Как составить приказ: исчерпывающее руководство

Часто на «горячую» линию с подписчиками журнала приходят вопросы, касающиеся  правил составления приказов. Кадровикам бывает сложно придумать правильный заголовок, подходящую преамбулу и правильно оформить обязательные реквизиты приказа. В статье показано, как можно подготовить любой приказ по личному составу.

Называйте приказ так, чтобы сразу было ясно, о чем он

Заголовок к тексту приказа должен отвечать на вопрос «о чем?». Писать заголовок необходимо строчными буквами, кроме заглавной буквы О, например «О возложении обязанностей», «Об отзыве из отпуска». Делать переносы в заголовке, заключать его в кавычки, подчеркивать или выделять полужирным шрифтом слова в заголовке нельзя. Точка в конце заголовка также не нужна.

Избегайте излишней детализации и не пишите в заголовке слишком подробно, например о том, что необходимо сделать и в связи с чем. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.

Однако конкретика все же допускается в приказах по личному составу. Так, если приказ касается одного человека, то в заголовке указываются фамилия и инициалы. Если же двух и более человек, то их фамилии и инициалы в заголовке не указываются.

Неправильный вариант: О приеме на работу Василюк И.Р., Сидорова С.С.

Правильные варианты:  О приеме на работу (если принимаются несколько работников)

                                           О приеме на работу Василюк И.Р. (если принимается один человек)

Если же приказ по личному составу объединяет несколько действий, например прием и увольнение, перевод и увольнение и т.д., заголовок будет носить общий характер: по личному составу.

Текст приказа

Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа (см. таблицу).

Если приказ издается на основании нормативного правового акта Республики Беларусь или распорядительного документа вышестоящей организации, констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка (часть третья п. 99 Инструкции по делопроизводству).

Документ: Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).

ЭТО ВАЖНО! Констатирующая часть в приказе может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

Распорядительная часть приказа по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам начинается с распорядительного слова «ПРИКАЗЫВАЮ».

Если речь идет о приказах по личному составу, то распорядительное слово должно точно обозначать предписываемое действие: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.

Слово «ПРИКАЗЫВАЮ» в приказах по личному составу используется, если их текст сложный по структуре. Например, если в одном приказе речь идет о приеме одного и увольнении другого работника.

Распорядительное слово печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов.

Если приказ по личному составу имеет сложную структуру, то его пункты должны располагаться в логической последовательности. Например, сначала прием работника, потом перевод другого, а затем только увольнение третьего (часть десятая п. 99 Инструкции по делопроизводству).

ЭТО ВАЖНО! Помните про сроки хранения приказов по личному составу! Нельзя в одном приказе, например, принять на работу одного и отозвать из отпуска другого работника, так как у этих приказов разные сроки хранения (подп. 21.3, 21.4 п. 21 перечня № 140).

Документ: перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее – перечень № 140).

В тексте приказа перенос слов не допускается.

Распорядительная часть приказа заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. Если этого не сделать, то контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан (часть одиннадцатая п. 99 Инструкции по делопроизводству).

ЭТО ВАЖНО! Не допускается писать в приказе: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

В приказ не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения ...». Отметка об ознакомлении с приказом оформляется ниже подписи лица, издавшего приказ, на лицевой стороне последнего листа документа, либо на его оборотной стороне, либо на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к приказу.

При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен.

Основание для издания приказа

Между последним пунктом приказа и подписью руководителя организации  необходимо указать документ-основание. При этом приказы по основной деятельности редко имеют основание, а приказы по личному составу – практически всегда.

Слово «Основание» печатается от границы левого поля и остается открытым, а относящаяся к нему информация печатается столбцом через интервал точно 14 пт (при наборе на компьютере).

Выглядит это следующим образом:

Основание: 1. Докладная записка Сидоровой С.С. от 15.09.2018.

                    2. Объяснительная Ивановой И.И. от 16.09.2018.

