В ходе «Прямой линии» для подписчиков журнала «Я – специалист по кадрам», прошедшей 19 февраля 2013 г. с Логвиной Людмилой Викторовной – заместителем начальника Минского городского управления Департамента государственной инспекции труда Минтруда и соцзащиты РБ, можно было получить ответы на все вопросы, возникающие при направлении работника в служебную командировку.
Какие документы регулируют порядок и условия предоставления гарантий при служебных командировках?
Трудовой кодекс, Инструкция № 35, Инструкция № 115, постановление № 7.
Прежде всего, гарантии и компенсации при служебных командировках регулируются нормами Трудового кодекса РБ (далее – ТК), а именно ст. 95 ТК.
Кроме того, право работника на компенсацию затрат при служебных командировках основано на положениях части второй ст. 90 ТК.
Порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках регулируют:
– по территории Республики Беларусь – Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35);
– за границу – Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115), и постановление Минфина РБ от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (далее – постановление № 7).
Обязательно ли при командировании работника выдавать командировочное удостоверение? Что будет являться основанием для выдачи аванса на командировочные расходы и их последующего возмещения?
Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы (ст. 93 ТК).
Срок фактического пребывания в служебной командировке определяют по отметкам на командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места пребывания (ст. 94 ТК). Однако при направлении работника в служебную командировку за границу обязательная выдача командировочного удостоверения не предусмотрена (Инструкции № 115).
Основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку.
День пересечения границ государств, в т.ч. Государственной границы Республики Беларусь, определяют по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь ( п. 23 Инструкции № 115).
Таким образом, при служебной командировке за границу, когда наличие командировочного удостоверения не обязательно, наниматель может определить срок пребывания в служебной командировке на основании приказа, отметок в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь и других документов.
Что касается командирования работника в пределах Республики Беларусь, то направление работников в служебную командировку оформляют приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения по установленной форме (п. 23 Инструкции № 115).
Работник вернулся из командировки за границу и не представил подтверждающих документов по найму жилого помещения.
Обязан ли наниматель возмещать данные расходы и каким образом?
Обязан.
При командировании работников за границу оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения (п. 16 Инструкции № 115).
Работникам коммерческих организаций и индивидуальным предпринимателям оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов может осуществляться в размере, не превышающем 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения.
Конкретный размер оплаты расходов по найму жилого помещения устанавливает наниматель.
Всегда ли наниматель обязан выплачивать аванс при направлении работников в командировки? А если командировка однодневная? Предусмотрена ли ответственность за невыплату аванса?
Всегда.
Исключений для выплаты аванса с учетом количества дней нахождения работника в служебной командировке действующим законодательством не предусмотрено.
При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:
1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;
2) по найму жилого помещения;
3) за проживание вне места постоянного жительства (суточные);
4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (ст. 95 ТК).
Командированному работнику не позже чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных (п. 9 Инструкции № 35).
Наниматель также обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку. При этом сумму аванса, подлежащую выдаче командированному работнику на возмещение расходов, рассчитывают исходя из норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, установленных белорусским законодательством, и с учетом расходов, предусмотренных Инструкцией № 115. Кроме того, наниматель обязан ознакомить командированного работника с расчетом на выданный аванс, а также с порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса, ответственности за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет.
За нарушение требований законодательства о труде в части порядка выплаты аванса при направлении в служебные командировки, а равно в части невозмещения сумм расходов, понесенных работниками при служебных командировках, в установленном порядке, предусмотрена административная ответственность должностных лиц по ч. 4 ст. 9.19 Кодекса РБ об административных правонарушениях в размере от 4 до 20 базовых величин.
Имеет ли право организация уменьшать нормы выплат командировочных расходов на основании локального нормативного правового акта или приказа директора?
Не имеет.
Источниками регулирования трудовых и связанных с ними отношений являются:
– Конституция Республики Беларусь;
– ТК и другие акты законодательства о труде;
– коллективные договоры, соглашения и иные локальные нормативные правовые акты, заключенные и принятые в соответствии с законодательством.
Локальные нормативные правовые акты, содержащие условия, ухудшающие положение работников по сравнению с законодательством о труде, являются недействительными.
Наниматель вправе устанавливать дополнительные трудовые и иные гарантии для работников по сравнению с законодательством о труде (ст. 7 ТК).
Организация не вправе ни на основании локального нормативного правового акта, ни на основании приказа директора уменьшать нормы суточных и расходов по найму жилого помещения по сравнению с установленными законодательством.
Работник организации направлен в служебную командировку за границу с 3 по 8 января 2013 г. На период командировки приходится праздничный день – 7 января. Подлежат ли оплате суточные за этот день?
Суточные выплачиваются за все календарные дни нахождения работника в командировке.
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 ТК).
Днем выбытия в служебную командировку считают день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия – день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24:00 включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 00:00 и позднее – последующие сутки (ст. 94 ТК).
Время окончания работы в день выбытия определяется по договоренности с нанимателем.
При служебных командировках наниматель обязан возместить работнику помимо иных расходы за проживание вне места постоянного жительства (суточные) в пределах норм, установленных законодательством (ст. 95 ТК, Инструкция № 115).
Таким образом, выплату суточных производят за все календарные дни нахождения в командировке, независимо от выходных и праздничных дней, приходящихся на период командировки.
Работник был направлен в командировку за границу с 28 октября по 10 ноября 2012 г. В Республике Беларусь 7 ноября – государственный праздничный день, а в стране направления в командировку – рабочий день.
Предоставляется ли за этот день другой день отдыха?
Не предоставляется.
На работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки, но средний заработок сохраняется за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (ст. 92 ТК).
Законодательством не предусмотрено предоставление другого дня отдыха взамен выходных праздничных дней, проведенных в месте командирования.
Рабочие организации, основным местом работы которых является г. Минск, направлены в командировку для выполнения строительных работ в подсобное сельское хозяйство в Минскую область в выходной день (суббота).
Как правильно произвести оплату за этот день, если графиками работ по месту постоянной работы и по месту командирования установлена 5-дневная рабочая неделя с выходными днями в субботу и воскресенье?
Работнику предоставляется другой день отдыха.
Если работник специально командирован для выполнения работы в свой выходной день, то по возвращении из служебной командировки ему предоставляется другой день отдыха (ст. 137 ТК).
Таким образом, если в связи с производственной необходимостью наниматель издал приказ о направлении работника организации в служебную командировку в выходной день по графику работы организации, то средний заработок за этот день не сохраняется (ст. 92 ТК). Кроме того, повышенная оплата также не производится, а работа в выходной день компенсируется предоставлением другого дня отдыха, определенный по договоренности между работником и нанимателем.
Вместе с тем полагаем, что наниматель вправе самостоятельно предусмотреть оплату труда работника в данном случае на основании локальных нормативных правовых актов, действующих в конкретной организации.
