19 октябрь 2010
Страница № 9

Кадровые документы организации

Екатерина Самсоненко, юрист

Самым важным документом, который регулирует основные условия взаимоотношений между нанимателем и работником, является трудовой договор (трудовой контракт). Чтобы определиться с выбором формы трудовых отношений, нанимателю необходимо знать основные отличительные особенности обоих документов.

Сравнительные характеристики по основным позициям приведены в сводной таблице.

Примерная форма трудового контракта утверждена  постановлением  Совета  Министров  РБ  от 02.08.1999 № 1180 «Об утверждении примерной формы контракта нанимателя с работником» (далее – постановление № 1180), примерная форма трудового договора – постановлением Минтруда РБ от 27.12.1999 № 155 «Об утверждении примерной  формы  трудового  договора». 

Право  выбора заключения  трудового  договора  или  контракта
принадлежит  нанимателю.  Если  работнику  по каким-либо причинам не подходят условия, предложенные нанимателем в трудовом договоре (контракте), то изменить их стороны могут по обоюдному согласию. Если наниматель будет настаивать на  предложенных  условиях,  то  работник  вправе отказаться от трудовых отношений с данным нанимателем в целом.

Основная отличительная черта трудового конт-ракта состоит в том, что у работника при заклю-чении именно контракта с нанимателем отсутст-вует возможность уволиться по собственному желанию. Если у работника возникает желание уволиться, это становится возможным только лишь при достижении договоренности с нанимателем. К тому же при заключении контракта работник мо-жет быть уволен по дополнительным основаниям за нарушение трудовых обязанностей. При этом в качестве компенсации за возникающие неблаго-приятные условия для работника устанавливаются дополнительные меры стимулирования труда.

Распорядительные документы по личному составу

Воля нанимателя выражается в форме рас-порядительных документов. Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановле-ния, решения, указания), которыми оформляются трудовые правоотношения между нанимателем и работником, называются распорядительными документами по личному составу.

Распорядительные документы по личному со-ставу, для которых установлены разные сроки хра-нения, регистрируются раздельно.

Для распорядительных документов по личному составу определены следующие сроки хранения*: – 75 лет – для распорядительных документов о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, премировании, длительных и зарубежных поездках (регистрационный индекс представляет собой по-рядковый регистрационный номер с литерой «к»);

– 3 года с момента проведения комплексной налоговой проверки – для распорядительных документов о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках (регистра-ционный индекс представляет собой порядковый регистрационный номер с литерой «л»).

В организации должен вестись журнал регист-рации распорядительных документов. Сроки его хранения такие же, как у распорядительных доку-ментов, которые в нем регистрируются.

Распорядительные документы должны отве-чать требованиям, содержащимся в СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Рес-публики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном поста-новлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69.

Личное дело работника

Инструкция о порядке формирования, веде-ния и хранения личных дел работников, утверж-денная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2), дейст-вует для работников государственных органов, а также учреждений, организаций Республики Бела-русь всех форм собственности.

Личные дела ведутся на руководителей и спе-циалистов. Это не отменяет возможности вести личные дела и на рабочих, однако законодательст-вом прямо не предусмотрена такая обязанность. После заключения трудового договора (контракта) и издания приказа о приеме на работу формиру-ется личное дело работника. В него включаются следующие документы:

– внутренняя опись (приложение 1 к Инструк-ции № 2);

– дополнение к личному листку по учету кад-ров (приложение 3 к Инструкции № 2);

– личный листок по учету кадров (приложение 2 Инструкции № 2);

– автобиография (в произвольной форме на листе формата А4);

– копии документов об образовании, повыше-нии квалификации, переподготовке;

– заявление о приеме на работу;

– копия (выписка) приказа (распоряжения, ре-шения, постановления) о приеме на работу (назна-чении на должность).

