Ответственность нанимателя за трудовые книжки
Анализируя результаты многочисленных проверок Департамента государственной инспекции труда Минтруда и соцзащиты РБ по вопросу ведения, оформления, хранения, учета и выдачи трудовых книжек, можно выделить наиболее часто встречающиеся нарушения:
– неиздание приказа (распоряжения) нанимателя о назначении специального уполномоченного лица, ответственного за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, их учет, хранение и выдачу;
– отсутствие документации по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек (в т.ч. приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним);
– нарушение порядка оформления документации. Так, вышеназванные книги могут быть не пронумерованы, не прошнурованы или не скреплены подписью нанимателя;
– нарушение условий хранения трудовых книжек и др.
Рассмотрим их на конкретных ситуациях.
Ситуация 1
В последний рабочий день увольняющейся работнице не выдали на руки трудовую книжку по причине ее отсутствия. Секретарь приемной руководителя высказала предположение, что трудовую книжку могла забрать из стола руководителя сама работница, однако впоследствии она отказалась от своих слов.
Не получив трудовую книжку, работница обратилась в районную инспекцию по труду. По ее жалобе была проведена проверка соблюдения нанимателем законодательства о труде, входе которой было установлено, что наниматель не издавал приказ о назначении специально уполномоченного лица, ответственного за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, их учет, хранение и выдачу. Кроме того, им не были созданы условия для хранения трудовых книжек (они хранились в столе руководителя, который не закрывался на ключ и находился в общей комнате, из чего следует, что любой работник имел к ним доступ). В процессе разбирательства было выявлено отсутствие 2 трудовых книжек.
Поскольку обе трудовые книжки были зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, то наниматель не мог отрицать тот факт, что они были переданы ему на хранение.
Наниматель выплатил работнице за задержку выдачи трудовой книжки средний заработок за все время вынужденного прогула и изменил дату увольнения.
За нарушения законодательства о труде, выявленные по результатам проверки, наниматель был привлечен к административной ответственности.
ЭТО ВАЖНО! Трудовые книжки (вкладыши, дубликаты) следует хранить в специально оборудованном месте как документы строгой отчетности (п. 57 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30) (далее – Инструкция).
Ситуация 2
Специалист по кадрам кадровой службы достала из сейфа несколько трудовых книжек, чтобы внести в них запись об изменении наименования. организации. Оставив их на столе, она на несколько минут покинула кабинет и по возвращении обнаружила, что они исчезли со стола.Наниматель обратился с заявлением в правоохранительные органы, и предполагаемый виновный был задержан, однако трудовые книжки он не вернул и отказался говорить, где они находятся. Пока шло разбирательство, один из работников решил уволиться. Наниматель выдал ему дубликат трудовой книжки без внесенных сведений о стаже. Работник отказался получать дубликат, мотивируя отказ тем, что у него стаж 30 лет, в т.ч. 8 лет работы в странах СНГ, а в дубликат трудовой книжки внесена только запись о работе у последнего нанимателя. Ко дню увольнения наниматель не успел собрать документы, подтверждающие стаж работника, и поэтому не смог внести запись о стаже.
В данной ситуации вина специалиста по кадрам очевидна. Наниматель, руководствуясь п. 9 части первой ст. 53 Трудового кодекса РБ (далее – ТК), вправе привлечь работницу к дисциплинарной ответственности за неисполнение возложенных на нее трудовых обязанностей.
Сроки получения дубликата
ЭТО ВАЖНО! В действующих нормативных правовых актах указаны различные сроки, в течение которых работник может обратиться к нанимателю с просьбой выдать дубликат трудовой книжки. Так, в случае потери трудовой книжки (вкладыша к ней) работник вправе обратиться к нанимателю по последнему месту работы на протяжении года со дня его увольнения (подп. 1.6 п. 1 постановления Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников» (далее – постановление № 1635). Однако п. 51* Инструкции предусматривает 3-месячный срок обращения к нанимателю по данному основанию.
