5 март 2010
Страница № 29

Оформление документов личного дела работника: характеристика

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, канд. ист. наук

Характеристика – официальный документ,со­держащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Она представляет собой краткое описание трудовой деятельности работника, его деловых и нравственных качеств, трудовой и общественной деятельности. Имея гра­мотно составленную характеристику с предыдуще­го места работы и правильное резюме, соискатель имеет больше шансов устроиться на работу.

Составляет характеристику, как правило, непо­средственный руководитель работника, например начальник отдела, в котором он работает, при уча­стии специалиста по кадрам. Именно непосред­ственный руководитель имеет более полное пред­ставление о деловых и моральных качествах харак­теризуемого работника.

После составления харак­теристика должна быть подписана ее составителем. Именно составитель характеристики несет полную ответственность за ее достоверность. Поэтому к составлению характеристики необходимо отнес­тись очень серьезно, излагать факты надо досто­верно и полно, чтобы потом не возникли какие-либо проблемы. То есть краткость изложения должна сочетаться с полнотой и достоверностью указанных в характеристике сведений о работнике.

Правила оформления характеристики

Характеристика оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланке в про­извольной форме. В ней отражаются следующие сведения:

название вида документа («ХАРАКТЕРИС­ТИКА»);

имя, отчество, фамилия характеризуемого;

текст с указанием года рождения, образова­ния, занимаемой должности, структурного под­разделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных ка­честв, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики.

В зависимости от цели составления и использо­вания характеристики делятся на внутренние, пред­назначенные для использования в организации, и внешние, составляемые по запросам сторонних (от­носительно организации) субъектов и предназначен­ные для применения за пределами организации.

Внутренняя характеристика

Внутренняя характеристика составляется в ор­ганизации и представляется руководителю (коллеги­альному органу) организации, в которой трудится работник. Наиболее распространенная разновид­ность внутренних характеристик - аттестационные характеристики.

Такая характеристика подписыва­ется непосредственным руководителем характери­зуемого работника - руководителем структурного подразделения. В свою очередь характеристика на руководителя структурного подразделения подпи­сывается руководителем организации либо его за­местителем, курирующим соответствующие вопро­сы (структурное подразделение). При подписании характеристики проставляется дата.

Внешняя характеристика

Внешняя характеристика представляется в выше­стоящий орган либо иную стороннюю органи­зацию. Внешними являются также характеристики, поступившие в организацию извне, т.е. от сторон­них организаций. Внешние характеристики могут составляться в различных ситуациях, например при представлении работника к назначению на выше­стоящую должность, при поступлении работника на обучение в аспирантуру, при рассмотрении дела в суде и др. Внешняя характеристика во всех слу­чаях подписывается руководителем организации с указанием даты и дополнительно заверяется печа­тью нанимателя (при наличии - гербовой печатью).

Пример оформления внешней характеристи­ки см. в рубрике «Полезная документация» на с. 27-28 журнала.

Аттестационная характеристика

Форма аттестационной характеристики утверждена в качестве приложения к Типовому по­ложению об аттестации руководителей и специа­листов предприятий, учреждений и организаций, утвержденному постановлением Минтруда РБ от 31.10.1996 № 84.

Этим же постановлением утверждена форма аттестационного листа, также включаемого в личное дело работника. Форма ат­тестационного листа государственного служащего содержится в приложении к Положению о прове­дении аттестации государственных служащих, утвержденному Указом Президента РБ от 06.11.2003 № 489.

Обращаем ваше внимание, что оформление внешней характеристики в отличие от аттестаци­онной не требует согласия работника с ее содер­жанием.

В личное дело работника вы включаете подлин­ник (первый экземпляр) внутренней характеристи­ки, а также подлинник характеристики, поступив­шей в организацию извне. Если первый экземпляр характеристики работника направляется за пре­делы организации, то в личное дело вы включаете копию. В последнем случае копия характеристики должна быть заверена в установленном порядке.

Копии могут быть изготовлены рукописным, ма­шинописным способом либо с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокса). При изготов­лении копии рукописным или машинописным спо­собом она должна быть заверена по установлен­ным правилам уполномоченным лицом, которым может быть специалист по кадрам.

В последнем случае отметка о заверении копии оформляется следующим образом: вы пишете слово «Верно», затем указываете свою должность, проставляете личную подпись, расшифровку подписи (инициа­лы и фамилия) и далее проставляете дату завере­ния копии.

Пример

Верно

Начальник отдела кадров                                           Подпись                                                Н.М. Дятлова 

26.02.2010

Ксерокопии характеристик, включаемые в личное дело, дополнительного удостоверения не требуют.

Печать
В закладки
AA
Наверх

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.