Как сформировать и подготовить электронное дело в архив?
Изложенные в Инструкции № 19 требования по подготовке электронных дел к передаче в архив организации тесно связаны с требованиями Правил № 20, определяющими порядок их передачи и приема в архив. Поэтому некоторые позиции в обоих НПА совпадают. В Инструкции № 19 они адресованы работникам структурных подразделений, осуществляющим подготовку электронных дел к передаче, а в Правилах № 20 – работникам архива организации, осуществляющим прием. Вся дальнейшая работа с электронными документами в архиве регламентируется Правилами № 20.
На этапах обращения и оперативного хранения электронные дела представляют собой логическую совокупность исполненных электронных документов и их регистрационно-контрольной карточки (РКК), которые могут храниться раздельно. При подготовке электронных дел к передаче в архив организации обеспечивается их включение в информационный пакет определенного формата. Его состав зависит от того, как реализована информационная система архива, обеспечивающая прием и хранение электронных документов. Если для этого используется услуга АИС «Ведомственный архив», предоставляемая Национальным центром электронных услуг (НЦЭУ), то система электронного документооборота (СЭД) организации должна сформировать пакет в формате, определенном НЦЭУ. Если организация самостоятельно заказывает информационную систему для своего архива, то формат информационного взаимодействия определяется разработчиком этой системы.
В любом случае в состав информационного пакета включаются файлы с электронной цифровой подписью (ЭЦП), обязательными реквизитами РКК, резолюциями и, при необходимости, листы согласования или ознакомления и формируются метаданные, необходимые для хранения и поиска в архиве (п. 85 Инструкции № 19).
Для каждого электронного дела при подготовке к передаче в архив формируется внутренняя опись (п. 87 Инструкции № 19 и п. 14 Правил № 20), в которой обязательно указываются контрольные характеристики (хеш-значения) включенных в дело документов. Это необходимо, чтобы в дальнейшем, уже в архиве, иметь возможность проверить целостность документов. Поскольку сфера действия Правил № 20 охватывает все документы в электронном виде, внутренняя опись составляется и для электронных дел, в которых включенные документы подписаны иными аналогами собственноручной подписи. Следовательно, без сертифицированных средств ЭЦП в организации, где такие документы подлежат хранению в архиве, не обойтись.
Работник структурного подразделения, ответственный за хранение документов, должен своей ЭЦП на внутренней описи подтвердить достоверность контрольных характеристик. Для этого в его распоряжении имеются средства, предусмотренные п. 22 Инструкции № 19: автоматически зафиксированная в журнале событий информация о всех действиях, совершавшихся с документами. Архивная информационная система, в которую должны быть переданы документы, доступа к этой информации иметь уже не будет. Архивист, как и все последующие пользователи, будет полагаться на ЭЦП работника, подписавшего внутреннюю опись.
Документ:
Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (далее – Инструкция № 19).
Документ:
Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20 (далее – Правила № 20).
Документ:
Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Вячеслав Носевич, канд. ист. наук, директор Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации
