Как поступить специалисту по кадрам, у которого в наличии оказались невостребованные трудовые книжки работников?
Если работник по каким-либо причинам не забрал свою трудовую книжку, то наниматель должен направить ему заказное письмо с уведомлением и указанием о необходимости получения трудовой книжки (п. 47 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция № 30)).
Важно помнить, что если работник отсутствует на работе в день увольнения, то нанимателю именно в этот же день нужно отправить ему письмо.
На практике бывают случаи, когда работники кадровых служб без письменного согласия работников пересылают им трудовые книжки по почте спустя несколько дней с момента увольнения работников. Тем самым они не соблюдают норму, закрепленную в ст. 47 Инструкции № 30: пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника.
Вы не будете нести ответственности за задержку выдачи трудовой книжки, если работник отказался сам получить ее, несмотря на направленное ему заказное письмо с уведомлением о необходимости получения трудовой книжки, не явился за ней и не выразил желания на пересылку ее по почте.
Факт отказа работника от получения трудовой книжки оформляется актом с указанием присутствующих свидетелей.
Что касается вопроса хранения таких трудовых книжек, то согласно п. 57 Инструкции № 30 невостребованные трудовые книжки остаются в течение 2 лет на хранении у нанимателя или уполномоченного должностного лица, но отдельно от трудовых книжек работающих работников, а затем по истечении этого срока хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет и только после этого могут быть уничтожены в установленном законодательством порядке.
