Наниматель издал приказ об установлении работнику доплаты за расширение зоны обслуживания, однако бухгалтерия отказывается принимать приказ к исполнению, мотивируя это тем, что приказ не завизирован начальником отдела по труду и заработной плате.
Предусмотрен ли законодательством перечень должностных лиц, которые обязаны проставлять подписи в реквизите «виза» в различных видах приказов? Как осуществляется визирование?
Не предусмотрен. При необходимости он разрабатывается и утверждается нанимателем самостоятельно.
Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (далее – организации) установлены Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).
Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции № 4 (п. 4 Инструкции № 4).
Право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных локальных правовых актах организации (п. 15 Инструкции № 4).
В организациях могут издаваться следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание, постановление, решение.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией.
Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на 3 вида: по основной деятельности; личному составу; административно-хозяйственным вопросам.
Проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами. В обязательном порядке распорядительные документы согласовываются с юридической службой организации. Согласованный проект документа представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается (п. 100 Инструкции № 4).
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом (п. 61 Инструкции № 4).
Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.
Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».
Перечень согласующих инстанций (должностных лиц) определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов.
Исходя из вышеизложенного, применительно к приведенной ситуации можно сделать следующие выводы.
Для установления доплаты работнику за расширение зоны обслуживания в соответствии с частью второй ст. 67 Трудового кодекса РБ нанимателю необходимо издать приказ по личному составу.
Для этого уполномоченным должностным лицом нанимателя (составителем документа) должен быть подготовлен проект соответствующего приказа, в котором определен перечень исполнителей и заинтересованных должностных лиц, которыми должен быть согласован проект приказа. В число таких лиц может быть включен и начальник отдела по труду и заработной плате, если это закреплено в учредительных документах организации, либо в положении об отделе по труду и заработной плате, либо в должностной инструкции начальника отдела, либо в иных локальных правовых актах организации.
Согласованный проект документа его составителем должен быть представлен на подпись руководителю организации.
Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:
- наименования организации и (или) структурного подразделения – автора;
- даты;
- регистрационного индекса;
- подписи (п. 18 Инструкции № 4).
Таким образом, если приказ об установлении работнику доплаты за расширение зоны обслуживания соответствует вышеперечисленным требованиям, то отсутствие визы начальника отдела по труду и заработной плате при согласовании его проекта не лишает его юридической силы и он будет являться обязательным для всех исполнителей в части, касающейся их.
