Образец командировочного удостоверения см. в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.
Образец приказа об отмене служебной командировки см. в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
Образец докладной записки об отзыве из служебной командировки см. в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
Образец приказа о продлении служебной командировки см. в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала
Из статьи вы узнаете:
- какие документы необходимо оформлять при направлении работника в командировку, какие локальные правовые акты (ЛПА) по вопросам командировок нужно утверждать нанимателю, а также в каких случаях требуется согласие работника на командировку.
Документы, оформляемые при направлении в командировку
Приказ (распоряжение) нанимателя
Оформление и регистрация приказа (распоряжения) осуществляются в соответствии с Инструкцией № 4. Рассмотрим основные правила издания приказов (распоряжений).
Какой вид распорядительного документа выбрать?
Основным критерием, по которому следует выбирать вид распорядительного документа, является вид исполнительного органа нанимателя. Если исполнительный орган является коллегиальным (дирекция, правление и т.п.), руководитель такого органа (например, председатель правления) всегда издает распоряжения.
Если исполнительный орган единоличный (директор, генеральный директор и т.п.), лицо, осуществляющее функции такого органа, может издавать как приказы, так и распоряжения. По сложившейся практике приказ является наиболее распространенным видом распорядительного документа.
Справочно:
приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной
деятельности (пп. 93, 94 Инструкции № 4).
В приказах и распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.) (п. 99 Инструкции № 4). Представляется, что в приказах (распоряжениях) о служебных командировках необходимо использовать распорядительное слово КОМАНДИРОВАТЬ. Допускается также использование слова НАПРАВИТЬ, в этом случае в тексте приказа должна присутствовать фраза «в служебную командировку».
Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу. Например, если приказ, на основании которого работник направляется в командировку, предписывает совершение других действий (прием, перевод, увольнение и т.п.), используется распорядительное слово ПРИКАЗЫВАЮ, а пункт о направлении в командировку начинается со слов «Командировать (ФИО, должность работника)» или «Направить (ФИО, должность работника) в служебную командировку)».
Инструкция № 4 не указывает, какое распорядительное слово следует использовать в сложных по структуре распоряжениях. Представляется, что при решении данного вопроса необходимо руководствоваться частью восьмой п. 99 Инструкции № 4, согласно которой при оформлении распоряжений распорядительное слово может отсутствовать. В таком случае пункты распорядительной части (текст) распоряжения излагаются сразу после реквизита «Заголовок к тексту».
Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов и распоряжений по личному составу располагаются в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д. (часть 10 п. 99 Инструкции № 4) По мнению автора, пункт о направлении в служебную командировку должен располагаться после пунктов о приеме и до пунктов об увольнении. В остальном место расположения пункта в приказе (распоряжении) определяется составителем документа.
Регистрация приказов (распоряжений)
Установлены 2 формы регистрации документов (в т.ч. приказов): карточная (путем заполнения регистрационно-контрольных карточек) и журнальная. Журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год) и наиболее распространена на практике. Решение о выборе формы регистрации документов
в организации (карточной или журнальной) закрепляется в ЛПА (п. 139 Инструкции № 4).
Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно (подп. 142.3 п. 142 Инструкции № 4).
В зависимости от срока командировки приказы (распоряжения) о командировании имеют разные сроки хранения. Срок хранения 75 лет имеют распорядительные документы только о длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу. Распорядительные документы о служебных командировках на меньший срок имеют срок хранения 3 года (подп. 21.3–21.4 п. 21 Перечня № 140). Следовательно, приказы (распоряжения) о командировании на срок более месяца регистрируются вместе (в одном журнале) с приказами (распоряжениями), имеющими срок хранения 75 лет (о приеме, переводе, увольнении и др.). Приказы (распоряжения) о командировании на меньший срок регистрируются вместе с приказами (распоряжениями), имеющими срок хранения 3 года (о предоставлении трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий и др.).
Справочно:
распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно. Например, отдельно могут регистрироваться приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании, о предоставлении отпусков и др. При этом необходимо соблюдать требование о раздельной (в разных журналах) регистрации приказов (распоряжений) о командировании на срок более месяца и на меньший срок.
Содержание приказа (распоряжения)
В приказе (распоряжении) о командировании необходимо отразить фамилию, имя, отчество, должность (профессию) командированного работника, место, срок и цель служебной командировки, а также другие необходимые сведения. В случае направления работника в командировку на основании приглашения (государственного органа, международной организации, организации) в приказе (распоряжении, постановлении) нанимателя указываются условия командирования работника согласно соответствующему приглашению с учетом обязательств принимающей стороны (п. 2 Положения № 176).
При направлении работника в командировку наниматель может устанавливать задание на командировку, если иное не установлено законодательством (п. 3 Положения № 176). Других норм о задании на командировку Положение № 176, равно как и ТК, не содержат. Следовательно, объем и содержание задания на командировку определяются нанимателем самостоятельно. Представляется, что задание на командировку следует излагать в приказе (распоряжении) о командировании. Оформление задания на командировку в форме отдельного документа целесообразно, если задание содержит большое количество поручений и имеет объемное описание.