При формировании личных дел отдельных ка-тегорий работников в них дополнительно включа-ются следующие документы:

– декларация о доходах (для лиц, уполномочен-ных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодатель-ством);

– копия (выписка) решения учредителей о на-значении на должность руководителя организации (для руководителя организации);

– договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

– направление на работу (для молодых специа-листов, по направлению органов по труду, занято-сти и социальной защиты и в других случаях).

В процессе ведения личного дела в него вклю-чаются документы, характеризующие деловые, об-щественно-политические, научные и личные каче-ства работника:

– характеристики и аттестационные листы;

– заявления работника о переводе, увольне-нии, иные документы, послужившие основани-ем для перевода, увольнения работника;

– копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;

– списки научных трудов и изобретений и др. По решению кадровой службы в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками. В сформированное личное дело до-кументы включаются в хронологической последо-вательности.

В организации должен вестись журнал (кни-га) учета личных дел (приложение 5 к Инструк-ции № 2).

Договор о полной (индивидуальной или коллективной) материальной ответственности

Наниматель имеет право заключить договоры о полной материальной ответственности с работ-никами, занимающими должности или выполняю-щими работы, непосредственно связанные с хра-нением, обработкой, продажей (отпуском), пере-возкой или применением в процессе производст-ва переданных им ценностей.

Примерный перечень таких должностей и ра-бот, а также примерный договор о полной инди-видуальной материальной ответственности утверж-дены постановлением Совета Министров РБ от 26.05.2000 № 764. Примерный перечень работ, при выполнении которых может вводиться коллек-тивная (бригадная) материальная ответственность, с примерным договором о коллективной (бригадной) материальной ответственности утверждены поста-новлением Минтруда РБ от 14.04.2000 № 54.

С учетом примерного перечня наниматель вправе самостоятельно утвердить примерный пе-речень должностей и работ, замещаемых или вы-полняемых работниками, с которыми могут заклю-чаться письменные договоры о полной матери-альной ответственности, при этом расширив его, однако также следует учитывать выполняемую работником функцию.

Если материальные ценности вверены одному работнику, то устанавливается индивидуальная от-ветственность, если же виды работ выполняются совместно несколькими работниками и невозможно разграничить материальную ответственность каждо-го из них, может быть заключен договор о коллектив-ной (бригадной) материальной ответственности.

Условие о заключении договора о полной ма-териальной ответственности должно быть отраже-но в трудовом договоре (контракте), распоряди-тельном документе нанимателя (приказе о приеме на работу). Кроме того, необходимо заключить отдельный договор о полной материальной ответ-ственности. При этом он может заключаться как при приеме на работу, так и в процессе работы (в последнем случае это будет являться существен-ным изменением условий труда).

Личная карточка работника (ранее – форма Т-2)

Обязанность нанимателя знакомить владельца трудовой книжки с каждой вносимой в нее запи-сью под расписку в личную карточку формы Т-2 установлена п. 16 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной по-становлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция о порядке ведения трудовых книжек).

Хотя законодательством прямо не предусмот-рена обязательная форма личной карточки, исхо-дя из анализа норм вышеприведенного пункта, ее необходимо вести на всех работников организа-ции независимо от занимаемых ими должностей (профессий). Форма карточки должна быть разра-ботана организацией самостоятельно, за основу может быть взята прежняя форма карточки, пере-работанная нанимателем с учетом современных условий и специфики деятельности организации (прежняя форма утверждена постановлением Гос-комитета СССР от 28.12.1989 № 241).

Трудовые книжки

При приеме на работу наниматель обязан на основании установленного порядка завести (заполнить) на работника трудовую книжку (п. 6 час-ти первой ст. 54 ТК).

При заключении трудового договора нанима-тель должен потребовать, а гражданин – предъявить нанимателю трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей (п. 2 части первой ст. 26 ТК).

Нанимателем должен быть издан приказ о на-значении работника, на которого будет возложена ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, их учет, хранение и выдачу по подп. 1.10 п. 1 постановления Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников» (в ред. от 25.03.2008).

