, увольнение и другие с указанием фамилий, имен, отчеств работников. Если в одном приказе содержится несколько действий, каждое из них отражается во внутренней описи под самостоятельным порядковым номером.
Образец оформления внутренней описи смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
Когда количество действий не отражает количество документов дела
В публикациях работников Государственной архивной службы РБ предлагается каждое действие одного приказа нумеровать самостоятельным номером в валовом порядке: 1, 2, 3 и т.д. Это несколько отличается от предлагаемой нами системы нумерации. По мнению автора, принцип валовой нумерации каждого действия приемлем только в том случае, если в одном приказе содержится только одно действие на одного работника, например: «О приеме на работу Гавриловой Марии Ивановны».
В противном случае итоговая запись будет не точно отражать количество документов, содержащихся в деле. Предположим, в деле находится 125 приказов по личному составу. Если каждое действие на каждого работника нумеровать отдельным номером в валовом порядке, то количество действий никак не будет отражать количество документов дела, так как будет значительно больше.
Сформированные тома с приказами по личному составу вам необходимо переплести. Подшивайте документы на 4 прокола таким образом, чтобы вся нужная информация была доступна для чтения. Перед переплетом следует изъять из дела все металлические предметы (скобы, скрепки).
Оформляем обложку дела
После переплета оформляется обложка дел с приказами по личному составу. Оформление обложки возможно 2 способами:
- напечатать компьютерным способом на листе бумаги формата А4 все необходимые реквизиты по установленной форме и наклеить лист на обложку дела;
- написать все нужные реквизиты светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой на обложке дела.
Независимо от способа оформления обложка должна иметь определенную форму и содержать необходимые реквизиты. Форму обложки смотрите на с. 26 журнала в рубрике «Полезная документация».
Номер дела - это индекс дела по сводной номенклатуре дел организации. Заголовок дела, срок хранения дела также определяются номенклатурой дел. На обложку выносится количество листов, указанное в листе-заверителе.
Крайние даты дела определяются по дате первого и последнего приказов, которые сгруппированы в деле, и обозначаются арабскими цифрами: «Начато: 02.01.2009», «Окончено: 31.12.2009».
Реквизиты, указанные в левом нижнем углу (Ф. - фонд, Оп. - опись, Д. - дело), заполняются после передачи документов в архив работником, отвечающим за архив организации, и определяются после составления сводной описи дел по личному составу.
Обложку дела после оформления в структурном подразделении вы найдете в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.
Приказы об отпусках, дисциплинарных взысканиях, командировках по территории Республики Беларусь, назначении дежурных, оказании материальной помощи
Приказы об отпусках, дисциплинарных взысканиях, командировках по территории Республики Беларусь, оказании материальной помощи вам следует формировать в дела за один календарный год и систематизировать внутри дела по хронологическому принципу в порядке возрастания номеров.
Так как срок хранения этого вида приказов составляет 3 года после проведения налоговой проверки, дела оформляются частично: документы переплетаются, обязательно оформляется обложка, листы в деле не нумеруются, не составляются внутренняя опись документов и лист-заверитель.