По мнению автора, следует руководствоваться сроком, установленным постановлением № 1635, поскольку постановления Совета Министров имеют большую юридическую силу по сравнению с нормативным правовым актом министерства (часть пятая ст. 10 Закона РБ от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь»).
Если действия должностного лица, связанные с нарушением порядка ведения и выдачи трудовой книжки, причинили нанимателю материальный ущерб (например, работнику выплачены денежные средства за задержку выдачи трудовой книжки при увольнении), то должностное лицо может быть привлечено и к материальной ответственности.
Правила заполнения дубликата трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам. В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносят записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений). Записи заверяют подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя – печатью исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию индивидуального предпринимателя.
Если работник на момент заполнения дубликата работал в других организациях, то в раздел «Сведения о работе» в гр. 3 прежде всего вносят запись об общем стаже работы до поступления к последнему нанимателю. Общий стаж должен подтверждаться соответствующими документами, справками с предыдущих мест работы. Общий стаж работы записывают суммарно, т.е. указывают общее количество лет, месяцев, дней работы и на каких должностях или по какой профессии работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий стаж, подтвержденный документами, оформленными надлежащим образом, записывают по отдельным периодам работы в следующем порядке: в гр. 2 указывают дату приема на работу; в гр. 3 – полное наименование нанимателя, у которого работал работник, а также функциональную службу (отдел, цех, лабораторию, сектор или иное структурное подразделение) и должность (профессию, работу).
Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу у того же нанимателя, об этом делается соответствующая запись.
Затем в гр. 2 записывают дату увольнения, а в гр. 3 – причину увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В гр. 4 указывают наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликат. Документы, подтверждающие стаж работы, необходимо вернуть их владельцу.
Кто собирает документы для подтверждения стажа работы?
Наниматель может оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению к нанимателю. Если же трудовая книжка потеряна или испорчена по вине нанимателя, то сбор документов, подтверждающих стаж работы работника, будет обязанностью нанимателя, а не работника.
Ситуация 3
Между руководителем организации и главным бухгалтером возник конфликт. Руководитель пригрозил работнице увольнением по статье. Испугавшись этого, главный бухгалтер забрала трудовую книжку домой. Узнав об этом, руководитель организации обратился в правоохранительные органы с заявлением о том, что работница выкрала свою трудовую книжку и теперь отказывается ее вернуть.
В ходе проверки правоохранительными органами было установлено, что в организации не ведется книга учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Таким образом, доказать, что трудовая книжка была принята на хранение при приеме на работу главного бухгалтера, наниматель не смог.
По факту хранения трудовых книжек было установлено следующее. Часть трудовых книжек хранилась в столе (на момент проверки он пустовал), другая часть – в шкафу. Стол и шкаф стояли в проходной комнате, т.е. доступ к трудовым книжкам имели все сотрудники, а также посторонние лица, приходящие в организацию.
В организации не было назначено лицо, ответственное за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, их учет, хранение и выдачу работникам.
Главный бухгалтер не стала отрицать, что взяла свою трудовую книжку. Свой поступок она объяснила тем, что боялась за ее сохранность.
По результатам проверки наниматель был привлечен к административной ответственности за нарушение законодательства о труде.
Сведения, вносимые в книгу учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним
Книга учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется кадровой службой или другим подразделением, лицом, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируют трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним, выданные работникам, поступающим на работу впервые.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник должен поставить свою подпись в личной карточке и в книге учета и движения трудовых книжек.
Ситуация 4
Наниматель с целью наказать работника понуждает специалиста по кадрам внести в его трудовую книжку (в последний рабочий день) запись о том, что он уволен по п. 2 ст. 47 ТК (совершение виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные и материальные ценности, если эти действия являются основанием для утраты доверия к нему со стороны нанимателя). Однако в приказе об увольнении в качестве основания указан п. 2 ст. 35 ТК – истечение срока трудового договора.
Работник, получив трудовую книжку на руки, обратился с жалобой на действия нанимателя в районную инспекцию по труду.