Работник, на которого приказом возложена обязанность ведения трудовых книжек, принимая трудовую книжку, выдает расписку о ее получении в произвольной форме с указанием реквизитов организации, заверенную печатью нанимателя.

В трудовые книжки работников вносятся све-дения о приеме, переводе, увольнении, поощре-нии, награждении за успехи в работе, подготовке, повышении квалификации и переподготовке, на-значении пенсии в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек.

Стоит отметить, что трудовые книжки (вкла-дыши, дубликаты) хранятся в специально оборудо-ванном месте как документы строгой отчетности.

Инструкцией о порядке ведения трудовых кни-жек установлено обязательство нанимателя (бухгал-терией) вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (при-ложение 2 к Инструкции о порядке ведения трудо-вых книжек), а также книгу учета движения трудо-вых книжек и вкладышей к ним (приложение 3 к Инструкции о порядке ведения трудовых книжек).

Приходно-расходная книга и книга учета дви-жения трудовых книжек должны быть пронумеро-ваны, прошнурованы и скреплены подписью нани-мателя и печатью.

Инструкции по охране труда. Журналы регистраций инструктажей

Конституцией Республики Беларусь установ-лено гарантированное право гражданам Респуб-лики Беларусь на здоровые и безопасные усло-вия труда.

Требования по охране труда обязательны для исполнения нанимателями и работниками, в т.ч. работающими по гражданско-правовым догово-рам и др. (Закон РБ от 23.06.2008 № 356-З «Об охране труда»).

При приеме на работу наниматель обязан про-вести вводный инструктаж по охране труда, а при организации труда работников – обеспечивать здоровые и безопасные условия труда на каждом рабочем месте, соблюдать установленные норма-тивными правовыми актами требования по охране труда (ст. 54, 55 ТК).

Управление охраной труда в организации осу-ществляет ее руководитель, в структурных подраз-делениях организации – руководители структурных подразделений (см. Межотраслевые общие правила по охране труда, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 03.06.2003 № 70 (в ред. от 19.11.2007)). Отсутствие в организации службы охраны труда (специалиста по охране тру-да) не освобождает ее руководителя от обязанно-сти обеспечивать организацию работы и осуществ-лять контроль по охране труда.

Охрана труда – система обеспечения безопас-ности жизни и здоровья работающих в процессе трудовой деятельности, включающая правовые, социально-экономические, организационные, тех-нические, психофизиологические, санитарно-гигиенические, лечебно-профилактические, реаби-литационные и иные мероприятия и средства.

Наниматель обязан осуществлять подготовку (обучение), инструктаж, переподготовку, стажи-ровку, повышение квалификации и проверку знаний работающих по вопросам охраны труда, а так-же принимать локальные нормативные правовые акты, содержащие требования по охране труда.

Основными такими актами являются инструк-ции по охране труда.

Работодателем должны быть разработаны и приняты инструкции по охране труда для профес-сий и отдельных видов работ (услуг), выполняемых в организации работниками различных профес-сий и должностей (например, погрузочно-разгру-зочные работы, работы с электроинструментом и т.п.), а также для работ, выполнение которых связа-но с повышенной опасностью (например, работы на высоте, работы в резервуарах, колодцах и дру-гих емкостных сооружениях и т.п.).

Инструкции по охране труда разрабатывают-ся на основании перечня, который составляется службой охраны труда или специалистом по охране труда, а при их отсутствии – специалистом, на которого возложены эти обязанности, с участием руководителей структурных подразделений, служб, главных специалистов организации (главного ме-ханика, главного технолога, главного энергетика и др.), службы организации труда и заработной пла-ты, отдела кадров.

Требования к разработке и содержанию инст-рукций по охране труда содержатся в постанов-лении Минтруда и соцзащиты РБ от 28.11.2008 № 176 «Об утверждении Инструкции о порядке принятия локальных нормативных правовых актов по охране труда для профессий и отдельных видов работ (услуг)».

