Исключаем ошибки при ведении трудовых книжек

Порядок ведения трудовых книжек, в т.ч. их заполнения, выдачи трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учета и хранения нанимателем достаточно детально прописан в Инструкции.

Однако, как показывают проверки соблюдения законодательства о труде, должностные лица нанимателей нередко допускают нарушения установленного порядка ведения трудовых книжек работников. В определенных случаях такие нарушения могут повлечь серьезные негативные последствия как для самого должностного лица, так и для нанимателя.

Оформление трудовой книжки

Одно из наиболее распространенных нарушений трудового законодательства – нежелание нанимателя заводить трудовую книжку на работника, работающего непродолжительный период времени.

Пример 1

В 2013 г. в ОАО «З» трудовые книжки не были заведены на 2 школьников и 3 студентов, трудоустроившихся в организацию на время летних каникул. Данное нарушение было выявлено ДГИТ во время проведения внеплановой проверки законодательства о труде, проводимой по жалобе одного из указанных работников. По результатам проверки нанимателю было выдано обязательное для исполнения предписание с требованием о заполнении трудовой книжки, виновное должностное лицо (ведущий специалист по кадрам) привлечено к административной ответственности в виде штрафа.

Справочно: 
трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника (часть первая 
ст. 50 ТК).

Как правило, уполномоченные должностные лица в своих объяснениях указывают, что трудовые книжки не заводились, так как работа, выполняемая данными работниками, является сезонной и для ее выполнения работники привлекаются на непродолжительный срок. 

Однако требование законодательства таково: впервые поступающему на работу работнику наниматель в его присутствии не позднее 7 календарных дней со дня приема на работу заполняет трудовую книжку установленного образца (п. 8 Инструкции).

Таким образом, заводить на работника трудовую книжку целесообразно после того, как он отработает у нанимателя свыше 5 дней, но не позднее 7-го календарного дня со дня приема на работу. Если работник принят на работу впервые, но по различным при- чинам не проработал у нанимателя свыше 5 дней, то трудовая книжка на такого работника не заполняется.

Если в организацию принят работник, впервые поступающий на работу, то действия нанимателя (должностного лица, ответственного за ведение трудовых книжек) будут такими:

1) обратиться за бланком трудовой книжки в орган государственного управления или организацию, указанную в п. 84 Инструкции, в зависимости от ведомственной подчиненности. Обращаться за бланком трудовой книжки необходимо заранее, так как заполнить трудовую книжку лицу, впервые поступающему на работу, необходимо не позднее 7 календарных дней со дня приема на работу;

2) при наличии бланка трудовой книжки заполнить трудовую книжку в присутствии работника. Внести сведения о работнике (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), дата рождения, образование, профессия, специальность);

3) до внесения записи о приеме на работу внести в трудовую книжку работника сведения о периоде службы в Вооруженных Силах Республики Беларусь и сведения о времени получения образования в соответствии с требованиями п. 10 Инструкции;

4) внести сведения о работе (прием на работу, заключение трудового договора (контракта));

5) получить от владельца трудовой книжки подпись на титульном листе, которая заверяет правильность внесенных сведений;

6) заверить первую страницу (титульный лист) подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя.

Справочно: 
трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше  5 дней, в т.ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной (ст. 50 ТК и п. 4 Инструкции).

Справочно: 
ДГИТ – Департамент государственной инспекции труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь.

Дубликат трудовой книжки

При заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю трудовую книжку (ст. 26 ТК). Прием на работу без трудовой книжки не допускается. На практике распространены ситуации, когда работник по различным причинам утратил трудовую книжку.

Наниматель имеет право выдать работнику дубликат трудовой книжки. Дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается только по письменному заявлению работника в случаях:

– утраты трудовой книжки (вкладыша к ней);

– повреждения трудовой книжки (вкладыша к ней);

– наличия в трудовой книжке записей о переводе на другую работу, об увольнении, признанных недействительными;

– отбытия лицом наказания с ограничением в трудовой деятельности либо освобождением от него;

– изменения половой принадлежности.