В ходе проверки выяснилось, что работник был принят на работу по профессии «инструктор». Она не предполагала заключение договора о полной материальной ответственности, так как не выполнялась работа, непосредственно связанная с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей. Кроме того, установлено, что договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) ответственности с работником не заключался, каких-либо документов, подтверждающих совершение работником виновных действий, в результате проверки также не было выявлено. Наниматель попытался скрыть истинные мотивы своего поступка, сказав, что запись была внесена по ошибке. Он сделал новую запись в трудовой книжке, а предыдущую признал недействительной. Работник не был согласен с такой формулировкой и обратился в суд. На основании решения суда наниматель взамен испорченной трудовой книжки выдал работнику дубликат трудовой книжки, а также оплатил судебные расходы и административный штраф.
В случае обнаружения неправильной или неточной записи, внесенной в трудовую книжку работника, ее исправляет наниматель, допустивший ошибку или неточность.
Исправление записей в разделе «Сведения о работе» необходимо делать следующим образом:
– в гр. 1 следует указывать порядковый номер вносимой записи;
– в гр. 2 – дату внесения записи;
– в гр. 3 – пишите: «Запись номер такой-то недействительна» и далее правильный вариант сведений;
– в гр. 4 указываете дату и номер приказа (распоряжения), на основании которого вносится данная запись.
ЭТО ВАЖНО! Зачеркивание ранее внесенных неправильных или неточных записей, исправление их с указанием «Исправленному верить» либо «Исправленное верно» не допускается (п. 36 Инструкции).
Ситуация 5
Работница написала и оставила на столе нанимателя заявление об увольнении, в котором попросила направить ей трудовую книжку почтой. За то, что работница самовольно оставила работу, она была уволена за прогул без уважительной причины. Трудовую книжку наниматель выслал по ее заявлению почтой, однако работница ее не получила и обратилась с жалобой на нанимателя.
В ходе проверки было установлено, что заявление работницы с просьбой выслать трудовую книжку почтой у нанимателя имеется. Он также утверждает, что трудовая книжка была выслана по указанному в заявлении адресу. В книге учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним также значилось, что трудовая книжка отправлена почтой, однако документов, подтверждающих отправку бандероли, у нанимателя на момент проверки не оказалось.
Независимо от того, что работник совершил виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение своих трудовых обязанностей, наниматель будет обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки с внесенными в нее записями о предыдущей работе, выплатить средний заработок за время вынужденного прогула, перенести дату увольнения на день отсылки дубликата, оплатить штраф.
Справочно: если работник отсутствует на работе в день увольнения, то в этот же день необходимо направить ему по адресу, указанному в трудовом договоре (контракте), заказное письмо с просьбой явиться и получить трудовую книжку.
ЭТО ВАЖНО! Пересылка трудовой книжки почтой допускается только с письменного согласия работника.
Ситуация 6
Работник кадровой службы организации, имеющий доступ к трудовым книжкам и печати, уволил себя до окончания срока действия контракта по ст. 37 ТК, т.е. составил приказ об увольнении (приказ директором не подписан), забрал трудовую книжку и ушел.
Такие ситуации встречаются на практике. Нанимателям можно посоветовать поступать следующим образом. Направьте работнику на указанный в трудовом договоре (контракте) адрес заказным письмом уведомление с требованием объяснить причины отсутствия на работе. После получения работником письма и при отсутствии оправдательных документов издайте приказ об увольнении за прогул без уважительной причины. Затем направьте еще одно письмо на адрес работника, в котором сообщите об увольнении за прогул (можно приложить копию приказа), а также сообщите работнику о необходимости получить окончательный расчет.
При подаче сведений в Фонд социальной защиты населения укажите, что работник был уволен за прогул.
В ситуации 6 изданный работником приказ не подлежит регистрации и отмене, так как он не имеет юридической силы, поскольку право заключения и прекращения трудового договора с работником предоставлено нанимателю (ст. 1 ТК).
* С изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 29.06.2006 № 76 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек работников».