Наниматели обеспечивают подготовку (обу-чение), переподготовку, стажировку, инструктаж, повышение квалификации и проверку знаний ра-ботников по вопросам охраны труда.

Обучение по вопросам охраны труда при под-готовке, переподготовке, повышении квалифика-ции работников на курсах целевого назначения в организациях организуют кадровые службы, или инженер по подготовке кадров, или соответствую-щие структурные подразделения, созданные для этих целей в организациях.

Регистрация инструктажей по охране труда

Инструктажи по охране труда подразделяются зависимости от характера и времени их прове-дения на вводный, первичный, повторный, внепла-новый и целевой. Все они (кроме вводного) прово-дятся непосредственным руководителем работ (на-чальником производства, цеха, участка, мастером, инструктором и другим должностным лицом).

Вводный инструктаж по охране труда (далее – вводный инструктаж) проводится инженером по охране труда или иным специалистом, на которо-го возложены эти обязанности, по утвержденной руководителем организации программе (инструк-ции), которая разрабатывается с учетом специфики деятельности организации на основании типового перечня вопросов программы вводного инструкта-жа по охране труда (приложение 7 к Инструкции о порядке подготовки (обучения), переподготовки, стажировки, инструктажа, повышения квалифика-ции и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утвержденной постановлением Мин-труда и соцзащиты РБ от 28.11.2008 № 175 (далее – Инструкция по вопросам охраны труда)).

Регистрация вводного инструктажа осуществ-ляется в журнале регистрации вводного инструк-тажа по охране труда (форма журнала закреплена приложении 8 к Инструкции по вопросам охра-ны труда).

Первичный инструктаж по охране труда на рабочем месте (далее – первичный инструктаж) до начала работы проводят с лицами:

– принятыми на работу;

– переведенными из одного подразделения в другое или с одного объекта на другой;

– участвующими в производственном процес-се, привлеченными к работам (оказанию услуг) в организации или выполняющими работы (оказы-вающими услуги) по заданию организации (по за-ключенному с организацией договору).

Регистрация первичного инструктажа осуще-ствляется в журнале регистрации инструктажей (по форме согласно приложению 4 к Инструкции по вопросам охраны труда), при этом указывается наименование программ первичного инструктажа на рабочем месте или номера инструкций по ох-ране труда, по которым проведен инструктаж по охране труда.

Первичный инструктаж проводится по утверж-денной руководителем организации программе, составленной с учетом особенностей производст-ва (выполняемых работ, оказываемых услуг) и тре-бований нормативных правовых актов по охране труда, или по инструкциям по охране труда для профессий и видов работ (услуг).

Повторный инструктаж по охране труда про-водится с лицами не реже одного раза в 6 месяцев по программе первичного инструктажа или по ин-струкциям по охране труда для профессий и видов работ (услуг) и регистрируется в том же журнале, что и первичный инструктаж.

Внеплановый инструктаж по охране труда (далее – внеплановый инструктаж) проводится:

– при принятии новых нормативных правовых актов, в т.ч. технических нормативных правовых актов и локальных нормативных правовых актов, содержащих требования по охране труда, или вне-сении изменений и дополнений к ним;

– изменении технологического процесса, за-мене или модернизации оборудования, приборов

инструмента, сырья, материалов и других факто-ров, влияющих на безопасность труда;

– нарушении работниками нормативных пра-вовых актов, технических нормативных правовых актов, локальных нормативных правовых актов, содержащих требования по охране труда, которое привело или могло привести к аварии, несчастно-му случаю на производстве и другим тяжелым по-следствиям;

– перерывах в работе по профессии (в долж-ности) более 6 месяцев;

– поступлении информации об авариях и не-счастных случаях, происшедших в однопрофиль-ных организациях.