Справочно: 
трудовые книжки оформляются и ведутся также:
– на домашних работников, работающих у физических лиц по трудовому договору (контракту), зарегистрированному в местном исполнительном и распорядительном органе первичного территориального уровня (трудовые книжки оформляются и ведутся указанными органами);
– членов крестьянского (фермерского) хозяйства и иных лиц, работающих в таком хозяйстве по трудовому договору (контракту), если работа в крестьянском (фермерском) хозяйстве является для них основной (пп. 6 и 7 Инструкции).

Ситуация 1

Работнику, уволенному за прогул, нанимателем была выдана трудовая книжка с записью об увольнении по данному основанию. По заявлению работника решением суда формулировка основания увольнения была изменена. Работник обратился к нанимателю с требованием выдать ему дубликат трудовой книжки без внесения записи об увольнении за прогул, отказавшись при этом представить нанимателю трудовую книжку, находящуюся у него на руках. Что необходимо сделать нанимателю в данной ситуации?

Выполняя решение суда об изменении формулировки основания увольнения, наниматель должен издать приказ, на основании которого внести соответствующее изменение в трудовую книжку работника. Только после этого по просьбе работника возможна выдача дубликата.

Таким образом, требование работника о выдаче ему дубликата трудовой книжки без предъявления нанимателю ее оригинала для внесения соответствующих записей в данном случае является неправомерным.

Заявления от работника о выдаче дубликата трудовой книжки недостаточно. Наниматель должен оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предше- ствующий поступлению к данному нанимателю.

Если с момента увольнения не прошло 6 месяцев, уволенный работник обращается с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки к нанимателю по последнему месту работы.

В такой ситуации бывший наниматель не имеет права отказать работнику в его просьбе и обязан выдать дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) не позднее 15 календарных дней со дня поступления заявления работника.

При обращении работника по истечении 6 месяцев после его увольнения прежний наниматель выдает справку о периоде работы, службы работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы работника дубликата трудовой книжки (вкла- дыша к ней).

При выдаче дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней) наниматель оформляет трудовую книжку (вкладыш к ней) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульной страницы.

При прекращении деятельности нанимателя, смерти нанимателя – физического лица по вопросу выдачи справки о периоде работы,службы у данного нанимателя, а также выдачи иных документов уволенный работник обращается по месту хранения этих документов.

При утрате трудовой книжки по вине нанимателя наниматель самостоятельно принимает меры для получения соответствующих документов, подтверждающих стаж работы работника, предшествующий поступлению на работу к данному нанимателю, и выдает дубликат трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки заполняется в порядке, предусмотренном для заполнения трудовой книжки.

Так как работник уже ранее работал, нанимателю необходимо внести сведения о стаже его работы. Основанием для внесения записей о периодах предыдущей работы при заполнении дубликата трудовой книжки являются документы, подтверждающие стаж работы (справка о периоде работы (службы), копия приказа (распоряжения) нанимателя), которые нанимателем возвращаются работнику.

При наличии копии трудовой книжки внесение сведений в дубликат трудовой книжки осуществляется на ее основании без представления документов, подтверждающих стаж работы.

Заполнение трудовой книжки

Наиболее часто встречается следующее нарушение: заполнение трудовой книжки (либо внесение записи о работе при ее наличии) на лиц,выполняющих работу по гражданско-правовым договорам. При этом должностные лица, ответственные за кадровую работу, утверждают, что внесли запись о работе по желанию лица, выполнявшего работу.

Пример 2

По просьбе работника в его трудовую книжку была внесена запись о работе по договору подряда. Инспектор по кадрам объяснила свои действия тем, что гражданин осуществлял работу достаточно дли- тельное время и боялся, что ему придется платить налог в размере 20 базовых величин по Декрету № 3.

В таких случаях необходимо руководствоваться п. 11 Инструкции, в соответствии с которым запись в трудовую книжку о периодах выполнения работы по гражданско-правовым договорам не вносится.

Кроме того, в трудовую книжку не вносятся (п. 11 Инструкции):

– записи о периодах осуществления предпринимательской деятельности;

– сведения о заключении срочных трудовых договоров (за исключением контрактов);

– сведения о дисциплинарных взысканиях, за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания;
– сведения о работе с условием неполного рабочего времени.

