При подготовке к передаче в архив дела с приказами по основной деятельности постоянного срока хранения обнаружилось, что несколько приказов являются приказами по административно-хозяйственным вопросам, срок хранения которых составляет 5 лет после проведения комплексной налоговой проверки.
Надо ли их изымать из дела, так как нет необходимости хранить их постоянно?
Документы временного (до 10 лет включительно) срока хранения должны быть изъяты из дела.
При решении вопроса о формировании дел с приказами различных сроков хранения вам необходимо руководствоваться актами законодательства РБ по архивам и делопроизводству. В частности, п. 170 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству), установлено, что документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения группируются в отдельные дела. Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Госкомитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001 № 38, для приказов по основной деятельности установлен срок хранения «постоянно» или «10 лет», для приказов по административно-хозяйственным вопросам – «5 лет после проведения комплексной налоговой проверки». Следовательно, законодательство предусматривает раздельное формирование дел с приказами по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам.
В случае если в течение делопроизводственного года в одно дело вами были включены документы разных сроков хранения, нужно руководствоваться подп. 4.3.2.1 п. 4 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Госкомитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5 (далее – Основные правила работы архивов). Указанным нормативным правовым актом предусмотрено, что при проведении экспертизы ценности документов в делопроизводстве вами осуществляется обязательный полистный просмотр дел, из которых вы изымаете дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, документы с временными сроками хранения.
Таким образом, при проведении экспертизы ценности документов в делопроизводстве и подготовке дел к передаче на архивное хранение или выделении к уничтожению из дел постоянного или долговременного хранения документы временного (до 10 лет включительно) хранения должны быть изъяты. В случае дел с приказами это приведет к нарушению нумерационного принципа формирования дел, установленного п. 172 Инструкции по делопроизводству.
Порядок разрешения указанного противоречия нормативными правовыми актами РБ не предусмотрен, так как они изначально ориентированы на формирование дел в строгом соответствии с установленными правилами, поэтому при решении данного вопроса возможно 2 варианта:
- не изымать из дела с приказами по основной деятельности включенные в него приказы по административно-хозяйственным вопросам на основании п. 172 Инструкции по делопроизводству. В этом случае вами будет сохранен нумерационный принцип формирования дела с приказами, в справочно-учетных документах архива (описи, историко-архивной справке) не понадобится оформлять дополнительные сведения, указывающие на особенности формирования и научно-технической обработки документов дела. Недостатком данного варианта решения будет то, что при значительном количестве приказов по административно-хозяйственным вопросам в деле с приказами по основной деятельности их придется обрабатывать, учитывать и хранить в соответствии с требованиями, установленными для документов постоянного хранения. Так, приказы должны быть включены во внутреннюю опись документов дела, что требует необоснованных временных и трудовых затрат; не имея научно-исторической и практической значимости, они увеличивают объем дела, которое будет занимать дополнительное место в архиве; использование такого дела в научных и практических целях будет затруднено и т.д.;
- изъять из дела с приказами по основной деятельности включенные в него приказы по административно-хозяйственным вопросам на основании подп. 4.3.2.1 п. 4 Основных правил работы архивов. В данном случае вами будут соблюдены основополагающие принципы экспертизы ценности документов и отбора документов для постоянного хранения. Кроме того, это позволит избежать тех недостатков в оформлении, хранении и дальнейшем использовании дела с приказами, которые были указаны при рассмотрении 1-го варианта решения вопроса. Для отражения особенностей формирования и научно-технической обработки такого дела необходимо будет оформить соответствующие записи в графе «Особенности физического состояния и формирования дела» в листе-заверителе дела, в графе «Примечание» в сводной описи дел, а также в историко-архивной справке. Недостатком данного варианта решения будет нарушение нумерационного принципа формирования дел с приказами, что может вызывать вопросы в процессе дальнейшего использования дела.
По мнению автора, наиболее правильным и оправданным является 2-й из предложенных вариантов решения вопроса.
Следует также обратить внимание, что при оформлении листа-заверителя дела в строке «пропущенные номера» вы указываете не индексы (номера) отсутствующих в деле документов (в данном случае – приказов), а номера отсутствующих в деле листов.