Внеплановый инструктаж проводится также по требованию представителей специально уполно-моченных государственных органов надзора и контроля, вышестоящих государственных органов или государственных организаций, должностного лица организации, на которого возложены обязан-ности по организации охраны труда, при наруше нии нормативных правовых актов, технических нормативных правовых актов, локальных норма-тивных правовых актов по охране труда.

Целевой инструктаж по охране труда (далее – целевой инструктаж) проводят:

– при выполнении разовых работ, не связан-ных с прямыми обязанностями по специальности (погрузка, разгрузка, уборка территории и др.);

– ликвидации последствий аварий, стихийных бедствий и катастроф;

– производстве работ, на которые оформляется наряд-допуск;

– проведении экскурсий в организации. Регистрируется целевой инструктаж в отдельном журнале целевого инструктажа по охране тру-да (если он применяется).

Журналы регистрации вводного инструкта-жа, регистрации инструктажа по охране труда, регистрации целевого инструктажа (в случае его применения) должны быть пронумерованы, про-шнурованы и скреплены печатью. Журнал регистра-ции вводного инструктажа заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица. Журналы регистрации инструктажа по охране труда, регистрации целевого инструктажа (в случае его применения) – подписью руководи-теля организации или структурного подразделения организации.

Срок хранения названных журналов – 10 лет с даты внесения последней записи.

Перечень инструкций по охране труда состав-ляется с учетом утвержденного в организации штатного расписания.

Табель учета рабочего времени

Наниматель обязан организовать учет явки на работу сотрудников и ухода с нее (ст. 133 ТК).

Учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени.

Примерная форма табеля не установлена, по-этому наниматель сам разрабатывает форму табеля использования рабочего времени. Можно исполь-зовать те условные обозначения, которые содер-жатся в постановлении Минстата РБ от 17.09.2001 № 80 «Об утверждении Инструкции по заполне-нию форм государственной статистической отчет-ности по труду». Однако стоит помнить, что она уже не действует. Новые обозначения можно вве-сти и утвердить приказом нанимателя.

График отпусков

Очередность предоставления трудовых отпус-ков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков (ст. 168 ТК). График утверждается нанимателем и согласовывается с профсоюзным комитетом либо (при отсутствии профсоюза) с работниками.

Дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем.

График трудовых отпусков является основой документального оформления ухода работников в отпуск. Он составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленно-го коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзным ко-митетом.

В составляемом графике рекомендуем по воз-можности учитывать как трудовые, так и социаль-ные отпуска. Это позволит лучше планировать рас-пределение трудовых ресурсов в течение каждого отчетного периода, своевременно обеспечивать замену уходящих в отпуск работников.

График отпусков доводится до сведения всех работников путем вывешивания его на видном месте или ознакомления с ним каждого работника под роспись.

Положение о защите коммерческой тайны

Положение о защите коммерческой тайны – это положение, которое создается с целью обеспечения безопасности, защиты коммерческой тайны орга-низации и ее клиентов. В условиях усиления кон-курентной борьбы закрытая (конфиденциальная) информация может стать предметом преступных посягательств, что является угрозой безопасности деятельности организации. Поэтому защита деловой информации от разглашения и несанкционирован-ного использования приобретает важное значение.

Перечень информации, составляющей ком-мерческую тайну организации, устанавливается в положении о коммерческой тайне организации, а с работником подписывается обязательство о ее неразглашении.

В обязательстве о неразглашении коммерче-ской тайны возможно предусмотреть условие о том, что нарушение данного обязательства может повлечь уголовную (ст. 254, 255 Уголовного кодек-са РБ), административную, дисциплинарную, граж-данско-правовую и иную ответственность, в т.ч. обязанность возместить причиненные организа-ции и ее контрагентам убытки в полном объеме.

* На основании норм постановления Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроиз-водству в государственных органах и организациях Республики Беларусь», а также в соответствии с постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых докумен-тов органов государственной власти и управления, организа-ций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, фи-нансам, страхованию, управлению государственным имущест-вом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения».

Печать
В закладки
AA
Наверх

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.