В приказах по личному составу основание издания приказа указывается в конце каждого пункта. Если оно едино для нескольких пунктов, то основание указывается в конце текста.

Основаниями для издания приказа являются заявление, объяснительная, докладная записка, листок нетрудоспособности, дополнительное соглашение к трудовому договору и т.д. Помимо названия документа, послужившего основанием для издания приказа, необходимо указывать его дату и номер (при наличии).

Подпись

Под текстом приказа должна быть проставлена собственноручная подпись сотрудника, уполномоченного на его подписание (как правило, это руководитель организации, за исключением случаев делегирования полномочий на подписание отдельных приказов или же отсутствия руководителя).

Помимо подписи, должно быть указано наименование должности подписывающего и расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Пример

Директор общества                                                    Сидоров                                     С.С. Сидоров

В подписи должна быть указана фактическая должность лица, подписавшего документ. Иными словами, если во время командировки или отпуска руководителя организации право подписи приказов передано, например, главному инженеру, то в приказах, издаваемых в период отсутствия руководителя, в подписи должен быть указан главный инженер. Можно использовать «Зам.» («заместитель»), «И.о.» («исполняющий обязанности»). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

Неправильный вариант:

Главный инженер

за директора                                                  Иванов                                       И.И. Иванов

Правильный вариант:

Главный инженер                                        Иванов                                        И.И. Иванов

или

Главный инженер,

и.о. директора                                            Иванов                                        И.И. Иванов

Визирование приказа

Внутреннее согласование оформляется путем визирования приказа должностным лицом. Визы проставляются ниже подписи на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. При отсутствии свободного места они оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка, оформляемая по правилам, установленным п. 60 Инструкции по делопроизводству.

Пример

Лист согласования

прилагается.

В визе обязательно должны быть указаны: должность, собственноручная подпись, расшифровка подписи и дата.

Пример

Начальник отдела кадров

Иванов  А.А. Иванов

15.09.2018

Отказаться от визирования или делать исправления в тексте приказа нельзя. Замечания и дополнения излагаются на приказе ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

Пример

Начальник отдела кадров

Иванов  А.А. Иванов

15.09.2018

С проектом не согласен.

Замечания прилагаются.

При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

Пример

Начальник отдела кадров

Иванов  А.А. Иванов

15.09.2018

Главный бухгалтер

Шевченко И.И. Шевченко

15.09.2018

ЭТО ВАЖНО! В обязательном порядке приказы согласовываются с юридической службой организации (п. 100 Инструкции по делопроизводству).

Ознакомление с приказом

Статья 54 Трудового кодекса обязывает нанимателя:

– ознакомить работника под подпись с порученной работой, условиями и оплатой труда и разъяснить его права и обязанности;

– ознакомить работника под роспись с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок;

– оформить заключение трудового договора приказом (распоряжением) и объявить его работнику под роспись.

Виза ознакомления является разновидностью визы. Она состоит из слов «С приказом ознакомлен», подписи работника, ее расшифровки и даты ознакомления и располагается обычно после подписи руководителя и виз на лицевой или оборотной стороне приказа.

Если в приказе упоминается несколько работников, то пишутся слова «С приказом ознакомлены».

В заключение

Хорошим подспорьем в составлении приказов является УСОРД. В нем содержатся унифицированные формы организационно-распорядительных документов, в т.ч. приказов по вопросам основной деятельности, по увольнению, приему на работу, переводу и т.д. В этих формах наглядно показано, где располагаются те или иные реквизиты документа, приводится общий текст, а также указывается, какая информация должна содержаться.

Обращайте внимание на подстрочный текст, в частности, на указание фамилии, имени, отчества работника. Например, где указывается фамилия прописными буквами, где фамилия, инициалы, а где расшифровка подписи, т.е. инициалы, а потом фамилия.

Документ: Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (далее – УСОРД).

Ольга Орлова, юрист