В статье рассмотрены вопросы правильного оформления сотрудников в филиалах и представительствах юридических лиц, а также процедура передачи полномочий, правила ведения и хранения трудовых книжек и другие особенности кадрового документооборота в филиалах.
В процессе деятельности у большинства крупных организаций возникает необходимость представлять свои интересы в других регионах. Эту функцию выполняют обособленные структурные подразделения, расположенные вне места нахождения основной организации, – филиалы или представительства. Разница между этими подразделениями в следующем: представительство лишь представляет и защищает интересы организации также кроме того, осуществляет все (или часть) производственных (профильных) функций организации.
Справочно: представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, осуществляющее защиту и представительство интересов юридического лица, совершающее от его имени сделки и иные юридические действия.
Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все или часть его функций, в т.ч. функции представительства.
Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений (ст. 51 Гражданского кодекса РБ).
У оганизации, имеющей представительства или филиалы, процесс организации кадрового делопроизводства может развиваться по-разному: в централизованном или децентрализованном порядке. То есть головная организация может взять все документообеспечение филиала на себя или предоставить филиалу право вести свою кадровую документацию самостоятельно. Законодательство не содержит четких рекомендаций на этот счет, поэтому руководитель головной организации вправе решить этот вопрос самостоятельно.
Кто вправе подписывать приказы по личному составу и трудовые договоры с сотрудниками филиала?
Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности.
Должностным лицом, уполномоченным издавать и подписывать приказы, является руководитель организации. Для того чтобы руководитель филиала мог подписывать приказы о приеме на работу и соответственно подписывать трудовые договоры с работниками, он должен быть наделен этим правом.
Законодательством о труде за нанимателем закреплено право делегирования своих полномочий, в т.ч. и прав найма и увольнения работников филиала. Это право должно быть документально закреплено в доверенности, должностной инструкции, а лучше сразу в 2 документах.
Справочно: уполномоченное должностное лицо нанимателя – руководитель (его заместители) организации (обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), мастер, специалист или иной работник, которому законодательством или нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений (ст. 1 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
В данной ситуации можно говорить о том, что в обособленном структурном подразделении должно вестись отдельное делопроизводство, в т.ч. кадровое, если соответствующие нормы закреплены в локальных нормативных правовых актах организации, предусмотренных п. 15 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция).
В этом случае делопроизводство должно быть организовано в соответствии с требованиями Инструкции.
Какие сведения о представителе нанимателя следует указывать в трудовом договоре?
Если трудовой договор подписывает руководитель филиала, то в его преамбуле должны быть указаны его должность, фамилия, имя, отчество, реквизиты документа, наделяющих руководителя филиала таким правом. Такими документами могут быть: учредительные документы, доверенность, локальный нормативный правовой акт, должностная инструкция. Приведем фрагмент трудового договора.
Как оформить перевод сотрудника из головной организации в филиал?
Обстоятельства могут сложиться таким образом, что организации необходимо будет перевести работника из головного офиса на постоянную работу в филиал, расположенный в другом населенном пункте. Что повлечет за собой для нанимателя и работника такая необходимость?
Справочно: переводом признают поручение нанимателем работнику работы по другой профессии, специальности, квалификации, должности (за исключением изменения наименования профессии, должности) по сравнению с обусловленными в трудовом договоре, а также поручение работы у другого нанимателя либо в другой местности (за исключением служебной командировки).
В данном случае для работника не происходит смены нанимателя. Увольнять его из головной организации и принимать в филиал не нужно.
ЭТО ВАЖНО! Поручение работы сотруднику головной организации в филиале может признаваться переводом только в том случае, если филиал расположен в другой местности. Если же филиал находится в том же населенном пункте, что и головная организация, то применяется перемещение.
Справочно: перемещением признают поручение нанимателем работнику прежней работы на новом рабочем месте как в том же, так и в другом структурном подразделении, за исключением обособленного, на другом механизме или агрегате, но в пределах специальности, квалификации или должности с сохранением условий труда, обусловленных трудовым договором (ст. 31 ТК).
Таким образом, при переводе работника в другую местность сначала необходимо получить его письменное согласие. Для этого специалист по кадрам должен подготовить уведомление работнику с предложением о переводе его в другое обособленное структурное подразделение, находящееся в другой местности.
Здесь будут действовать правила нормы ст. 32 ТК, так что помните о месячном сроке. После того как уведомление составлено, вручено работнику под роспись, наниматель ждет, когда работник выразит согласие либо несогласие на перевод. Согласие либо отказ должны быть также письменными. Если работник не согласен с переводом, трудовой договор прекращается по п. 5 ст. 35 ТК, если согласен – составьте приказ о переводе.
Не позднее чем через неделю после перевода необходимо внести запись о нем в трудовую книжку работника. Далее в личной карточке работника нужно отразить перевод и ознакомить его с внесенными сведениями под роспись.
Еще один вопрос, который, как правило, возникает у специалистов по кадрам: где в дальнейшем после перевода должны храниться документы на работника, его трудовая книжка, личное дело и т.д.? Если кадровое делопроизводство в организации ведется централизовано, то документы остаются в головном офисе, а если кадровое делопроизводство ведется децентрализовано – передаются в филиал.
Кто оформляет увольнение работников в связи с упразднением филиала?
Рассмотрим данный вопрос в виде алгоритма действий.
1. Письменно предупредите работников о предстоящем увольнении по п. 1 ст. 42 ТК.
Справочно: при расторжении трудового договора в соответствии с п. 1 ст. 42 ТК работники должны быть предупреждены не менее чем за 2 месяца до увольнения. В коллективном договоре, соглашении могут быть установлены более продолжительные сроки уведомления работника.
С согласия работника наниматель вправе заменить предупреждение о предстоящем высвобождении выплатой компенсации в размере 2-месячного среднего заработка. При этом если инициатива в достижении такого соглашения исходит от нанимателя после предупреждения работника о предстоящем высвобождении, компенсация выплачивается пропорционально времени, оставшемуся до окончания 2-месячного срока предупреждения.
2. Уведомите государственною службу занятости в случае предстоящего массового увольнения работников, а также профсоюз.
3. Предложите работникам филиала вакансии в головной организации.
4. Издайте приказ об увольнении.
5. В день увольнения работникам выдайте надлежащим образом оформленные трудовые книжки и выплатите все причитающиеся суммы.
В трудовой книжке работников, делая запись об увольнении, укажите название и местонахождение ликвидируемого филиала: «Уволен в связи с ликвидацией филиала в г. Гродно, п. 1 ст. 42 Трудового кодекса Республики Беларусь.».