По желанию работника по месту его основной работы могут быть записаны сведения о его работе по совместительству на основании документа, подтверждающего его работу по совместительству (справка о месте работы, службы и занимаемой должности либо копия приказа нанимателя, у которого работник работает по совместительству).

При заполнении трудовых книжек работников необходимо учитывать, что записи в трудовую книжку производятся аккуратно, ручкой-роллером (в т.ч. шариковой), гелевой или перьевой ручкой, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) синего, фиолетового или черного цвета.

ЭТО ВАЖНО!

Использование чернил другого цвета не допускается! Записи о датах производятся арабскими цифрами, число и месяц указываются двумя цифрами, а год полностью – 00.00.0000 (п. 12 Инструкции).

Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер, за исключением записи о наименовании нанимателя.
В трудовую книжку лицу, назначенному временным (антикризисным) управляющим, вносится запись о назначении на должность временного (антикризисного) управляющего с заключением контракта и освобождением от исполнения обязанностей по основному месту работы (службы) на период исполнения обязанностей временного (антикризисного) управляющего.
Для подтверждения правильности внесения нанимателем сведений в трудовую книжку после указания даты ее заполнения работник заверяет правильность сведений собственноручной подписью.
В трудовую книжку безработным, получающим пособия по безработице, комитетом по труду, занятости и социальной защите Минского городского исполнительного комитета, а также управлениями (отделами) по труду, занятости и социальной защите городского, районного исполнительного комитетов (далее – орган по труду, занятости и социальной защите), назначившими пособие по безработице, вносится запись о регистрации безработными с выплатой пособия по безработице (с указанием периода выплаты).
В трудовую книжку лиц, получающих пособия по уходу за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 18 лет, а также за лицом, достигшим 80-летнего возраста, нуждающимся в постоянном уходе, орган по труду, занятости и социальной защите, назначивший указанные пособия, вносит записи о получении пособия по уходу (назначение, прекращение выплаты).
В трудовую книжку лица, осужденного к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какие должности он лишен права занимать или какого рода деятельностью ему запрещено заниматься. Запись вносит наниматель по последнему месту работы на основании вступившего в силу приговора суда.
При назначении пенсий по возрасту, за выслугу лет, по инвалидности и по случаю потери кормильца в трудовой книжке работника органами по труду, занятости и социальной защите в разделе «Сведения о назначении пенсии» ставится штамп «Пенсия назначена». В трудовых книжках ранее установленных образцов, не содержащих такого раздела, указанный штамп ставится на первой странице трудовой книжки.

Справочно: 
вносимые в трудовую книжку записи должны соответствовать формулировке приказа (распоряжения) нанимателя. Запись о наименовании профессии, должности в приказе (распоряжении) нанимателя о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу производится на основании штатного расписания.

Порядок внесения записей в трудовую книжку

Прежде всего необходимо в виде заголовка внести в гр. 3 трудовой книжки полное наименование нанимателя.

В трудовой книжке работника, работающего у индивидуального предпринимателя, в гр. 3 в виде заголовка указываются фамилия, собственное имя, отчество индивидуального предпринимателя, наименование государственного органа, иной государственной организации, осуществивших государственную регистрацию индивидуального предпринимателя, дата и номер решения о государственной регистрации.

Справочно: 
основанием для внесения записи о приеме на работу домашнего работника и его увольнении является трудовой договор (контракт)

Ниже заголовка в гр. 1 трудовой книжки указывается порядковый номер вносимой записи, в гр. 2 – дата приема на работу.
В гр. 3 трудовой книжки вносится запись о приеме или назначении в структурное подразделение организации с указанием его наименования, наименования должности, профессии с указанием квалификационного разряда, класса, категории; в гр. 4 – дату и номер приказа (распоряжения) нанимателя.

