Внутренняя опись документов дела с приказами по основной деятельности состоит из нескольких листов, которые автоматически были пронумерованы в центре верхнего поля при выводе их на печать.
Сохраняется ли эта собственная нумерация листов внутренней описи или ее надо продублировать, проставляя номера листов вручную в правом верхнем углу?
При подготовке дела к передаче в архив листы в деле нумеруют в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом (п. 185 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4). Листы внутренней описи документов дела нумеруют отдельно. Таким образом, формально п. 185 не устанавливает требований к особенностям нумерации листов внутренней описи, за исключением того, что они должны быть пронумерованы отдельно от листов документов дела.
Требования к нумерации листов дела, содержащего документы с собственной нумерацией, определены в подп. 5.1.14 п. 5 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь (утверждены решением коллегии Госкомитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5 (далее – Основные правила)). Основными правилами установлено, что собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело. Следовательно, в исключительных случаях возможно сохранение собственной нумерации листов документа, включенного в дело.
С учетом изложенного допускается автоматическая нумерация листов внутренней описи с использованием компьютерной техники. При этом нет необходимости дублировать нумерацию вручную в правом верхнем углу.
Необходима ли подпись юрисконсульта организации на приказах?
Да, необходима.
Проекты распорядительных документов (в т.ч. приказов) подлежат согласованию с заинтересованными должностными лицами. В обязательном порядке распорядительные документы согласовываются с юридической службой организации (п. 100 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).
Аналогичное требование содержится в Примерном положении о юридической службе государственной организации, утвержденном постановлением Совета Министров РБ от 31.12.2008 № 2070, согласно которому юридическая служба организации должна согласовывать (визировать) проекты приказов и других документов правового характера, представляемых на подпись руководителю.
Таким образом, юрисконсульт обязан согласовать проект приказа до его подписания руководителем (оформляется реквизитом «Визы»).
Сколько времени должна храниться расписка в получении кадровой службой трудовых книжек работников?
Законодательством срок хранения расписок в получении кадровой службой трудовых книжек работников не определен. Сроки хранения документов, не отраженных в актах законодательства, определяются экспертными комиссиями организаций по согласованию в установленных случаях с органами и учреждениями Государственной архивной службы Республики Беларусь (подп. 165.4 п. 165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).
При приеме от работника трудовой книжки вы должны выдать ему расписку в произвольной форме, содержащую реквизиты вашей организации, в т.ч. печать нанимателя (п. 58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30, в ред. постановления Минтруда РБ от 11.05.2000 № 72 (далее – Инструкция)). Причем ни Инструкция, ни иные акты законодательства Республики Беларусь не предусматривают возвращение указанных расписок в кадровую службу. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей, собственноручно указав дату получения (п. 58 Инструкции).
Вместе с тем в практике работы кадровой службы может возникнуть ситуация, при которой расписка в получении трудовой книжки будет возвращена в кадровую службу. Такие расписки вы формируете в отдельное дело, заголовок которого может быть сформулирован следующим образом: «Расписки в получении трудовых книжек, возвращенные работниками в отдел кадров организации».
Для расписок в получении трудовых книжек работников, возвращенных в кадровую службу организации, представляется целесообразным установить минимальный срок хранения (например, 1 год). Соответствующее решение должно быть оформлено протоколом заседания экспертной комиссии организации.
К какой категории приказов относится приказ об изменении наименования должности в связи с изменениями, вносимыми в Единый тарифно-квалификационный справочник должностей служащих?
Этот приказ относится к категории приказов по основной деятельности.
Наименования должностей отражаются в таком локальном нормативном правовом акте организации, как штатное расписание. Приказы об утверждении штатного расписания и внесении изменений и (или) дополнений в него относятся к категории приказов по основной деятельности. Именно на этом основании приказ об изменении наименования должности в связи с изменениями, внесенными в ЕКСД, должен быть причислен к категории приказов по основной деятельности.
Приказ об изменении наименования должности является разновидностью приказа о внесении изменений в штатное расписание. Форма последнего унифицирована и включена в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25 (с изменениями и дополнениями от 24.03.2008 № 16).
После внесения изменения в штатное расписание вы должны внести изменения в иные локальные нормативные правовые акты вашей организации (трудовой договор или контракт, должностную инструкцию и др.).
Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, в Единый квалификационный справочник должностей служащих, а также в штатное расписание, вы обязаны довести до сведения работников. После этого в их трудовые книжки на основании приказа нанимателя вы вносите соответствующие изменения и дополнения (п. 40 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (в ред. от 11.05.2000 № 72)). Следовательно, в вашей организации должен быть издан приказ об изменении наименований должностей конкретных работников с указанием их фамилий, имен и отчеств. Указанный приказ относится к категории приказов по личному составу. Срок хранения такого приказа – 75 лет.
Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, канд. ист. наук
Как поступить специалисту по кадрам, у которого в наличии оказались невостребованные трудовые книжки работников?
Если работник по каким-либо причинам не забрал свою трудовую книжку, то наниматель должен направить ему заказное письмо с уведомлением и указанием о необходимости получения трудовой книжки (п. 47 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция № 30)).
Важно помнить, что если работник отсутствует на работе в день увольнения, то нанимателю именно в этот же день нужно отправить ему письмо.
На практике бывают случаи, когда работники кадровых служб без письменного согласия работников пересылают им трудовые книжки по почте спустя несколько дней с момента увольнения работников. Тем самым они не соблюдают норму, закрепленную в ст. 47 Инструкции № 30: пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника.
Вы не будете нести ответственности за задержку выдачи трудовой книжки, если работник отказался сам получить ее, несмотря на направленное ему заказное письмо с уведомлением о необходимости получения трудовой книжки, не явился за ней и не выразил желания на пересылку ее по почте.
Факт отказа работника от получения трудовой книжки оформляется актом с указанием присутствующих свидетелей.
Что касается вопроса хранения таких трудовых книжек, то согласно п. 57 Инструкции № 30 невостребованные трудовые книжки остаются в течение 2 лет на хранении у нанимателя или уполномоченного должностного лица, но отдельно от трудовых книжек работающих работников, а затем по истечении этого срока хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет и только после этого могут быть уничтожены в установленном законодательством порядке.
Нужно ли выплачивать компенсацию за неиспользованный трудовой отпуск при переводе работника из одного структурного подразделения в другое?
Нет, не нужно.
Переводом признаются поручение нанимателем работнику работы по другой профессии, специальности, квалификации, должности (за исключением изменения наименования профессии, должности) по сравнению с обусловленным в трудовом договоре, а также поручение работы у другого нанимателя либо в другой местности (за исключением служебной командировки) (ст. 30 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
Сотруднику, который не использовал или использовал не полностью трудовой отпуск, при увольнении выплачивается денежная компенсация (ст. 179 ТК).
Также если работник переводится к другому нанимателю, то трудовой договор прекращается по п. 4 ст. 35 ТК. При этом следует выплатить компенсацию за неиспользованный трудовой отпуск.
Если работник переводится из одного структурного подразделения предприятия в другое, то денежная компенсация за неиспользованный трудовой отпуск не выплачивается, так как происходит не увольнение работника, а изменение трудового договора.
Жанна Герман, юрист
