2 январь 2012
Страница № 14

Оформляем документ: правила составления реквизита «Адресат»

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота
Достаточно часто специалистам по кадрам приходится составлять исходящие документы, например письма в Фонд социальной защиты населения, филиалы организации, профсоюз, различного рода уведомления и т.д. Такие документы могут быть адресованы как организации в целом, так и конкретному должностному лицу или работнику. Кроме того, документы могут оформляться и на бланке для письма, и на общем бланке. В таких случаях реквизит «Адресат» будет оформляться по-разному.
 

Реквизит «Адресат» используется в различных видах документов, но в первую очередь исходящих. К их числу относят письма, докладные и объяснительные записки, справки, представления, направляемые вышестоящим органам (должностным лицам). Также реквизит «Адресат» указывают и на внутренних документах, которые предназначены для внутреннего пользования и не подлежат отправке. Как правило, это документы, адресованные руководителю организации или его заместителям.

Требования к оформлению реквизита

Требования к оформлению реквизита «Адресат» содержатся:

– в Госстандарте РБ (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69;
– Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.

Расположение адресата на бланке документа

Для реквизита «Адресат» на документе отведено место в правом верхнем углу.

При угловом варианте расположения реквизит «Адресат» следует печатать на уровне первой строки бланковых надписей, а при продольном – сразу под надписями бланка (в письмах – на уровне реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс», в других документах, при подготовке которых используется общий бланк, – на уровне реквизита «Заголовок к тексту документа»).

Пример 1

Расположение реквизита «Адресат» при оформлении исходящего документа на бланке для письма:
 
 
Назва вышэйстаячай арганізацыі                                       Наименование вышестоящей организации
Назва арганізацыі                                                         Наименование организации
Паштовы адрас                                                                           Почтовый адрес
Камунікацыйныя даныя                                                       Коммуникационные данные
Камерцыйныя даныя                                                                Коммерческие данные
 
_______________ № ____________                                            Адресат
На № _________ ад ____________                   
 
 
Пример 2

Расположение реквизита «Адресат» при оформлении исходящего документа на общем бланке, составленном на двух языках:
 
Найменне вышэйстаячай арганізацыі                                   Наименование вышестоящей организации
Найменне арганізацыі                                                            Наименование организации
Назва віду дакумента                                                             Наименование вида документа
______________ № ____________
Месца складання або выдання                                                     Место составления или издания

                                                                                                 Адресат
Заголовок к тексту документа 
 
 
Пример 3

Расположение реквизита «Адресат» при оформлении исходящего документа на общем бланке, оформленном на одном языке:
 
 
             Наименование вышестоящей организации                         Адресат
                        Наименование организации
                      Наименование вида документа
                        ______________ № ____________
                     Место составления или издания          
 
 
Какую информацию нужно включать в реквизит «Адресат»?

В состав реквизита могут включаться:

– наименование организации;
– наименование структурного подразделения;
– должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ;
– почтовый адрес.

Составные части реквизита следует печатать с новой строки, отделяя друг от друга одинарным межстрочным интервалом при оформлении документа на компьютере. Знаки препинания между ними не ставятся, но сохраняются в середине строк.

Если реквизит состоит из нескольких строк, расстояние между ними составляет «Точно 14 пт» для компьютера.

Варианты оформления реквизита «Адресат»

В зависимости от того, кому направляется документ, реквизит «Адресат» может быть оформлен по-разному.

Обращаем внимание на то, что если документ (письмо) направляется в вышестоящие органы и организации, то недопустима его отправка другим адресатам. Исключения составляют лишь случаи, когда это определено в самом поручении вышестоящего органа.
 
Рассмотрим оформление реквизита на примерах.

Пример 4

Документ адресуется организации в целом. Наименование организации указывайте в именительном падеже:
 
                                                                                              Администрация Фрунзенского района
                                                                                              г. Минска

 

Пример 5


Документ адресуется структурному подразделению организации. Не забывайте указывать полное наименование структурного подразделения:

 

                                                                                           Администрация Фрунзенского района
                                                                                           г. Минска
                                                                                           Отдел организационно-кадровой работы

 

Пример 6


Документ направляется конкретному должностному лицу:

 

                                                                                             Администрация Фрунзенского района
                                                                                             г. Минска
                                                                                             Начальнику отдела организационно-кадровой
                                                                                             работы
                                                                                             Иванову С.М.

 

Пример 7


Документ адресуется руководителю организации (его заместителю). Указывайте наименование организации в составе наименования должности адресата:

 

                                                                                              Начальнику Главного статистического
                                                                                              управления г. Минска
                                                                                              Мелешкину Д.В.

 или

                                                                                              Заместителю главы Администрации
                                                                                              Заводского района г. Минска
                                                                                              Гуриненко Д.В.

 

Пример 8


Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученую степень или ученое звание (в т.ч. академическое), то в «Адресате» можно указать соответствующее звание или степень. Они приводятся в сокращенном виде непосредственно перед фамилией:

 

                                                                                               Белорусский государственный
                                                                                               университет
                                                                                               Исторический факультет
                                                                                               Зав. кафедрой источниковедения
                                                                                               Проф. Ходину С.Н.

 

Пример 9


При направлении документа в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже:

 

                                                                                                Республиканские органы
                                                                                                государственного управления

 

Пример 10


При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном падеже:

 

                                                                                              Руководителям республиканских органов
                                                                                              государственного управления

 

Почтовый адрес


Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. При адресовании документа разовому корреспонденту почтовый адрес может входить в состав реквизита «Адресат». Его следует оформлять в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Совета Министров РБ от 07.09.2004 № 1111 (с изменениями и дополнениями).


Пример 11


При адресовании документа гражданину, в т.ч. индивидуальному предпринимателю, вначале указывают фамилию и инициалы (собственное имя, отчество (если таковое имеется)) получателя, затем – почтовый адрес:

 

                                                                                             Удовиченко Г.А.
                                                                                             ул. Ленина, д. 70, кв. 26
                                                                                             225209, г. Береза
                                                                                             Брестской обл.

 

Пример 12


При адресовании корреспонденции за пределы Беларуси (в страны СНГ) дополнительно указывают название страны:

 

                                                                                                 Степанову Р.Б.
                                                                                                 ул. Мархлевского, 7а,
                                                                                                 113161, Москва
                                                                                                 Россия

 

Предельное количество адресатов на документе


Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более 4 адресов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не пишется.


При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. Форма списка определена в приложении 2 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах в Республике Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе – на каждом экземпляре указывают только одного адресата или обобщенное наименование адресатов.


После отправки экземпляров документа список на рассылку помещают в дело вместе с экземпляром, оставшимся в организации-отправителе, что избавляет организацию-отправителя от необходимости оформлять и сохранять копию каждого отправленного экземпляра с указанием конкретного адресата на ней.


Обращаем внимание, если документ является ответом, первым адресатом на документе указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

 

Печать
В закладки
AA
Наверх

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.