Запись о приеме на работу в производство или структурное подразделение по профессиям, должностям, предусмотренным списками производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на пенсию по возрасту за работу с особыми условиями труда, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.05.2005 № 536 «О списках производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на пенсию по возрасту за работу с особыми условиями труда», вносится в трудовую книжку с указанием сведений, уточняющих характер выполняемой работы (производства и работы, вредные и опасные условия труда).

В трудовых книжках работников, занятых на работах, дающих право на пенсию по возрасту за работу с особыми условиями труда или за выслугу лет, делают запись о периоде нахождения их в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет (далее – отпуск по уходу за ребенком). Указанная запись вносится в гр. 3 трудовой книжки после того, как работник вышел из отпуска по уходу за ребенком. В гр. 4 трудовой книжки указывают соответствующие приказы (распоряжения) нанимателя о предоставлении отпуска по уходу за ребенком и выходе из отпуска по уходу за ребенком.

ЭТО ВАЖНО!

Сведения о переводе работника на другую постоянную работу у того же нанимателя вносят в трудовую книжку в таком же порядке, как и сведения о приеме на работу. При этом в трудовой книжке работника вместо слова «принят (назначен)» указывается «переведен (назначен)».
В трудовую книжку лицу, назначенному временным (антикризисным) управляющим, производятся следующие записи:
– об освобождении от выполнения обязанностей по основному месту работы (службы) на период выполнения обязанностей временного (антикризисного) управляющего;
– назначении временным (антикризисным) управляющим с заключением контракта;
– освобождении от должности временного (антикризисного) управляющего;

– продолжении работы (службы) в прежней должности по основному месту работы (службы).

Указанные записи вносит наниматель по основному месту работы (службы) на основании приказов (распоряжений) со ссылкой на номер и дату.
Записи об основаниях прекращения трудового договора (контракта) производят в трудовой книжке в точном соответствии с формулировками ТК или иных законодательных актов.
При внесении в трудовую книжку сведений об увольнении работника:
– в гр. 1 трудовой книжки указывается порядковый номер записи;
– в гр. 2 – дата увольнения;
– в гр. 3 – основание прекращения (расторжения) трудового договора (контракта);
– в гр. 4 – основание внесения записи, дату и номер приказа (распоряжения) нанимателя.

Внесение изменений в записи трудовой книжки

При внесении изменений в записи трудовой книжки необходимо помнить, что зачеркивание и исправление ранее внесенных записей не допускается. Исключение – изменение владельцем трудовой книжки фамилии, собственного имени, отчества, даты рождения. 
При изменении фамилии, собственного имени, отчества, даты рождения указанные сведения зачеркиваются и над ними записываются измененная фамилия, собственное имя, отчество и дата рождения. Измененные данные вносятся на основании документа, удостоверяющего личность.

ЭТО ВАЖНО! 

В случае получения работником образования, профессии, специальности изменение, дополнение записей об образовании, профессии, специальности производятся путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 51 Инструкции).
Пример 3
За получением консультации в Гомельское областное управление ДГИТ обратилась гражданка П. с устной жалобой на отказ отдела кадров своего предприятия изменить фамилию в трудовой книжке. Отказ во внесении изменений в трудовую книжку должностное лицо нанимателя мотивировало частой сменой фамилии данным работником. Отделу кадров предприятия было разъяснено, что требование работника о смене фамилии является обоснованным. Наниматель обязан внести изменения о смене работником фамилии и указать на внутренней стороне обложки трудовой книжки документ, подтверждающий соответствующие сведения, а также его номер и дату выдачи.

ЭТО ВАЖНО!

В случае если внесены неточные или недостоверные сведения о работе, наниматель должен руководствоваться пп. 53, 56 Инструкции: 
– в гр. 1 указывается порядковый номер вносимой записи; 
– в гр. 2 – дата вносимой записи;
– в гр. 3 – «запись номер такой-то недействительна» и далее правильный вариант записи;
– в гр. 4 – дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого вносится данная запись.

Алексей Штейнер, юрист, специалист в сфере 
трудового законодательства
(Окончание следует.)

Документы:

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция).

Декрет Президента Республики Беларусь от 02.04.2015 № 3 
«О предупреждении социального иждивенчества» (далее – Декрет № 3).