В случае установления работнику задания на командировку в приказе о командировании может быть также определена
необходимость представления работником письменного отчета о выполнении задания. В этом случае приказом устанавливаются срок представления и порядок оформления отчета (часть вторая п. 3 Положения № 176).
Согласие работника на командировку
Согласие работника на направление в служебную командировку требуется в случаях, становленных законодательством, в частности:
1. Направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника (часть четвертая ст. 93 ТК);
2. Женщины, имеющие детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов – до 18 лет), могут направляться в служебную командировку только с их письменного согласия (часть вторая ст. 263 ТК);
3. Направление инвалидов в служебную командировку допускается только с их согласия (часть шестая ст. 287 ТК);
4. Направление спортсменов в возрасте от 14 до 16 лет в служебные командировки допускается только с их письменного согласия и письменного согласия одного из родителей (усыновителей (удочерителей), попечителей), а спортсменов в возрасте от 16 до 18 лет – с их письменного согласия (часть третья ст. 314-9 ТК).
Запрещается направление в служебную командировку беременных женщин, даже если они согласны на командировку (часть первая ст. 263 ТК).
Согласие работника на командировку может быть выражено путем подачи нанимателю заявления или проставления работником своей подписи в соответствующей графе приказа (распоряжения) о командировании. Факт ознакомления работника с приказом не означает его согласия с содержанием данного приказа. В связи с этим в случаях, когда требуется согласие работника на командировку, а заявление работника о таком согласии отсутствует, графа приказа о командировании, в которой проставляется подпись работника, должна именоваться «С приказом ознакомлен и согласен».
Справочно:
приложение 20 к Инструкции № 4 относит журнал регистрации командировочных удостоверений к документам, хранение которых может быть организовано в электронном виде.
Командировочное удостоверение
Необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения определяется нанимателем, если иное не установлено законодательными актами. Форма командировочного удостоверения устанавливается нанимателем (части вторая – третья ст. 93 ТК).
При оформлении командировочных удостоверений необходимо соблюдать требования Инструкции № 4. Командировочные удостоверения относятся к внутренним документам организации и подлежат регистрации, как правило, в журнале регистрации командировочных удостоверений.
ЛПА о возмещении расходов по найму жилого помещения
Индивидуальные предприниматели, организации независимо от формы собственности, за исключением бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, государственных органов, при командировании работников в пределах Республики Беларусь и за границу самостоятельно принимают решение о возмещении расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов либо без их представления. Порядок возмещения расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов определяется в ЛПА. При возмещении расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов принятия ЛПА не требуется (пп. 15–16 Положения № 176).
Таким образом, если нанимателем принято решение о возмещении командированным работникам расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов, нанимателю необходимо принять ЛПА, регулирующий порядок возмещения таких расходов.
Решение нанимателя о возмещении расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов необходимо оформить приказом (распоряжением).
С указанными ЛПА работники организации должны быть ознакомлены до направления в служебную командировку (п. 10 части первой ст. 55 ТК).
Расчет аванса
Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, с учетом подлежащих возмещению расходов (п. 5 Положения № 176). Наниматель по желанию командированного работника обязан ознакомить его с расчетом выданного аванса, а также с порядком составления отчета о расходовании аванса (п. 7 Положения № 176). Во избежание спорных ситуаций целесообразно знакомить работника с расчетом аванса независимо от поступления соответствующей просьбы работника.
Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки
Данный журнал указан в приложении 20 к Инструкции № 4 в числе документов, хранение которых может быть организовано в электронном виде. Ни ТК, ни Положение № 176 не предусматривают необходимости ведения данного журнала. Из этого можно сделать вывод, что решение о необходимости учета командированных работников и ведения соответствующего журнала наниматель принимает самостоятельно.
Документы, оформляемые по прибытии работника из командировки
Отчет о расходовании аванса
Отчет о расходовании аванса составляется и представляется в соответствии с требованиями гл. 6 Инструкции № 117.
Документы по учету рабочего времени по месту командировки
На работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки (ст. 92 ТК).
За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы, должность служащего (профессия рабочего) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного
места работы (часть первая ст. 95 ТК).
Таким образом, заработная плата за время нахождения работника в командировке начисляется исходя из времени, отработанного в соответствии с установленным по месту командировки режимом труда и отдыха. Если рассчитанная сумма окажется ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы, производится доплата до среднего заработка. В связи с этим для расчета заработной платы за время командировки и ее сравнения со средним заработком необходимы документы по учету рабочего времени в командировке (табели и другие документы).
Отчет о выполнении задания на командировку требуется при одновременном соблюдении следующих условий:
1. Задание на командировку было дано работнику согласно части первой п. 3 Положения № 176;
2. Нанимателем принято решение о необходимости подготовки работником такого отчета. В этом случае срок представления и порядок оформления отчета должны быть определены в приказе о направлении в командировку.
Документы:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция № 4).
Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (Перечень № 140).
Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (Положение № 176).
Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).
Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 (Инструкция № 117).
