Необходимость проведения проверки кадровых документов возникает в силу различных причин:
– реорганизация организации;
– ожидание проверки вышестоящих и контролирующих органов;
– оценка деятельности кадровой службы организации;
– смена руководства организации;
– смена кадрового работника;
– приведение документов в соответствие с действующим законодательством после внесения в него изменений и др.
Проверить ведение кадровой документации можно двумя способами:
1) привлечь аудитора (аудиторскую организацию), который самостоятельно организовывает и планирует свою работу;
2) проверить самим, т.е. с привлечением работников проверяемой организации.
В данном материале рассмотрим порядок проведения проверки своими силами.
В процессе аудита кадровые документы проверяются на предмет их наличия или отсутствия, а также на соответствие законодательству.
Состав дел в каждой организации отличается. Чаще всего в кадровых службах организаций присутствуют следующие документы:
– правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР);
– штатное расписание;
– трудовые договоры (контракты);
– распорядительные документы по личному составу (приказы, распоряжения);
– трудовые книжки;
– личные дела;
– личные карточки;
– должностные и рабочие инструкции;
– договоры о полной (индивидуальной или коллективной) материальной ответственности;
– инструкции по охране труда;
– документы учета рабочего времени;
– графики отпусков;
– журналы;
– другие документы.
Для проверки правильности оформления необходимо знать общие требования к проверяемым документам.
