Реквизит «Адресат» используется в различных видах документов, но в первую очередь исходящих. К их числу относят письма, докладные и объяснительные записки, справки, представления, направляемые вышестоящим органам (должностным лицам). Также реквизит «Адресат» указывают и на внутренних документах, которые предназначены для внутреннего пользования и не подлежат отправке. Как правило, это документы, адресованные руководителю организации или его заместителям.
Требования к оформлению реквизита
Требования к оформлению реквизита «Адресат» содержатся:
– в Госстандарте РБ (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69;
– Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.
Расположение адресата на бланке документа
Для реквизита «Адресат» на документе отведено место в правом верхнем углу.
При угловом варианте расположения реквизит «Адресат» следует печатать на уровне первой строки бланковых надписей, а при продольном – сразу под надписями бланка (в письмах – на уровне реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс», в других документах, при подготовке которых используется общий бланк, – на уровне реквизита «Заголовок к тексту документа»).
Пример 1
Расположение реквизита «Адресат» при оформлении исходящего документа на бланке для письма:
|
Назва вышэйстаячай арганізацыі Наименование вышестоящей организации
Назва арганізацыі Наименование организации
Паштовы адрас Почтовый адрес
Камунікацыйныя даныя Коммуникационные данные
Камерцыйныя даныя Коммерческие данные
_______________ № ____________ Адресат На № _________ ад ____________
|
Расположение реквизита «Адресат» при оформлении исходящего документа на общем бланке, составленном на двух языках:
|
Найменне вышэйстаячай арганізацыі Наименование вышестоящей организации
Найменне арганізацыі Наименование организации
Назва віду дакумента Наименование вида документа
______________ № ____________
Месца складання або выдання Место составления или издания
Адресат Заголовок к тексту документа
|
Расположение реквизита «Адресат» при оформлении исходящего документа на общем бланке, оформленном на одном языке:
|
Наименование вышестоящей организации Адресат
Наименование организации
Наименование вида документа
______________ № ____________
Место составления или издания
|
В состав реквизита могут включаться:
– наименование организации;
– наименование структурного подразделения;
– должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ;
– почтовый адрес.
Составные части реквизита следует печатать с новой строки, отделяя друг от друга одинарным межстрочным интервалом при оформлении документа на компьютере. Знаки препинания между ними не ставятся, но сохраняются в середине строк.
Если реквизит состоит из нескольких строк, расстояние между ними составляет «Точно 14 пт» для компьютера.
Варианты оформления реквизита «Адресат»
В зависимости от того, кому направляется документ, реквизит «Адресат» может быть оформлен по-разному.
Обращаем внимание на то, что если документ (письмо) направляется в вышестоящие органы и организации, то недопустима его отправка другим адресатам. Исключения составляют лишь случаи, когда это определено в самом поручении вышестоящего органа.
Пример 4
Документ адресуется организации в целом. Наименование организации указывайте в именительном падеже:
| Администрация Фрунзенского района г. Минска |
Пример 5
Документ адресуется структурному подразделению организации. Не забывайте указывать полное наименование структурного подразделения:
| Администрация Фрунзенского района г. Минска Отдел организационно-кадровой работы |
Пример 6
Документ направляется конкретному должностному лицу:
| Администрация Фрунзенского района г. Минска Начальнику отдела организационно-кадровой работы Иванову С.М. |
Пример 7
Документ адресуется руководителю организации (его заместителю). Указывайте наименование организации в составе наименования должности адресата:
| Начальнику Главного статистического управления г. Минска Мелешкину Д.В. |
или
| Заместителю главы Администрации Заводского района г. Минска Гуриненко Д.В. |
Пример 8
Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученую степень или ученое звание (в т.ч. академическое), то в «Адресате» можно указать соответствующее звание или степень. Они приводятся в сокращенном виде непосредственно перед фамилией:
| Белорусский государственный университет Исторический факультет Зав. кафедрой источниковедения Проф. Ходину С.Н. |
Пример 9
При направлении документа в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже:
| Республиканские органы государственного управления |
Пример 10
При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном падеже:
| Руководителям республиканских органов государственного управления |
Почтовый адрес
Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. При адресовании документа разовому корреспонденту почтовый адрес может входить в состав реквизита «Адресат». Его следует оформлять в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Совета Министров РБ от 07.09.2004 № 1111 (с изменениями и дополнениями).
Пример 11
При адресовании документа гражданину, в т.ч. индивидуальному предпринимателю, вначале указывают фамилию и инициалы (собственное имя, отчество (если таковое имеется)) получателя, затем – почтовый адрес:
| Удовиченко Г.А. ул. Ленина, д. 70, кв. 26 225209, г. Береза Брестской обл. |
Пример 12
При адресовании корреспонденции за пределы Беларуси (в страны СНГ) дополнительно указывают название страны:
| Степанову Р.Б. ул. Мархлевского, 7а, 113161, Москва Россия |
Предельное количество адресатов на документе
Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более 4 адресов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не пишется.
При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. Форма списка определена в приложении 2 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах в Республике Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе – на каждом экземпляре указывают только одного адресата или обобщенное наименование адресатов.
После отправки экземпляров документа список на рассылку помещают в дело вместе с экземпляром, оставшимся в организации-отправителе, что избавляет организацию-отправителя от необходимости оформлять и сохранять копию каждого отправленного экземпляра с указанием конкретного адресата на ней.
Обращаем внимание, если документ является ответом, первым адресатом на документе указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.
